Jak czytelnie raportować status projektu?
Skuteczne zarządzanie we współczesnych organizacjach oparte jest na dostępie do rzetelnej i bieżącej informacji. Ponieważ zajmujemy się tutaj zarządzaniem projektami, to chodzi nam o dobre raportowanie różnych informacji dotyczących statusów projektów. Raporty okresowe dotyczące sytuacji projektowej w firmie są najczęściej przygotowywane przez pracowników Biura Zarządzania Projektami.
Jeśli miałbym wskazać najważniejszych odbiorców informacji o przebiegu projektów to byłyby to następujące osoby:
- Zarząd Firmy (Komitety Sterujące) – potrzebuje systematycznego dostępu do strategicznych i kluczowych informacji o przebiegu projektów aby móc odpowiednio szybko reagować i podejmować niezbędne decyzje.
- Sponsorzy Projektów – potrzebują raportów o odchyleniach na projektach dotyczących harmonogramu, budżetu albo też zakresu projektu. Jeśli Zarząd firmy może bazować na raportach miesięcznych, to już Sponsorzy Projektów potrzebują też z pewnością raportów tygodniowych a jeszcze lepiej bieżącej informacji wtedy, gdy jest ona potrzebna. Te bieżące raporty nazywane są często raportami ad hoc.
- Kierownicy Projektów – mimo że są najbliżej zespołów projektowych i najbardziej „czują” sytuację na projekcie, to szczególnie wtedy gdy nadzorują oni realizację kompleksowych projektów potrzebują wsparcia w zakresie dostępu do różnych szczegółowych raportów projektowych.
- Działy Finansowy i Kontroling – potrzebują szczegółowych informacji na temat budżetów projektów, odchyleń od planu budżetu czy też np. informacji o rozkładzie wydatków w czasie trwania projektu.
- Biuro Zarządzania Projektami – potrzebuje szczegółowe raporty z realizacji projektów po to, aby samemu dobrze rozumieć co się dzieje, a z drugiej strony aby móc dostarczać wymaganą informację różnym zainteresowanym osobom w organizacji. Biuro Zarządzania Projektami na potrzeby różnych interesariuszy w organizacjach przygotowuje raporty ad-hoc, różnego rodzaju przekrojowe raporty tygodniowe czy miesięczne raporty o przebiegu projektów.
Firmy, które zarządzają projektami wypracowały sobie określone sposoby działania, prowadzące do tego, że różne raporty dotyczące realizacji projektu powstają i są najczęściej przygotowywane przez pracowników Biura Zarządzania Projektami. W firmach, które nie posiadają dedykowanych systemów do zarządzania projektami lub posiadają takie systemy, ale bez szerokich możliwości tworzenia raportów, opracowywanie takich raportów jest trudne, pracochłonne a często też informacje, które one zawierają są niewystarczające dla kadry zarządzającej do skutecznego podejmowania decyzji.
Czy zatem sytuację dotyczącą skutecznego opracowywania raportów o realizacji projektów można istotnie poprawić? Zdecydowanie tak.
Jeśli posiadamy dedykowany i dobry program do zarządzania projektami to on w swoich „wnętrznościach” posiada bardzo dużo szczegółowych danych, które można sprawnie, w sposób automatyczny, przerobić w czytelne raporty. Tak szybko, jak jakakolwiek dana znajdzie się w systemie, tak szybko odpowiedni raport może być zaktualizowany i jest on na natychmiast dostępny dla zainteresowanych osób.
Raport projektowy – przykłady
Bardzo skuteczny sposób tworzenia raportów potrzebnych do monitorowania statusów projektów opiszę na przykładzie programu do zarządzania projektami FlexiProject. Przykład tylko niektórych możliwych raportów dotyczących statusów projektów pokazano na systemowym zrzucie ekranu poniżej.
Na zrzucie ekranu widzimy tytuły zbiorczych katalogów oraz przykłady raportów przebiegu projektów. Możemy stworzyć raporty z otwartymi albo opóźnionymi zadaniami po poszczególnych pracownikach – są one wszystkie umieszczone w katalogu „Zadania w projektach po pracownikach”. Takie raporty mogą też dotyczyć ryzyk, którymi zarządzają pracownicy lub też produktów, które oni mają wykonać.
Drugi przykładowy katalog raportów to „Raporty kontrolingowe” zawierające różne zestawienia dotyczące zarządzania budżetami projektów i wydatkami na projektach. Można tworzyć naprawdę przekrojowe raporty o różnych odchyleniach na projektach oraz innych aspektach, które nas w danej chwili interesują. Jeśli raz stworzymy określony raport to będzie on zawsze w tym układzie dostępny i zawsze będzie się aktualizował o najświeższe dane.
Poniżej zamieszczono przykład raportu dotyczącego zarządzania budżetem w projektach należących do portfela „New Product Development”.
Taki raport przy wykorzystaniu dostępnego kreatora, tak jak na rysunku poniżej, można dowolnie zmodyfikować decydując o kolejności poszczególnych kolumn oraz ich zawartości.
Jeśli chcielibyśmy zobaczyć roadmapę projektów znajdujących się na takim raporcie, to możemy natychmiast przełączyć się na taki widok raportu (co pokazano poniżej).
W tym raporcie podkreślenie czarną kreską pod każdym projektem oznacza zatwierdzony plan projektu a pasek niebieski oznacza aktualną prognozę daty zamknięcia projektu. W ten sposób otrzymujemy też strategiczny widok na odchylenia od harmonogramu projektów.
Jeśli np. Dział Kontrolingu wymaga od Biura Zarządzania Projektami pod koniec roku opracowania raportu z odchyleniami od budżetu albo raportu z wydatków na projektach to takie raporty też bardzo szybko w systemie FlexiProject można opracować.
Wszystkie zaprezentowane powyżej przykłady raportów projektów można wyeksportować do arkusza MS Excel i odpowiednio zmodyfikować, jeśli taka modyfikacja okaże się potrzebna.
Liczę, że przedstawione powyżej zalety raportowania poprzez dedykowany system są dla wszystkich przekonujące. Warto podkreślić, że takie narzędzie do zarządzania projektami oszczędza pracownikom PMO (Biura Zarządzania Projektem) bardzo dużo czasu, a jednocześnie zapewnia wyczerpującą informację dla kierownictwa firmy o sytuacji projektowej.
Nie trzeba tworzyć już więcej czasochłonnych raportów ze statusami projektów, w różnych przekrojach i z różną zawartością informacyjną w Excelach i rozsyłać ich mailami. Cały obszar raportowania projektowego skutecznie usprawni dobry program do zarządzani projektami.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
