Etapy realizacji projektów

Zarządzanie projektami w firmie to proces, który wymaga od kierownika wiedzy, umiejętności oraz wdrożenia odpowiednich standardów i praktyk. Zwiększają one efektywność pracy całego zespołu i przekładają się na wyniki osiągane przez organizację. W swojej pracy kierownicy projektów mogą wykorzystywać nowoczesne narzędzia informatyczne do zarządzania projektami. Systematyzują one pracę nad realizacją poszczególnych zadań i stanowią wiarygodne źródło informacji na każdym etapie realizacji projektu. Pracownik odpowiedzialny za koordynację prac zespołu najlepsze rozwiązania wypracowuje sam wraz z każdym kolejnym projektem. Istnieje jednak szereg praktyk, które systematyzują pracę i które warto wdrożyć w każdej organizacji. Jak wyglądają poszczególne etapy realizacji projektów?

Etap pierwszy realizacji projektów – inicjowanie projektu

Prace nad projektem należy rozpocząć od jego zainicjowania, czyli przygotowania jego planu. W początkowej fazie prac, która następuje jeszcze przed uruchomieniem zadania, ważne jest zebranie pomysłów oraz inicjatyw, które najlepiej opisują, czego będzie dotyczył projekt, jakie zadania trzeba wykonać i jakie będą ich efekty.

Warto wskazać kluczowe elementy, które będą stanowić niejako „kamienie milowe” przybliżające nas do osiągnięcia założonego celu. Na tym etapie warto przygotować kartę inicjatyw i kartę projektu, które będą przypominać o ogólnych założeniach projektu. Te działania wskażą nam także drogę jego realizacji.

Etap drugi – planowanie projektu

Na tym etapie realizacji projektów należy dokładnie zaplanować prace i stworzyć harmonogram zadań. Pomoże to uniknąć niepotrzebnego chaosu. Plan jasno pokaże, jakie zadania muszą zostać wykonane. Pomoże nadać im odpowiedni priorytet i określi, ile czasu można przeznaczyć na ich wykonanie.

Niezwykle istotne jest również opracowanie budżetu projektu oraz przygotowanie planu zasobów. Na tym etapie warto też zdefiniować ryzyka, które mogą wystąpić na poszczególnych etapach prac. Kierownicy projektu powinni też przydzielić zadania właściwym pracownikom, zgodnie z ich kompetencjami.

Etap trzeci – realizacja projektu

Gdy wszystko zostało przygotowane, można przejść do realizacji projektu, czyli najważniejszego etapu prac. Niezwykle pomocny jest tutaj stworzony wcześniej harmonogram, który reguluje kolejność oraz czas wykonywania poszczególnych zadań. Aby mieć kontrolę nad etapem prac oraz postępami, należy pamiętać o okresowym raportowaniu. Ważne jest również kontrolowanie stanu przyjętego wcześniej budżetu. W przypadku wystąpienia trudności z realizacją poszczególnych zadań, kierownicy projektów powinni wdrażać niezbędne zmiany, które będą przybliżać zespół do osiągnięcia zamierzonych celów.

Etap czwarty – zamykanie projektu

Kiedy projekt zostanie ukończony, kierownicy powinni przygotować raport końcowy, który podsumuje prace. Powinien on zawierać informacje o kluczowych etapach projektu, pojawiających się ryzykach i sposobach, które wykorzystano, by im zapobiegać. Warto stworzyć archiwum zrealizowanych projektów – mogą one być niezwykle pomocne, kiedy po latach przyjdzie nam mierzyć się z projektem o podobnym charakterze.

Właściwie narzędzia IT do realizacji projektów

Każda organizacja wypracowuje własne standardy i dobre praktyki przy planowaniu i realizacji projektów. Na poszczególnych etapach warto wspierać się systemami do zarządzania projektami, które pozwolą efektywnie zarządzać harmonogramem i będą najlepszym źródłem wiedzy o postępach prac.

Piotr Paturalski – Menedżer odpowiedzialny za rozwój i wdrażanie produktów FlexiSolutions w obszarze zarządzania projektami i portfelami projektów.