Jak zautomatyzować cykliczne przeglądy projektowe?

Właściwy nadzór nad projektem to jeden z głównych czynników jego ostatecznego sukcesu. Szczególnie w dużych organizacjach, gdzie w każdej chwili realizowanych jest wiele projektów. Toczą się projekty marketingowe, rozwoju rynku, inwestycyjne, czy też szereg projektów ukierunkowanych na większą efektywność działania firmy.

Jeśli firma ma ambicje, aby każdy rozpoczęty projekt toczył się efektywnie i był zakończony sukcesem to musi zadbać o to, aby kierownictwo firmy i osoby decyzyjne systematycznie otrzymywały informację o tym, jak przedstawia się aktualny status projektów.

Jak w większości firm podchodzi się do przeglądów projektowych?

Zdecydowana większość organizacji, które realizują wiele projektów zdecydowała się na utworzenie w swoich strukturach Biura Zarządzania Projektami (PMO). W ramach metodyk zarządzania projektami, które są opracowywane przez PMO, znajduje się najczęściej opis zasad prowadzenia okresowych przeglądów statusów projektów. Zasady te często polegają na tym, że PMO zbiera od kierowników projektów regularnie informacje o różnych aspektach realizacji projektu. W firmie powstają odpowiednie tabelki w Excelu, a slajdy w prezentacjach PowerPoint wypełniane są przez kierowników projektów i przesyłane do PMO.

Dodatkowo szereg informacji przekazywany jest do PMO drogą mailową, albo poprzez bezpośrednie rozmowy. Finalnym zadaniem Biura Zarządzani Projektami jest przygotowanie dla zarządu lub kierownictwa firmy zbiorczego raportu o aktualnym statusie projektów realizowanych w firmie. Taki zbiorczy raport to najczęściej prezentacja w pliku PPT,  gdzie dla każdego projektu w wystandaryzowanej formie prezentujemy kondycję projektu. Takie podejście, mimo że w praktyce funkcjonuje dość często, kryje w sobie szereg nieefektywności, z których główne to:

1. Zarząd i kierownictwo firmy zainteresowane kontrolą projektów otrzymuje informacje o ich statusie najczęściej raz w miesiącu i wtedy podejmowane są ważne dla projektów decyzje.
2. Stworzenie finalnego raportu dotyczącego kondycji projektów zajmuje pracownikom PMO sporo czasu i stwarza szereg trudności. Kierownicy Projektów często do ostatniej chwili zwlekają z rewizją projektu, który prowadzą pod kątem sporządzenia odpowiedniego zestawienia dla PMO. Często też zestawienia przesyłane przez kierowników projektów są zbyt lakoniczne, niepełne, a to zmusza PMO do pisania maili (albo rozmów telefonicznych) z prośbą o dodatkowe wyjaśnienia.

Podobny proces istnieje nawet w firmach, które posiadają dedykowane systemy informatyczne do zarządzania projektami. W takich firmach pewnie łatwiej jest zgromadzić szereg danych o realizowanych projektach, ale ciągle to PMO musi opracować podsumowującą prezentację. Dzieje się tak dlatego, gdyż niewiele dedykowanych systemów ma wkomponowany w swoją funkcjonalność proces automatycznych przeglądów projektów.

Jednym z nielicznych tego typu systemów, który posiada funkcjonalność automatycznych przeglądów projektowych jest oprogramowanie FlexiProject. Na przykładzie tego systemu chciałbym opisać jak dużo korzyści można osiągnąć i jak dużo nieefektywności można wyeliminować poprzez maksymalne zautomatyzowanie procesu kontroli nad projektami.

Automatyczne przeglądy projektowe w praktyce

Wyobraźmy sobie sytuację, kiedy Zarząd firmy prosi PMO o zorganizowanie przeglądu wszystkich strategicznych projektów realizowanych w firmie w konkretny dzień, dokładnie za dwa tygodnie. Jak taka prośba zostanie zrealizowana w systemie FlexiProject?

Pracownik PMO wpisuje do systemu datę przeglądu oraz wybiera projekty oznaczone jako strategiczne (może to być również cały portfel projektów strategicznych). Wówczas każdy kierownik projektu otrzymuje powiadomienie mailowe, a na jego dashboardzie projektowym zaczyna „tykać” zegar – „przegląd Twojego projektu za 14, 13, 12…dni”. Ma to zmotywować kierownika projektu do nieodkładania na ostatnią chwilę pracy związanej z uaktualnieniem w systemie statusu swojego projektu. Kierownik projektu ma zwięźle opisać na dedykowanym formularzu projektowym, takim jak zaprezentowano na zrzucie ekranu poniżej, główne aspekty realizacji swojego projektu.

Ten tzw. One Pager w pełni zastępuje wcześniej przygotowywany plik PowerPoint co oznacza, że w praktyce z przygotowywania czasochłonnej prezentacji możemy zrezygnować. Zaletą tej formatki jest to, że szereg danych uzupełnia się w niej automatyczne na bazie informacji już dostępnych w systemie.

Zadaniem kierownika projektu jest w zasadzie stworzenie krótkiej narracji podsumowującej projekt lub konkretne etapy projektu. Po opisaniu głównych aspektów realizacji projektu kierownik projektu przesuwa przycisk „Gotowy Na Przegląd”. Taka informacja natychmiast dociera do PMO, które wie, którzy kierownicy projektów „zameldowali” już o swojej gotowości. W efekcie wygląda to tak, jak na ekranie poniżej.

Po lewej stronie, obok nazwy projektu pojawia się zielony znacznik, który informuje zarówno PMO jak i kierownictwo firmy o tym, że konkretny projekt został uaktualniony i jest gotowy na przegląd.

Zarząd firmy, w bardzo czytelny sposób może szybko zorientować się jak idą projekty. Może np. wyfiltrować wszystkie projekty z listy, które mają kondycję słabą albo średnią i na nich się skupić. Jeśli firma zaadoptuje w praktyce taki proces, to zakładając że działa on perfekcyjnie, wyeliminowany zostanie czas potrzebny na zbieranie informacji i przygotowywanie prezentacji w PPT o statusach realizowanych projektów.

Co więcej bardzo łatwo jest wrócić do historii przeglądów i zobaczyć, co np. mówił kierownik projektu cztery miesiące temu. Gdyby informacje, które są dostępne w module automatycznych przeglądów projektowych były nie wystarczające, wówczas można je uzupełnić odpowiednimi raportami dostępnymi w systemie, które raz stworzone i zapisane będą się zawsze automatycznie odświeżać. Przykład takiego raportu, o którego zawartości jak i układzie decyduje sam użytkownik jest przedstawiony poniżej.

Podsumowując, zautomatyzowanie przeglądów statusów projektów daje organizacjom szereg korzyści:

1. Zdecydowanie skraca się czas przygotowywania raportów z punktu widzenia pracowników PMO.
2. Zarząd firmy otrzymuje wyczerpującą informację i może na bieżąco nadzorować realizację projektów.
3. Pracownicy PMO mogą się skupić na wspieraniu zespołów projektowych w efektywnym wykorzystywaniu metodyk projektowych dla skutecznego realizowania projektów.
4. Nadzór nad realizacją projektów staje się skuteczny i pochłania zdecydowanie mniej czasu, eliminowanych jest szereg manualnych czynności, które można zautomatyzować. Potrzebne decyzje podejmowane są na bieżąco, co istotnie zwiększa szansę projektu na sukces.

---

Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.