Terminowość – klucz do efektywności w zarządzaniu projektami
Terminowa realizacja projektów ma dla organizacji szczególne znaczenie. Przytaczane często badania, a także praktyczne doświadczenia menedżerów w różnych branżach potwierdzają, że wiele projektów nie kończy się w założonym terminie, a część z nich przekracza te terminy znacząco. Niestety dla firmy oznacza to wymierne straty, nie tylko w wymiarze finansowym.
Jakie są istotne konsekwencje związane z brakiem dotrzymywania terminów projektów?
Przede wszystkim firma z opóźnieniem może korzystać z efektów, jakie dostarczyć miał projekt. Dodatkowo, wiąże się to również z poniesieniem większych kosztów, niż pierwotnie zakładano. W dłuższej perspektywie przekłada się to na obniżenie skuteczności realizowania przyjętych celów strategicznych oraz budżet projektu.
Jak uniknąć opóźnień w projekcie?
Po pierwsze, każdy nowy projekt powinien mieć wyraźnie zdefiniowaną datę końca. Nie zawsze można ją precyzyjnie przewidzieć, ale warto (na bazie dostępnych informacji) określić, ją najdokładniej jak to możliwe.
Po drugie, należy zaplanować i regularnie realizować przeglądy projektowe, by skutecznie (i prewencyjnie) zarządzać ryzykami, które mogłyby opóźnić termin realizacji projektu. Jeśli zmiana terminu jest jednak konieczna (a może tak się zdarzyć z przyczyn obiektywnych) powinna uzyskać odpowiednią akceptację. W zależności od przyjętych wewnętrznie ustaleń może to być zarząd, sponsor projektu lub komitet sterujący.
Trzecim decydującym czynnikiem jest zaangażowanie i zobowiązanie się menedżera projektu (a także sponsora) do zakończenia projektu w założonym terminie. Sponsor nie może ograniczyć się jedynie do biernego obserwowania. Ważne jest by także aktywnie starał się zrozumieć sytuację projektową, a w razie potrzeby dołożył wszelkich starań by zespół projektowy otrzymał niezbędne zasoby do realizacji i decyzje.
Poza determinacją i zaangażowaniem, ważnym elementem dbania o terminową realizację projektów jest z pewnością wparcie odpowiednim systemem informacyjnym. Dobrze dopasowany program do zarządzania projektami może skutecznie wspierać zarząd w realizowaniu wymienionych wyżej kwestii.
4 funkcjonalności, które istotnie wpływają na dotrzymywanie terminów zakończenia projektu
1. Zapisanie terminu zakończenia projektu w systemowej Karcie Projektu będące jednocześnie zobowiązaniem Kierownika Projektu i Sponsora.
2. Zatwierdzony plan projektu i jego monitorowanie w trakcie realizacji – czarne podkreślenie każdego zadania na wykresie Gantt oznacza zatwierdzony plan projektu. W dolnej części ekranu wyraźnie widać, jak realizacja projektu zaczyna się opóźniać w stosunku do przyjętego planu.
3. Istotna zmiana planu projektu wymaga autoryzacji Sponsora / Komitetu Sterującego lub Zarządu – na wykresach i w tabeli poniżej system wyraźnie pokazuje, że początkowo przyjęty plan projektu zakładał jego zakończenie na lipiec 2019 a po trzech zmianach planu ten termin przesunął się na grudzień 2019. Pomimo zmiany terminu zakończenia projektu zarządzanie polegające pełnej kontroli nad tym, kiedy się projekt zakończy ma bardzo duże znaczenie.
4. Automatyczne przeglądy projektowe znacznie ułatwiające kadrze zarządzającej rozumienie na bieżąco sytuacji projektowej firmy. Każde zagrożenie wpływające na niezrealizowanie w terminie projektu powinno być na bieżąco komunikowane przez Kierownika Projektu na formatce automatycznego przeglądu.
Jeśli interesują Państwa inne funkcje programu do zarządzania projektami FlexiProject lub rozwiązania wspierające zarządzanie projektami zachęcam do kontaktu.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
