PMO: Project Management Office, czyli Biuro Zarządzania Projektami – czym się zajmuje i jaka jest jego rola w organizacji?

W coraz większej ilości polskich organizacji i firm powstają Biura Zarządzania Projektami. Biuro Zarządzania Projektami to po angielsku Project Management Office (tzw, PMO) i obie te nazwy weszły do potocznego języka biznesowego i są używane zamiennie.

Jeśli spojrzymy na LinkedIn i opisy stanowisk ludzi pracujących w Biurach Zarządzania Projektami to najczęściej są to stanowiska takie jak Menedżer PMO, Specjalista ds. Projektów w PMO, itp. W praktyce oznacza to, że mówiąc o stanowiskach w Biurze Zarzadzania Projektami, najczęściej mówi się o kierownikach w PMO, itp. Potwierdza to, że w polskim środowisku biznesowym obie nazwy są używane wymiennie w sposób naturalny.

Raczej rzadko spotyka się inne nazwy takie jak Biuro ds. Projektów itp. Nawet jak się pojawiają, to należą one do rzadkości. W bardzo dużych organizacjach można spotkać też Biura ds. Projektów Strategicznych albo Rozwojowych, ale tak dużych organizacji w Polsce jest naprawdę niewiele, więc trudno spotkać tak nazywane jednostki w naszym kraju.

Dlaczego powstają Biura Zarządzania Projektami i jaka jest ich pozycja w organizacji?

Biura Zarządzania Projektami powstają w organizacjach najczęściej wtedy, kiedy realizują one w tym samym czasie wiele projektów i stają się one coraz ważniejsze z punktu widzenia osiągania celów biznesowych organizacji. Utworzenie takiej struktury jest najczęściej odpowiedzią na konkretną potrzebę: na przykład gdy firma zaczyna realizować w ciągu roku kilkanaście albo więcej projektów i zaczyna dostrzegać problemy związane z efektywnością ich realizacji.

Niektóre projekty mają plan projektów, a niektóre nie; niektóre mają dobrze sprecyzowany zakres i cele biznesowe, a inne definiują to w sposób dość lakoniczny; niektórzy Menedżerowie Projektów organizują spotkania Kick-Off, a inni ruszają „z marszu do boju”, itp. W efekcie coraz większa ilość projektów dostarcza niesatysfakcjonujące rezultaty i wiele z nich istotnie przekracza założony termin.

Okazuje się wówczas, że firma dostrzega potrzebę wdrożenia w organizacji jakichś standardów zarządzania projektami i rozumie, że ktoś musi zadbać, aby te standardy w praktyce dobrze funkcjonowały. Takie podejście może prowadzić do decyzji, że czas już, aby w organizacji powstało Biuro Zarządzania Projektami. Stworzenie PMO w organizacji świadczy o tym, że firma zaczyna rozumieć, że aby zrealizować przyjętą strategię biznesową konieczne jest osiągnięcie wysokiej dojrzałości i skuteczności w zarządzaniu projektami.

Tak jak pokazano na poniższym rysunku, istnieje ścisły związek pomiędzy celami strategicznymi firmy a projektami:

Pomiędzy podjęciem decyzji o uruchomieniu PMO, a osiągnięciem przez Biuro Zarządzania Projektami doskonałości operacyjnej, występuje okres, kiedy Biuro musi udowodnić swoją przydatność dla organizacji, co nie zawsze jest aż takie proste. Nowe standardy często oznaczają nowe obowiązki oraz wymagają zmiany zachowań ludzi w organizacji, a organizacje „nie lubią zmian”.

Na tym etapie starania członków Biura Zarządzania Projektami potrzebują jednak wsparcia Zarządu i osób decyzyjnych w firmie. To Zarząd firmy musi zademonstrować, że chce, aby Biuro Zarządzania na dobre stało się częścią organizacji. Z tego powodu bardzo często Biuro Zarządzania Projektami w strukturze organizacyjnej znajduje się pod Prezesem Zarządu. Inne, często spotykane umiejscowienie Biura Zarządzania Projektami, zakłada podleganie Dyrektorowi IT.

Biuro Zarządzania Projektami nie powstaje z potrzeby zrealizowania kilku czy kilkunastu projektów, a potem jest likwidowane. Współczesne organizacje realizują wiele celów biznesowych właśnie poprzez realizację projektów. Jest to proces ciągły i dlatego powoduje, że PMO, tak samo jak np. Dział Marketingu, na stałe wkomponowuje się w sposób działania organizacji. Posiadanie przez firmę PMO świadczy o dojrzałości organizacji i poważnym traktowaniu zagadnień zarządzania projektami.

Obowiązki PMO w organizacji i toku realizacji projektów

Skoro wiemy już, że PMO odgrywa ważną role w organizacji realizującej projekty to przyjrzyjmy się, jakie są główne obowiązki stawiane przed PMO:

Projektowanie i wdrażania standardów zarządzania projektami

Ten obowiązek stawiany jest praktycznie przed każdym PMO. Biuro Zarządzania Projektami musi stworzyć zasady, według których projekty w firmie będą realizowane. Zasady te dotyczą wykorzystywanych narzędzi, metodyk, sposobu komunikacji, obowiązków i ról projektowych, sposobu raportowania statusów realizacji projektów, itp.

Stworzenie standardów to ważny, ale w sumie najprostszy krok. Kolejnym jest zadbanie, aby te standardy zaczęły być skutecznie stosowane w codziennym życiu związanym z realizacją projektów. Tutaj pracownicy PMO muszą aktywnie wspierać Zespoły projektowe i pokazywać, jak te standardy wykorzystywać oraz tłumaczyć, dlaczego jest to korzystne dla organizacji.

Wdrożenie dedykowanego narzędzia informatycznego, wspierającego realizację projektów, może w znacznym stopniu wesprzeć wprowadzanie i utrzymanie standardów. Na poniższym rysunku pokazano sposób, jak można budować bazę najlepszych praktyk i gromadzić najlepsze wzorce dla wymaganych od projektów produktów (tzw. deliverables).

Zapewnienie, że projekty w organizacji dobrze się toczą, a osoby decyzyjne mają dostęp do dobrych informacji o sytuacji projektowej firmy

Zaawansowane Biura Zarządzania Projektami dobrze rozumieją strategię firmy i wspierają Zarządy w skomponowaniu takiego miksu portfeli projektowych, który – przy uwzględnieniu ograniczeń dotyczących zasobów ludzkich oraz finansowych – umożliwi jak najlepszą realizację celów strategicznych. Pracownicy PMO organizują przeglądy projektowe, uczestniczą w nich, dbają o to, aby kierownicy Projektów uaktualniali dane o swoich projektach w wykorzystywanych narzędziach informatycznych wspierających PMO. Pracownicy Biura Zarządzania Projektami rozumieją główne ryzyka występujące w projektach oraz to, dlaczego niektóre projekty się opóźniają lub też przekraczają przyjęte budżety.

W wielu przypadkach pracownicy PMO starają się w aktywny sposób udzielić wsparcia Zespołom Projektowym, aby wyprowadzić projekty „na prostą”. Ważną rolą PMO jest raportowanie stanu realizacji projektów dla Sponsorów Projektów, Komitetów Sterujących czy też Zarządów firm.

Dobre raporty dotyczące sytuacji projektowej firmy są bardzo potrzebne – dzięki nim możliwe jest podejmowanie bez zbędnej zwłoki dobrych decyzji, pozwalających udrażniać realizację projektów.  Warto zwrócić uwagę, że szereg projektów w firmach ma cross-funkcjonalny charakter i potrzebne jest zapewnienie dobrej koordynacji i komunikacji pomiędzy różnymi częściami organizacji – to też jest bardzo ważna rola działania PMO.

Uczestnictwo w realizacji projektów

W niektórych organizacjach oczekuje się, że Kierownicy Projektów zatrudnieni w PMO poprowadzą niektóre projekty w firmie. Jest to oczywiście możliwe, ale nie aż tak powszechne. Możliwe jest to wtedy, kiedy Kierownicy Projektów z PMO dobrze rozumieją cele oraz mechanizmy działania firmy. Najczęściej jednak PMO udziela potrzebnego wsparcia, a Kierownicy Projektów pochodzą z różnych działów biznesowych firmy.

Jeśli chodzi o samą strukturę PMO, to najczęściej za całe PMO odpowiada Dyrektor PMO. W strukturach znajdują się Kierownicy Projektów, specjaliści PMO, itp. Struktura PMO w każdej firmie może się w jakimś stopniu różnić, ale główne obowiązki są dość podobne.

PMO w kontekście zwinnych metodyk zarządzania projektami (tzw. podejście agile)

Agile, czyli zwinne zarządzanie projektami, to coraz powszechniejsza metodyka wykorzystywana przez firmy do realizacji projektów. Metody zwinne zostały stworzone na potrzeby efektywnego tworzenia programów informatycznych.

Wcześniej takie projekty były wykonywane przy pomocy tzw. metody water fall, która wykazywała szereg nieefektywności. Wówczas stwierdzono, że lepiej dzielić projekty informatyczne na krótkie sprinty i po każdym sprincie pokazywać jakiś działający fragment oprogramowania. Kluczową zmianą była też bieżąca współpraca pomiędzy klientem biznesowym, analitykami oraz programistami. W nowej metodyce zaczęli oni pracować razem i na bieżąco, wspólnie rozwiązywać powstające problemy. Stopniowo firmy zaczęły z powodzeniem wykorzystywać metodykę agile do realizacji innych projektów niż informatyczne.

Jeśli chodzi o rolę PMO w organizacjach wykorzystujących metodyki zwinne, to pozostaje ona identyczna jak w organizacjach, które pracują w bardziej tradycyjny sposób. Niezależnie od tego, czy pracujemy tradycyjnie, czy też wykorzystując metodyki zwinne, potrzebne są standardy zarządzania projektami, dbanie o to aby były one egzekwowane i dostarczanie Kierownictwu Firmy dobrych informacji o tym, jak toczą się projekty.

Czy i jak dedykowane systemy informatyczne do zarządzania projektami mogą zwiększyć skuteczność funkcjonowania PMO w organizacji?

Coraz częściej można spotkać się z „pojęciem cyfrowego PMO”. Czym to tak naprawdę jest?

Otóż cyfrowe PMO stara się wykorzystać technologie informatyczne do jak najlepszej realizacji swoich obowiązków. Obecnie na rynku można znaleźć bardzo dobre, dedykowane programy wspierające zarządzanie projektami. Takie oprogramowanie z jednej strony dostarcza zespołom projektowym kompletu narzędzi do planowania i realizowania projektów, a z drugiej – pozwala w łatwy sposób tworzyć dobre raporty o sytuacji projektowej firmy i dostarczać je osobom decyzyjnym.

Jeśli chodzi o korzyści dla samego PMO, to dobry system pozwala:

Technologie cyfrowe ograniczają w PMO szereg manualnych czynności i uwalniają potrzebny czas na aktywne wspieranie zespołów projektowych oraz diagnozę sytuacji projektowej firmy. Szczególnie obecnie, w czasie pandemii koronawirusa, cyfrowe PMO udowadnia jak bardzo jest potrzebne i jak dużo wartości wnosi do organizacji. Praca zdalna, koordynacja wielu zespołów projektowych oraz zapewnienie, że wszystko przebiega sprawnie bez narzędzi IT byłoby praktycznie niemożliwe.

Popatrzmy na poniższe trzy przykładowe ilustracje. Na pierwszej widzimy strukturę zadań projektowych, odpowiedzialne osoby i terminy, a z prawej strony ilustracji system ikon ostrzegawczych. Na drugiej widzimy tzw. wykres Gantta, z czytelnym pokazaniem odchyleń od planu od każdego zadania oraz ścieżkę krytyczną. Na trzeciej ilustracji widzimy automatyczne przeglądy projektowe. Te wszystkie rzeczy, beż dobrych narzędzi IT, byłby bardzo trudne do osiągnięcia. Bez takich narzędzi PMO też nie będzie mogło działać na najwyższym poziomie.

Ilustracja 1 – zarządzanie zadaniami projektowymi

Ilustracja 2 – wykres Gantta

Ilustracja 3 – automatyczne przeglądy projektowe

Podsumowując, Biuro Zarządzania Projektami pełni bardzo ważną rolę w każdej organizacji, która ma ambicje skutecznie realizować swoją strategię i osiągać ambitne cele biznesowe. Tak dużo organizacji posiada już w swoich strukturach PMO że potwierdza to w praktyce wynikające z ich posiadania korzyści. Oczywiście nie każde PMO działa w najlepszy, możliwy sposób, ale oznacza to bardziej potencjał do ich ulepszania niż kwestionuje zasadność ich posiadania.

Włodzimierz Makowski - FlexiSolutions

Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.