W jaki sposób profesjonalny system do zarządzania projektami może zwiększyć produktywność, zaangażowanie i motywację zespołów projektowych
Istnieje szereg badań pokazujących, że wielu pracowników pracujących w organizacjach, czuje się obecnie zdemotywowanych oraz przepracowanych. Z pewnością prawdą jest, że już sam fakt przepracowania wpływa często na obniżenie motywacji. Oczywiście pracodawca nie jest w stanie zapewnić takich warunków pracy, aby wszyscy pracownicy jednocześnie byli w pełni „szczęśliwi”, jednakże jest w stanie zrobić wiele, aby poziom zadowolenia z pracy był coraz większy. W niniejszym artykule skupimy się na wskazaniu obszarów, których poprawa działania może istotnie zwiększyć zaangażowanie i motywację zespołów projektowych. O to kilka przykładów problemów oraz wskazówek, jak można je w znacznym stopniu rozwiązać wdrażając dedykowany system informatyczny wspierający zarządzanie projektami i portfelami projektów.
Problem 1: Pracownicy nie widzą szerszego kontekstu wykonywanej pracy
Jedno z badań, które zostało przeprowadzone w zachodnich korporacjach wskazało na fakt, że przynajmniej 58% pracowników nie jest w stanie nazwać trzech najważniejszych celów strategicznych działania firmy. Jeśli chodzi o zespoły projektowe, to dość często realizują one projekty, dla których nie widzą szerszego biznesowego kontekstu ich sensu. A przecież powszechnie wiadomo, iż ludzie w stanie są dać z siebie dużo więcej wysiłku i zaangażowania jeśli w czytelny sposób widzą sens tego co robią. Dedykowany system do zarządzania projektami oraz portfelami projektów FlexiProject odpowiada na tę potrzebę, oferując wbudowany moduł, który pozwala na powiązanie celów strategicznych firmy z projektami i potencjalnymi pomysłami na projekty. Jeśli zespół projektowy widzi, że uczestniczy w realizacji strategii firmy i jego praca dla tej strategii jest ważna, zwiększa to znacząco prawdopodobieństwo, że będzie się starał bardziej, bo wie, że uczestniczy w czymś ważnym.
Problem 2: Przeróbki lub częste zmiany już wykonanej pracy
Częstym problemem zespołów projektowych jest rozpoczynanie projektu bez stworzenia jego dobrego planu. W momencie, kiedy nie zostały dobrze opisane cele biznesowe projektu, oczekiwany zakres bądź produkty projektu, to często potem w trakcie jego trwania powstaje szereg nieporozumień. Przykładowo zespół jest już w połowie projektu kiedy jego Sponsor mówi, że jego wyobrażenia o efektach projektu są inne od tego co właśnie widzi. Nic nie demotywuje bardziej od tego, że praca która została wykonana jest w znacznej części niepotrzebna i trzeba ją powtórzyć jedynie dlatego, że nie dołożono starań na początku do dobrego zdefiniowania projektu. System FlexiProject ma wbudowaną systemową Kartę Projektu, która służy dobremu zdefiniowaniu projektu przed jego uruchomieniem. Wypełniona Karta Projektu jest systemowo akceptowana. Wszelkie zmiany w Karcie Projektu przebiegają pod kontrolą i wymagają odpowiednich autoryzacji. System pozwala wrócić do każdej historycznej Karty Projektu gdy jest to potrzebne. Takie ustrukturyzowane podejście, wymuszane przez system wprowadza dużo porządku, a jak wiadomo pracownicy pracują wydajniej w uporządkowanej, a nie chaotycznej firmie.
Problem 3: Wymiana informacji w zespole projektowym
Zdarzają się frustrujące sytuacje, kiedy wykonanie jednego zadania zależy od zakończenia jednego z wcześniejszych zadań. Powoduje to przypadki, kiedy dedykowana osoba traci czas czekając na zakończenie wcześniejszego zadania, aby rozpocząć swoje i nie wie, bo nie otrzymała takiej informacji, że to wcześniejsze zadanie faktycznie się już zakończyło. System FlexiProject w czytelny sposób pokazuje zależności pomiędzy zadaniami, status ich realizacji oraz daje możliwość przesłania maila do w właściciela zadania, iż może on już pracować nad zadaniem ponieważ zadanie poprzednie właśnie się zakończyło.
Problem 4: Zła komunikacja pomiędzy zespołem projektowym, a kierownictwem firmy
Czasami zespoły projektowe są zdemotywowane faktem, że ich praca nie jest wystarczająco ważna, ponieważ kierownictwo firmy bądź zarząd nie wykazują odpowiedniego zainteresowania postępem prac projektowych. Aby to rozwiązać FlexiProject opracowało funkcjonalność „Automatycznych Przeglądów Projektowych”, które stanowią świetną platformę zautomatyzowanej i skutecznej komunikacji pomiędzy zespołami projektowymi i kierownictwem firmy.
Problem 5: Demotywujące przeciążenie pracą zespołów projektowych.
Często członkowie zespołów projektowych muszą pracować w nadgodzinach, aby dostarczyć oczekiwane rezultaty. Przyczyny takiej sytuacji mogą być różne, ale często wynika to ze złego planowania zaangażowania zasobów ludzkich w projekty. Kierownicy Projektów najczęściej chcą mieć najlepszych pracowników w swoich zespołach co oznacza, że o tych samych najlepszych pracowników konkurują różne projekty. Jeśli tak wysoko wykwalifikowaną osobę zaangażujemy bez odpowiedniej kontroli i świadomości w zbyt wiele projektów to z pewnością możemy ją w dłuższym okresie czasu skutecznie zdemotywować. Aby w maksymalnym stopniu ograniczyć takie sytuacje, FlexiProject posiada moduł zasobów projektu, w którym widać jakie jest sumaryczne zaangażowanie danego pracownika we wszystkie projekty, w których uczestniczy. Z taką świadomością można zdecydowanie dużo efektywniej planować rozłożenie zasobów ludzkich.
Powyżej pokazano pięć, moim zdaniem, najbardziej istotnych problemów dotyczących zarządzania projektami, które w znaczącym stopniu może pomóc rozwiązać wdrożenie dedykowanego systemu do zarządzania projektami FlexiProject, który kompleksowo wspiera pracę zespół projektowych, a także dostarcza rozwiązań zapewniających efektywną komunikację.
Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.
