Unikalne możliwości konfiguracji programu do zarządzania projektami i portfelami projektów w Twojej organizacji

Poważnym zagadnieniem przy wyborze programu do zarządzania projektami jest pogodzenie funkcjonujących w organizacji procesów dotyczących zarządzania projektami i funkcjonalności oferowanych przez system. Praktyka pokazuje, że dość często, specyficzne zagadnienia istniejące w organizacjach związane z branżą, w której firma działa czy też specyfika realizowanych projektów są trudne do odzwierciedlenia w dostępnych na rynku programach. Firma staje wówczas przed dylematem polegającym na tym, że wybierając konkretny system, musi zrezygnować z części swoich metodyk i dostosować się do tego, co oferuje program.
Jednak najlepsze programy do zarządzania projektami i portfelami projektów oferują duży zakres elastyczności i możliwości konfiguracji, przez co istotnie minimalizuje powyższy dylemat. Prześledźmy zatem kilka ważnych funkcjonalności programu do zarządzania projektami FlexiProject, które oferują wysoki poziom elastyczności.

Dopasowanie programu oprogramowania do stopnia dojrzałości organizacji w zakresie zarządzania projektami

Kiedy firma decyduje się na zakup systemu do zarządzania projektami, a nie jest jeszcze mocno zaawansowana w aspekcie zarządzania projektami, wówczas myśli o „prostym” narzędziu, które przyjmie się w organizacji. Zaawansowane narzędzie może być zbyt skomplikowane i w pewien sposób „odstraszające”. Jednak co się stanie, kiedy firma się mocno rozwinie w obszarze zarządzania projektami przez np. kolejne dwa lata? Może się wówczas okazać, że ten prosty system trzeba wymienić na bardziej zaawansowany, a jak zapewne wszyscy wiedzą wymiana systemu to wcale nie takie łatwe zagadnienie. Jednak są też firmy, które są od razu dość zaawansowane w aspekcie procesów i kultury zarządzania projektami i potrzebują od razu dość zaawansowanego systemu. Chcemy, aby FlexiProject dla tych firm również był atrakcyjnym wyborem.
Mając to na uwadze, program FlexiProject zbudowany jest tak, aby każda firma mogła w danej chwili korzystać tylko z tych funkcjonalności, których aktualnie potrzebuje, przy jednoczesnym ukryciu pozostałych. Wtedy taki system jest dużo bardziej przyjazny dla użytkowników. Na ilustracji poniżej widzimy program do zarządzania projektami FlexiProject ze wszystkimi uaktywnionymi modułami – dostępne moduły są oznaczone czerwonymi ramkami:

Natomiast na poniższej ilustracji pokazano program skonfigurowany pod organizację o zdecydowanie mniejszych potrzebach na zaawansowane funkcjonalności:

Nawet bez dogłębnej analizy widać, że tak skonfigurowany program do zarządzania projektami staje się „lżejszy”, bardziej intuicyjny i bardziej przyjazny dla użytkowników. Oczywiście wraz ze wzrostem potrzeb taka firma może stopniowo, sama uruchamiać kolejne moduły programu FlexiProject.

Kategorie projektów

Funkcjonalność szczególnie przydatna w organizacjach, które realizują relatywnie dużą ilość projektów. Przy dużej liczbie projektów istotne jest, aby je odpowiednio klasyfikować w celach późniejszego łatwego raportowania albo wyświetlania na różnych ekranach programu. W programie FlexiProject można samemu zdefiniować różne kategorie projektów, a potem je wykorzystywać w różnych miejscach w programie. Na poniższej ilustracji widać listę projektów realizowanych w danej organizacji z wyświetlonymi różnymi kategoriami takimi jak: etap projektu, kategoria projektu, dział, stopień ryzyka. O tym, jakie kategorie są wyświetlane na liście projektów decyduje użytkownik programu.

Role projektowe i ścieżki akceptacji

Okazuje się, że w różnych firmach poza standardowymi rolami projektowymi takimi jak Kierownik Projektu czy Sponsor Projektu albo Komitet Sterujący Projektu istnieje jeszcze wiele innych. Jest to np. Właściciel Biznesowy, Główny Dostawca itp. Ale w procesach akceptacji czasami firmy nie operują rolami projektowymi a funkcjami organizacyjnymi takimi jak przełożony, dyr. marketingu, dyr. Sprzedaży albo prezes. Aby sprostać wymaganiom różnych organizacji w programie FlexiProject można samemu definiować dowolne role projektowe a także można samemu projektować własne ścieżki autoryzacji.

Karta projektu

Mówiąc karta projektu mamy na myśli także kartę zamknięcia projektu czy też kartę pomysłu/inicjatywy na projekt. Karta Projektu to dokument występujący w zdecydowanej większości organizacji. Z punktu widzenia systemów informatycznych problematyczne jest to, że każda firma wypracowała swój własny układ i zawartość karty projektu a dodatkowo się do niego przyzwyczaiła. Opracowanie „modelowej” karty projektu często się nie sprawdza. W programie FlexiProject opracowano mechanizm pozwalający na zaprojektowanie dowolnej karty projektu przez każdą firmę, która używa FlexiProject

Na co warto zwrócić uwagę:

1. Można zbudować więcej niż jedną kartę projektu: inną dla projektów HR, inną dla projektów marketingowych a jeszcze inną dla projektów R&D.
2. Opracowaną kartę projektu można systemowo zatwierdzić wykorzystując dedykowaną ścieżkę akceptacji – którą też samemu można zaprojektować.
3. Kartę Projektu można uaktualniać wraz z rozwojem projektu.
4. To samo dotyczy karty zamknięcia projektu i np. karty pomysłu.

Na ilustracji poniżej pokazano zbudowany szablon karty projektu – po prawej stronie widać dostępne „klocki” przy wykorzystaniu których w bardzo łatwy sposób można zbudować dowolny kształt karty projektu.

Poniżej pokazano już wypełnioną Kartę Projektu na konkretnym projekcie:

Taką Kartę Projektu można po wypełnieniu przesłać do akceptacji wykorzystując mechanizmy akceptacji dostępne w programie.

Raportowanie statusów projektów – automatyczne przeglądy projektowe

W zdecydowanej większości firm istnieje jakiś proces raportowania statusów projektów do zarządów firm, komitetów sterujących itp. Dość często wygląda to w ten sposób, że PMO albo nazwijmy to ktoś, kto jest Koordynatorem Projektów zbiera informacje od kierowników projektów o statusie ich projektów. To co stało się dość powszechną praktyką to opracowanie szablonu statusu projektu w formie slajdu Power Point i stworzenie pliku, gdzie każdy projekt opisywany jest na jednym czy dwóch wystandaryzowanych slajdach. To jest z punktu widzenia PMO często dość pracochłonna a zarazem uciążliwa czynność. Podobnie jak w przypadku karty projektu tak i tutaj, nie do końca sprawdza się na sztywno zaprojektowany w programie format przeglądu projektu. Na co warto zwrócić uwagę:
1. Można zbudować więcej niż jeden szablon przeglądu: inny dla projektów HR, inny dla projektów marketingowych a jeszcze inny dla projektów R&D.
2. Można uruchamiać zarówno przegląd dla pojedynczego projektu-np. dla Komitetu Sterującego albo dla kilku projektów naraz na spotkanie zarządu, albo zespołu zarządzającego rozwojem nowych produktów.
3. Poprzez zamieszczenie w formacie przeglądu pola „komentarze” przed przeglądem przez zarząd dany projekt może być zaopiniowany np. przez PMO – niektóre zarządy chcą, aby PMO zweryfikowało „prawdę” napisaną przez Kierownika Projektu.

Elastyczność Harmonogramu Projektu

Kolumny – Takie elementy na harmonogramie projektu jak nazwa zadania, progres, osoby odpowiedzialne czy też data rozpoczęcia i zakończenia danego zadania są wykorzystywane praktycznie na każdym projekcie. Ale już takie pola jak podwykonawca, priotrytet, jednostka organizacyjna i inne są zależne od konkretnej firmy czy też konkretnego projektu. Takich atrybutów może być na tyle dużo że lepiej dać użytkownikom możliwość ich tworzenia niż zaszywać je na sztywno w systemie. Działa to bardzo podobnie do sytuacji, kiedy budujemy harmonogram w Excelu i chcemy dodać do zadań kolejny atrybut więc dostawiamy nową kolumnę i odpowiednia ją nazywamy / parametryzujemy.

Wyświetlanie widoku – Włączanie i wyłączanie kolumn na harmonogramie pozwala dostosować zawartość harmonogramu do skali realizowanego projektu. Też kierownik projektu – dla tego samego projektu – może mieć ustawiony inny widok niż członek zespołu projektowego – system dla każdego użytkownika zapamiętuje jego indywidualne ustawienia. Widok kierownika projektu:

Uroszczony widok tego samego projektu obserwowany przez członka zespołu projektowego:

Podsumowanie

Program do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject jest ciągle systematycznie rozwijany i oferuje coraz więcej możliwości jego konfiguracji. Oznacza to, że w coraz większym zakresie każda firma będzie mogła odzwierciedlić własne procesy i metodyki zarządzania projektami. W miarę rozwoju aplikacji, użytkownicy zyskują dostęp do coraz bardziej zaawansowanych opcji konfiguracyjnych, umożliwiających precyzyjne odzwierciedlenie ich unikalnych procesów i metodyk zarządzania projektami. Dzięki temu, FlexiProject staje się nie tylko skutecznym, ale także elastycznym narzędziem, dostosowywanym do ewoluujących wymagań i specyfiki każdej organizacji.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject