Praktyczny przykład zarządzania zmianą w planie projektu

Dobry plan projektu to jeden z krytycznych elementów wpływających na jego sukces. Szereg komponentów składa się na polan projektu, najważniejsze z nich to: karta projektu, harmonogram, budżet czy też plan zarządzania komunikacją i zmianą.

W praktyce funkcjonuje powiedzenie, że „brak planu to najlepszy plan na niepowodzenie” i jest ono w dużej części prawdą. Wiele projektów jest realizowanych bez dobrego planu. Powodem takiego stanu rzeczy mogą być krótkie terminy w jakich projekty mają być realizowane czy też brak odpowiednich narzędzi. Zdarzają się także sytuacje kiedy zarówno kierownik projektu, zespół projektowy, a także sponsor świadomie działają bez planu, gdyż jego stworzenie zabiera czas, który od razu można przeznaczyć na realizację projektu. Nie są to jednak dobre praktyki zarządzania projektami i z pewnością warto przyjąć zasadę, że każdy rozpoczynany projekt musi mieć opracowany i zatwierdzony plan jego realizacji.

W systemie do zarządzania projektami FlexiProject istnieje możliwość zapisania zatwierdzenia planu projektu po jego opracowaniu. Aby to zrobić należy wybrać opcję czy zatwierdzamy wszystkie elementy tj.: harmonogram, budżet oraz kartę projektu, czy tylko któreś z nich. Następnie wybieramy ścieżkę akceptacji i po uruchomieniu akceptacji system „zajmie się już automatycznie” przekazaniem tej informacji do osób decyzyjnych wskazanych na ścieżce akceptacji. Poniższa ilustracja pokazuje miejsce, w którym dokonujemy zatwierdzenia pierwszego planu projektu:

Praktyczny przykład zarządzania zmianą w planie projektu

W momencie, kiedy wszystkie osoby decyzyjne wyrażą pozytywną akceptację otrzymamy plan bazowy projektu. Poniższe ilustracja pokazuje zatwierdzony plan harmonogramu, gdzie pod każdym zadaniem znajduje się cienki czarny pasek pokazujący zatwierdzony plan a nad nim grubszy niebieski pokazujące prognozę realizacji – w momencie początkowym plan równa się prognozie:

Praktyczny przykład zarządzania zmianą w planie projektu

Na kolejnej ilustracji poniżej przedstawiono już zatwierdzony plan budżetu projektu. Tutaj z kolei widać, że kolumna „plan” równa jest kolumnie „kwota” – tak jest ponieważ jest to start projektu i plan równy jest prognozie, która jest wyrażona właśnie kolumną „kwota”. W późniejszym terminie realizacji projektu ta kolumna będzie sumowała wartości już poniesione oraz wartości prognozowane do poniesienia do końca projektu.

plan budżetu projektu

Szczególnie przy bardziej skomplikowanych i dłuższych projektach nie wszystko idzie idealnie zgodnie z początkowym planem projektu, a praktycznie z prawdopodobieństwem graniczącym z pewnością można powiedzieć, że zawsze nie wszystko idzie zgodnie z planem.

Praktycznie z każdym projektem związane są jakieś ryzyka oraz pojawia się szereg problemów, które na bieżąco trzeba rozwiązywać. Niektóre zadania zaczynają się istotnie wydłużać, może się zmienić w jakimś stopniu cel biznesowy, albo zakres projektu co w określonym stopniu wpłyną na harmonogram. Mogą także pojawić się nowe okoliczności, albo niektóre koszty okażą się wyższe niż planowaliśmy. Po prostu nie da się na początku wszystkiego w stu procentach przewidzieć i oznacza to, że warto zaktualizować plan projektu w czasie jego trwania tak, aby dopasować go do bieżącej rzeczywistości.

Oczywiście nie wszystkie opóźnienia czy też przekroczenia kosztów powinny stanowić podstawę do zatwierdzenia uaktualnionego planu. Warto tu rozróżnić pomiędzy operacyjnymi nieefektywnościami, które powodują określone odchylenia, a obiektywnymi wydarzeniami, które powodują, że początkowy plan projektu staje się nieaktualny i nie ma sensu względem niego monitorować odchyleń.

Poniże dwie ilustracje pokazują istotne odchylenia w planie harmonogramu oraz budżetu projektu:

Praktyczny przykład zarządzania zmianą w planie projektu
Praktyczny przykład zarządzania zmianą w planie projektu

Jeśli takie okoliczności wystąpią np. z powodu zmiany zakresu projektu lub też zakładane koszty na usługi doradcze po omówieniu wszystkich szczegółów istotnie wzrosły, to kierownik projektu po przeanalizowaniu sytuacji ma opcję wypełnienia systemowego wniosku o zmianę i po jego zatwierdzeniu, automatycznego uaktualnienia planu projektu do nowej rzeczywistości. Pokazano to na poniższej ilustracji:

Praktyczny przykład zarządzania zmianą w planie projektu

Po zatwierdzeniu danego Wniosku o Zmianę przez osoby znajdujące się na ścieżce akceptacji powstanie nowy plan projektu, względem którego od tej chwili będą analizowane odchylenia. Na poniższych dwóch ilustracjach pokazano jak będzie wyglądał nowy harmonogram projektu (czarne cienkie paski i grube dotyczące aktualnego stanu realizacji będą miały dokładnie taką samą długość) oraz nowy budżet (plan i kwota będą miały takie same wartości a odchylenia w momencie startu będą pokazywały zero):

harmonogram projektu
monitorowanie harmonogramu projektu

Plan projektu nie jest „wyryty w kamieniu” i jeśli pojawią się obiektywne okoliczności, które uzasadniają jego zmianę to warto to zrobić i pracować w realnych warunkach projektu. Warto jednak mieć plan projektu pod odpowiednią kontrolą tzn.- w planie projektu jest powiedziane, kto może taki uaktualniony plan projektu zatwierdzić. Pełna lista zmian w planie projektu z pokazaniem daty zmiany oraz przyczyny jest pokazana na poniżej ilustracji – jak widać do tej pory poza zatwierdzeniem początkowego planu był on już dwukrotnie uaktualniany. Wyklikując się w szczegóły  można szybko sprawdzić jakie były tego powodu oraz kto i kiedy zatwierdził aktualizację planu.

zatwierdzenie kolejnych kroków w procesie realizacji projektu

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.