Ocena Projektów. Jak wybrać najlepszy projekt do realizacji? Scoring jako narzędzie oceny projektów.

Wybór projektów do realizacji to jeden z kluczowych procesów w każdej firmie. Najczęściej firmy mają więcej pomysłów na projekty niż możliwości ich realizacji. Aby ocena projektów i wybór najatrakcyjniejszych projektów do realizacji były skuteczne, warto opracować model scoringowy. Dobry program do zarządzania projektami powinien taki scoring zawierać w ramach dostępnych funkcjonalności.

ocena-projektów-zdjęcie

Czym jest scoring i jak działa w ocenie projektów?

Scoring to narzędzie, które pomaga z wielu pomysłów na projekty wybrać te najbardziej atrakcyjne. W praktyce scoring to zestaw pytań (kryteriów), które mają swoje wagi oraz przypisane punkty i jeśli udzielona zostanie na nie odpowiedź, to dowiemy się, jak bardzo atrakcyjny jest projekt. Ocena projektów to proces, który wcześniej trzeba opracować. W ramach tego procesu najpierw należy opracować sam model scoringowy, a potem zdecydować jak w praktyce ma on być wykorzystywany. Są różne modele scoringowe. W niektórych systemach do zarządzania projektami są one zaprojektowane „na sztywno”, a w niektórych można je samemu budować i konfigurować. Dla przykładu, w programie FlexiProject do zarządzania projektami i portfelami projektów model oceny projektów można zbudować praktycznie od podstaw. Niewątpliwie jest to duża zaleta, ponieważ różne firmy mają różne kryteria oceny projektów. Z pewnością warto zwrócić uwagę na fakt, że warto rozważyć różne modele scoringowe np. dla projektów rozwoju nowych produktów i inne dla projektów inwestycyjnych itp. Wiele firm posiada jeden uniwersalny model oceny projektu i do tego modelu stara się „wcisnąć” każdy projekt. Oczywiście w takich przypadkach albo sam model jest dość prosty a przez to niewystarczająco dokładny, albo wyniki nie dają wystarczających podstaw do podjęcia dobrych decyzji.

Kryteria oceny projektów – jak je dobierać i na co zwracać uwagę?

W modelu scoringowym oceny projektów kluczowe jest dobranie zestawu pytań/kryteriów, za pomocą których będziemy wybierać projekty do realizacji. Dość powszechnym rozwiązaniem jest konstruowanie kryteriów w dwóch wymiarach: wartości, jaką projekt może przynieść organizacji oraz jego kompleksowości. W każdym wymiarze wówczas należy zaprojektować konkretne kryteria oceny projektu. Na poniższej ilustracji pochodzącej z programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject pokazano przykładowe kryteria oceny projektu w obu wymiarach dla projektów typu Rozwój Nowych Produktów.

scoring-flexiproject

Zobaczmy jeszcze jak wygląda konstrukcja każdego pytania, które znajduje się w modelu oceny projektów – przykład pokazano na poniższej ilustracji.

Model-oceny-projektow-scoring-flexi-project

Jak widać możemy indywidualnie zaprojektować każde pytanie dostępne w modelu scoringowym do oceny projektów. Jak widzimy każde pytanie ma przypisaną wagę, a każda potencjalna odpowiedź ma przypisane punkty. Jeżeli przemnożymy wagę przez punkty dla wybranej odpowiedzi, to otrzymamy całkowitą liczbę punktów przypisaną do danego pytania. Bez wątpienia zaletą tego modelu scoring do oceny projektów jest możliwość konstruowania predefiniowanych odpowiedzi. Godne uwagi jest również to, że już na tym etapie można przypisać osoby w organizacji, które na te pytania dla każdego projektu będą odpowiadały.

Przykładowe zastosowanie: jak wykorzystać scoring w ocenie projektów

W praktyce wykorzystanie scoringu jest dość proste. Jeśli mamy określony zbiór pomysłów na projekty, to każdy pomysł „przepuszczamy” przez opracowany model oceny projektów. Ponieważ na etapie budowy modelu scoringowego określone zostały osoby odpowiedzialne za udzielenie odpowiedzi na poszczególne pytania, to teraz muszą one udzielić na nie odpowiedzi dla konkretnych projektów. Jeśli nie mamy programu do zarządzania projektami, który taki proces może zautomatyzować, to musimy sobie poradzić przy pomocy maili albo jakiejś formy współdzielonych dokumentów. Przykład scoringu a precyzyjnie obrazu atrakcyjności projektów w konkretnym portfelu projektowym pokazano na ilustracji poniżej.

Model-oceny-projektow-scoring-1-flexi-project

Na tej ilustracji widać ocenę każdego projektu dokonaną w wymiarze korzyści i złożoności. Najwięcej korzyści dla firmy przynoszą projekty znajdujące się w prawym dolnym rogu, ponieważ są najmniej złożone. Dlatego są najbardziej atrakcyjne. Na pewno taka forma pokazania atrakcyjności projektów może być bardzo pomocna przy podejmowaniu decyzji, jakie projekty realizować. Jeśli chcemy taki model scoringowy jeszcze bardziej zobiektywizować, to jako drugi filtr możemy wybrane projekty powiązać z celami strategicznymi firmy. Widać to na ilustracji poniżej.

Model-oceny-projektow-scoring-2-flexi-project

Podsumowanie

Oczywiście wykorzystywanie scoringu do oceny projektów najczęściej świadczy o wysokim zaawansowaniu firmy w dziedzinie strategicznego zarządzania projektami. Oba taki scoring dobrze działał, muszą być bardzo dobrze przemyślane kryteria oceny projektu. Na pewno, aby ocena projektów przebiegał sprawnie warto go zautomatyzować poprzez wdrożenie dedykowanego systemu do zarządzania projektami.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.

Zobacz również