Opracowanie planu projektu – harmonogram projektu

Sercem każdego planu projektu jest jego harmonogram. Oczywiście na plan projektu składają się też inne ważne elementy takie jak business case, karta projektu, budżet, plan ryzyk projektowych, plan zasobów czy plan komunikacji, ale to harmonogram jest uważany za jego najważniejszy element. Dlaczego tak jest? Otóż to struktura zadań pokazana na harmonogramie, przypisanie odpowiedzialności, określenie czasu trwania zadań i ich wzajemnych relacji pokazują, w jaki sposób chcemy osiągnąć cel projektu.

Jak zbudować praktyczny harmonogram, który nada odpowiedni przebieg i tempo projektu? Odpowiedź jest prosta- należy zaufać narzędziu stworzonemu przez doświadczonych ekspertów. Poniżej opiszę kroki opracowania harmonogramu projektu z wykorzystaniem systemu FlexiProject, który tę funkcjonalność oferuje na bardzo intuicyjnym a jednocześnie bardzo zaawansowanym poziomie:

Zdefiniuj listę produktów (deliverables), które muszą być dostarczone przez projekt

Każdy projekt realizujemy po to, aby osiągnąć określony przez firmę rezultat. W praktyce oznacza to, że projekt powinien wypracować konkretne rezultaty. Nie powinniśmy zaczynać pracy nad budową harmonogramu projektu nie wiedząc dokładnie jakie produkty cząstkowe i końcowe chcemy stworzyć. To jest pierwszy i absolutnie fundamentalny krok w zbudowaniu praktycznego harmonogramu projektu. Wymagane produkty należy nazwać i krótko zdefiniować ich zawartość po to, aby potem osoby odpowiedzialne za ich stworzenie dokładnie wiedziały co mają dostarczyć. Taka lista zdefiniowanych produktów jest pokazana na poniżej ilustracji:

Opracuj strukturę zadań do realizacji czyli tzw. WBS (Work Breakdown Structure)

Analogicznie jak w przypadku zdefiniowania listy produktów, tak do budowy WBS powinniśmy dołożyć sporo precyzji i staranności. Opracowując strukturę zadań projektowych warto rozpocząć od zdefiniowania zadań zbiorczych i powiązania ich z produktami, które wcześniej zdefiniowaliśmy. W praktyce albo możemy produkt podpiąć pod konkretne zadanie zbiorcze albo na końcu każdego zadania zbiorczego zdefiniować kamień milowy projektu, którego wynikiem będzie wymagany produkt. W momencie jak mamy zdefiniowane zadania zbiorcze w harmonogramie projektu, możemy zejść poziom niżej i zdefiniować szczegółowe zadania. Każde zadanie zbiorcze w tym przypadku możemy potraktować jak „mini projekt”. Warto zadania zdefiniowane w WBS krótko zdefiniować, po to aby potem każda osoba biorąca udział w projekcie dokładnie wiedziała jakie funkcje są jej przypisane. Na poniższej ilustracji pokazano strukturę WBS i dla wybranego, zaznaczonego zadania pokazano po prawej stronie okno dialogowe ze szczegółami tego zadania:

Określ odpowiedzialność za realizację zadań, ich wzajemne powiązania oraz rozkład w czasie

W momencie kiedy mamy komfort, że opracowany przez nas WBS projektu jest kompletny, powinniśmy określić czas trwania poszczególnych zadań (ich pracochłonność) oraz jednoznacznie określić odpowiedzialność za ich realizację. Każdy, kto zajmuje się zarządzaniem projektami wie, jak przypisywać właścicieli do zadań oraz jak definiować kiedy zadanie powinno się zacząć i ile czasu powinno trwać. Chciałbym zwrócić jednak szczególną uwagę na budowanie relacji, logiki powiązań pomiędzy poszczególnymi zadaniami określonymi w harmonogramie projektu. Jeśli mądrze powiążemy ze sobą zadania w projekcie na etapie tworzenia planu to bardzo ułatwi nam to pracę w przyszłości. Jeśli w późniejszym czasie, realizacja któregoś z zadań się opóźni, to wszystkie z nim powiązane zadania przesuną się automatycznie do przodu. Także na etapie planowania jeżeli już stworzymy powiązania, w sytuacji jeśli któreś z zadań przesuniemy w czasie do przodu lub do tyłu to pozostałe zadania powiązane w projekcie, również się odpowiednio przesuną. Na poniższych ilustracjach widzimy strukturę zadań projektowych oraz harmonogram Gantta wraz z zaznaczonymi relacjami:

Zapisz opracowany harmonogram jako plan, do którego będziesz się odnosił w trakcie realizacji projektu

Jeśli jesteś pewny, że masz już opracowany dobry harmonogram projektu to zapisz go w systemie w formie planu bazowego projektu (tzw. Baseline) do którego będziesz się odnosił w trakcie realizacji projektu. Na poniższej ilustracji pokazano projekt już w fazie realizacji i jego aktualne odniesienie do zatwierdzonego planu harmonogramu. Cienkie czarne kreski pod każdym zadaniem pokazują zatwierdzony plan a nad nimi grubsze paski pokazują aktualny stopień realizacji poszczególnych zadań z harmonogramu projektu:

Dobrze opracowany plan harmonogramu projektu istotnie wpłynie na ostateczny sukces realizacji. Osoby uczestniczące w projekcie będą precyzyjnie wiedzieć co i kiedy mają zrobić. W trakcie realizacji wytycznych w czytelny sposób będziemy mogli monitorować odchylenia i podejmować potrzebne działania korygujące.

Autor: Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiProject.