Czym się różni portfel od programu projektów?

Jedną z częstszych pomyłek w szeroko pojmowanej tematyce zarządzania projektami jest brak należytego rozróżnienia między portfelem a programem projektów. Dlatego warto poświęcić kilka zdań na pokazanie praktycznych różnic między tymi terminami.

Jaka jest różnica między portfelem projektów a programem projektów?

Zacznijmy od pojęcia programu projektów. Jest to najczęściej zestaw projektów, mających zrealizować określony cel strategiczny firmy – np. rozwinięcie działalności na rynku azjatyckim. W skład takiego programu będą wchodziły potencjalnie projekty tj. zbudowanie strategii wejścia na rynek azjatycki, rejestracja produktów, zbudowanie struktur sprzedażowych, organizacja lokalizacji firmy, zapewnienie infrastruktury technologicznej itp. Jak widać, projekty te mają różny charakter – są to projekty prawne, organizacyjne, IT i inne. W takim przypadku cały program musi zrealizować określony cel biznesowy, a nie poszczególne projekty (chociaż wybrane projekty mogą też mieć swoje cele biznesowe).

Przykładowo, projekt wdrożenia systemu CRM nie przyniesie żadnych efektów biznesowych bez rejestracji produktów i bez uruchomienia struktur sprzedażowych – te projekty, z biznesowego punktu widzenia, powinny być rozpatrywane łącznie. Poszczególne projekty są od siebie zależne, a wyizolowanie zaburza sensowność ich realizacji. Dodatkowo, program (tak samo jak projekt) ma wyznaczony początek i koniec realizacji. Jeśli został zrealizowany, jest zamykany. W odróżnieniu od programu, portfel nie ma daty zakończenia.

Wszystkie projekty wchodzące w skład portfela, mają podobny charakter – np. projektowanie i wdrażanie na rynek nowych produktów. Portfele są realizowane w sposób ciągły, co oznacza, że jedne projekty w portfelu się kończą, inne są przerywane, a na ich miejsce wchodzą nowe projekty z „kolejki pomysłów”. Każdy projekt w portfelu powinien mieć zdefiniowany cel biznesowy i ten sam charakter celu, ale odpowiednio inne parametry jego realizacji. Projekty w zasadzie nie muszą być od siebie zależne, choć takie zależności mogą występować nawet pomiędzy projektami będących w różnych portfelach projektowych. Możesz nimi zarządzać skutecznie dzięki programowi do zarządzania projektami Flexiproject.pl.

Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.