Jak powiązać cele strategiczne firmy z KPI i projektami
Niezależnie od tego czy w firmie zostały spisane cele strategiczne, czy też nie, to pewne jest, że każda firma realizuje jakieś kolejne projekty i inicjatywy, które pozwalają jej robić kolejny krok w kierunku wzrostu i budowy wartości. Dzieje się tak, ponieważ najczęstszą metodą osiągania celów przez przedsiębiorców jest właśnie sukcesywna realizacja konkretnych projektów.
Poniżej prezentujemy kilka kroków, które można rozważyć i wdrożyć, aby zwiększyć skuteczność osiągania przez firmę celów biznesowych:
1. Zdefiniowanie celów strategicznych firmy
Przez wiele lat pomagaliśmy firmom budować strategie biznesowe. Często bywało tak, że Zarząd przedsiębiorstwa otwarcie mówił o tym jak dobrze zna swoją strategię, a potrzebuje tylko kogoś, kto by ją spisał i w „fajny” sposób zaprezentował. Okazuje się, że z tą „znajomością” jest różnie.
Łatwo przeprowadzić prosty test, w którym każdy członek zarządu otrzymuje 5 żółtych karteczek i ma na nich zapisać 5 najważniejszych celów strategicznych firmy. Patrząc przez pryzmat naszych doświadczeń, z dużym prawdopodobieństwem możemy stwierdzić, że zazwyczaj cele te będą się między sobą różnić.
Jak zatem można skutecznie wdrażać strategię w życie, skoro jej zrozumienie już na poziomie członków zarządu jest różne? Warto zapisać cele strategiczne firmy nawet w bardzo prostej formie, np.: tak jak pokazano na rysunku poniżej.
2. Opracowanie wskaźników efektywności (KPI – Key Performance Indicators) dla celów strategicznych
Kolejnym etapem dobrego zarządzania wdrażaniem strategii jest opracowanie wskaźników efektywności dla celów strategicznych. Dla każdego celu warto zaprojektować do kilku takich KPI. Jeżeli mówimy, że chcemy „dynamicznie wejść w segment małych firm” to nie jest to dla wszystkich jednoznaczne. KPI pomagają doprecyzować co dokładniej kryje się pod tym stwierdzeniem i jakie precyzyjnie są nasze aspiracje.
Jeśli dla takiego celu sformułujemy KPI 1 „Liczba małych firm należących do programu lojalnościowego” albo KPI 2 „Liczba małych firm, które regularnie powtarzają zakupy” to coraz precyzyjniej formułujemy myśl o tym, jakie mamy ambicje.
Każdy KPI powinien mieć parametr początkowy i ten, do którego dążymy w okresie realizacji strategii. I tak, dla KPI 2 punktem wyjścia jest np. 0 firm, które ponawiają zakupy ale do roku 2022 naszą ambicją jest aby takich firm było 3 500.
Jeżeli mamy KPI i je regularnie raportujemy, to wiemy jak szybko i czy dobrze zmierzamy w kierunku osiągnięcia danego celu strategicznego. Przykładowe KPI do naszych celów strategicznych są pokazane na rysunku poniżej.
3. Sformułowanie konkretnych inicjatyw (projektów) strategicznych wspierających każdy cel strategiczny
Tak jak wspomnieliśmy na początku, najczęściej do realizacji celów strategicznych na poziomie wyrażonym przez KPI musimy sformułować i zrealizować konkretne inicjatywy strategiczne – projekty.
Czasem do osiągnięcia danego celu wystarczy realizacja jednego projektu, a w innych przypadkach przynajmniej kilku. Powiązanie celów strategicznych z KPI i projektami jest pokazane na poniższym rysunku.
Teraz nasza strategia jest dość precyzyjna. Wiemy jakie cele chcemy osiągnąć, a także wiemy jakie mamy konkretne aspiracje (KPI) oraz jak chcemy to zrealizować (projekty).
4. Wdrożenie powyższych mechanizmów w organizacji w życie
Oczywiście najpierw należy opracować koncepcyjnie cele, KPI i projekty. Ale aby to zaczęło w praktyce funkcjonować warto wesprzeć się jakimś dobrym narzędziem informatycznym. W jaki sposób system może wesprzeć koncepcję cele-KPI-projekty przedstawię na przykładzie opracowanego przez nasz zespół programu do zarządzania projektami FlexiProject.
Można w nim zapisać, a następnie powiązać, cele strategiczne z projektami, a także określić w jakim stopniu projekty wspierają konkretne cele strategiczne. Przy pomocy FlexiProject możemy również sprawdzić w jakim stopniu każdy cel strategiczny jest wsparty przez projekty i wreszcie czy realizujemy projekty, które aktualnie nie wspierają żadnego celu strategicznego.
Na powyższym rysunku, będącym ekranem z systemu, widzimy, że cel „projektować i wdrażać nowe produkty w segmencie premium” ma bardzo silne wsparcie projektowe a przykładowo projekt „program wzrostu satysfakcji klienta” nie wspiera żadnego celu strategicznego.
Kolejny widok z systemu pokazuje, jakie KPI są sformułowane dla każdego celu strategicznego i gdzie już jesteśmy na ścieżce do osiągnięcia finalnego parametru.
Na kolejnym rysunku widzimy konkretny cel strategiczny oraz przypisane do niego KPI i projekty.
To na co warto zwrócić uwagę to fakt, że KPI „Poziom zadowolenia organizacji z funkcjonowania Działu Kontrolingu” przypisany do celu strategicznego „Usprawnić proces raportowania zarządczego i proces podejmowania decyzji” jest ciągle na poziomie wyjściowym „3”, podczas gdy założony poziom zadowolenia wynosi 9. Widzimy też, że w 100% zrealizowaliśmy projekt „Program Rozwoju Liderów”, natomiast jesteśmy dopiero w 1/3 realizacji projektu „Raportowanie Operacyjne”.
Nasza hipoteza jest taka, że jeśli zrealizujemy projekt „Raportowanie Operacyjne” i zrobimy badanie ankietowe to poziom zadowolenia powinien wzrosnąć. Jeśli wzrośnie za mało – powinniśmy zaproponować kolejne projekty. Zatem z punktu widzenia zarządzania i dobrego podejmowania decyzji warto zawsze równolegle obserwować cel, jego KPI’s oraz stopień realizacji powiązanych z tym celem projektów.
Mamy nadzieję, że podejście opisane powyżej pomoże Państwu lepiej zarządzać Państwa organizacjami i uporządkować proces wdrażania strategii w życie, by w efekcie budować wartość firmy oraz wzmacniać jej pozycję konkurencyjną.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
