Aplikacja do zarządzania projektami. Jak usprawni Twoją pracę? Poznaj 5 korzyści!

Obecnie w organizacjach poprzez projekty są wdrażane nowe produkty, realizowane są inwestycje, usprawniane są procesy itd. Coraz większa liczba projektów powoduje konieczność angażowania coraz większej liczby pracowników w ich realizację. Krytyczne jest, aby te projekty prowadzić efektywnie i aby zapewnić zespołom projektowym efektywne sposoby komunikacji i koordynacji ich pracy. Organizacje, które ciągle działają na podstawie samodzielnie stworzonego systemu do zarządzania projektami – najczęściej na bazie narzędzi z pakietu Ms Office – nie są w stanie zapewnić wysokiej efektywności pracy. Takim organizacjom potrzebna jest profesjonalna aplikacja do zarządzania projektami. W ten sposób będą one mogły w skoordynowany sposób komunikować się i rozdzielać pracę. Profesjonalny program pomoże także koordynować działania i monitorować osiągane rezultaty dużo lepiej niż na bazie samodzielnie wykonanego narzędzia.

1. Twórz przejrzysty plan i harmonogram projektu

Plan projektu, którego najważniejszym elementem jest dobry harmonogram projektu, w znacznej mierze determinuje ostateczny sukces projektu. Istotne jest zatem wdrożenie w organizacji zasad zarządzania projektami, które od każdego projektu wymagają opracowania planu projektu. Taki plan przed rozpoczęciem fazy realizacji należy formalnie zaakceptować. Na początku takie podejście może się wydawać, że generuje nadmiar pracy administracyjnej, ale to tylko powierzchowne pozory. Dobry plan projektu, w którego skład wchodzi harmonogram projektu oraz często wykres Gantta to „mapa drogowa”. Wskazuje ona, jak zespół projektowy zamierza osiągnąć zamierzony cel projektu. To co często zniechęca zespoły projektowe do budowania dobrego planu projektu to nieefektywny program do zarządzania projektami. Dobre oprogramowanie jest niezwykle pomocne w budowaniu planu projektu, ponieważ zespół może nad nim pracować równolegle. W łatwy sposób może dokonywać zmian, które prowadzą do powstania optymalnego kształtu. Godne uwagi jest to, że profesjonalna aplikacja do zarządzania projektami pozwala formalnie zatwierdzić plan projektu, który od tego momentu będzie realizowany. Względem tego planu monitorowane będą także odchylenia. Z pewnością warto wyróżnić cechy przejrzystego planu projektu a są to: dobrze opracowana i zatwierdzona karta projektu, plan komunikacji, zadania z czytelnie wyznaczonymi datami ich realizacji i przypisaną odpowiedzialnością, zdefiniowane powiązania pomiędzy zadaniami widoczne na wykresie Gantta czy też budżet projektu.

2. Zarządzaj ryzykiem w projekcie i zapobiegaj nieprzewidzianym zdarzeniom

Dobra aplikacja do zarządzania projektami umożliwia zarządzanie ryzykiem w projekcie dlatego, że posiada dedykowany moduł pozwalający prowadzić rejestr ryzyk. Proces zarządzania ryzykiem jest ważny, ponieważ pozwala wcześnie zidentyfikować potencjalne zagrożenia, które mogą negatywnie wpłynąć na przebieg projektu. Są różne metody zarządzania ryzykiem w projekcie i warto je znać oraz w odpowiedni sposób wykorzystywać. Ale jak być pragmatycznym i nie „przesadzić” z próbą identyfikacji wszystkiego, co może negatywnie płynąć na sukces projektu? Niewątpliwie warto w firmowych standardach zarządzania projektami zdefiniować cykl życia projektu. Dodatkowo określić, jakie kategorie ryzyka definiować w fazie formułowania pomysłu, planowania projektu i potem w fazie realizacji. Dla przykładu, w fazie opracowania pomysłu na projekt warto opisać tylko najważniejsze ryzyka. Przede wszystkim dlatego, aby osoby podejmujące decyzje o uruchomieniu projektu mogły się zastanowić nad jego akceptacją, znając kluczowe ryzyka. W przeciwieństwie do fazy formułowania pomysłu, w fazie realizacji warto już w rejestrze ryzyk identyfikować i zapisywać mniej i bardziej istotne ryzyka. To, co dla jednych może wydawać się mało istotne, dla innych może stanowić zupełnie odmienną perspektywę. Bez wątpienia jest tak dlatego, że różne osoby mają inne sposoby postrzegania ryzyk. Niewątpliwie można założyć, że nawet 80% efektów zarządzania ryzykiem w projekcie przyniosą regularne spotkania zespołu projektowego. W trakcie takich spotkań warto wydzielić czas na rozmowę o ryzykach projektowych.

3. Wyznaczaj cele projektu i osiągaj wyniki dzięki dobremu zarządzaniu strategią

Każdy projekt powinien mieć bardzo czytelnie sformułowane cele projektu. Dobrą praktyką jest definiowanie celów projektu i zapisywanie ich w karcie projektu. W karcie projektu są zapisywane nie tylko cele projektu, ale również jego zakres, kamienie milowe, data zakończenia i czas trwania, szacunkowy budżet, wyszczególnione są kluczowe role projektowe itp. Firmy, które są dość zaawansowane w zarządzaniu projektami idą o krok dalej. Tworzą one czytelne powiązanie pomiędzy strategią firmy a realizowanymi projektami. Możliwość precyzyjnego powiązania celów strategicznych organizacji z celami projektów to jedna z kluczowych funkcjonalności, którą powinien oferować dobry program do zarządzania projektami. Oczywiście nie każda aplikacja do zarządzania projektami taką funkcjonalność posiada. Dlatego wybierając system, warto zwrócić uwagę na obecność tej funkcji. Nie każda firma posiada formalny dokument z zapisaną strategią i nie każda posiada precyzyjnie określone cele strategiczne. Nie znaczy to jednak, że ta firma w bliższej lub dalszej przyszłości nie zdecyduje się na sformalizowanie swojego procesu strategicznego. Wówczas potrzeba takiej funkcjonalności nie powinna wymuszać wymiany programu do zarządzania projektami. Bezsprzecznie wybierając system do zarządzania projektami warto zdecydować się od razu na taki, który wspiera jednocześnie zarządzanie projektami oraz zarządzanie wdrażaniem strategii.

4. Twórz dowolne raporty projektowe i monitoruj statusy projektu

Firmy zatrudniające głównie polskich pracowników oczekują najczęściej programu do zarządzania projektami po polsku. Dzieje się tak dlatego, że pomimo powszechnej znajomości języka angielskiego jego znajomość jest na różnych poziomach wśród pracowników. Może to utrudniać precyzyjną komunikację w projekcie. Dobra aplikacja do zarządzania projektami bezsprzecznie powinna oferować tworzenie różnych raportów projektowych. Przydatną funkcjonalnością takiego oprogramowania jest to, że użytkownicy systemu mogą sami tworzyć dowolne raporty projektowe i dowolnie je konfigurować. Projektowanie raportów projektowych to przede wszystkim rola pracowników biur zarządzania projektami. To najczęściej biuro zarządzania projektami jest odpowiedzialne za szczegółowe rozumienie sytuacji projektowej firmy. PMO raportuje także statusy realizowanych projektów do zarządu i kierownictwa firmy. Możliwość dostosowywania zawartości raportów do wymagań stawianych przez kierownictwo firmy jest z pewnością jedną z kluczowych funkcjonalności przy wyborze aplikacji do zarządzania projektami. Niektóre programy do zarządzania projektami mają na stałe zaprojektowanych kilka kluczowych raportów. Te najlepsze jednak oferują bogate możliwości konfiguracji raportów projektowych. Oczywiście możliwość konfiguracji to nie jedyna cecha, która charakteryzuje dobry system do zarządzania projektami. Godne uwagi jest również to, aby takie raporty można było konwertować do plików PDF albo też eksportować do MS Excel. Idealnym rozwiązaniem jest też możliwość automatycznego wysyłania raportów przez system do zdefiniowanych grup użytkowników.

5. Zarządzaj zasobami projektu i zapewniaj płynny przebieg projektu

Bezsprzecznie, w obecnych czasach kiedy firmy realizują równolegle coraz więcej projektów kluczowym zagadnieniem staje się skuteczne zarządzanie zasobami projektowymi. Zasoby projektu a szczególnie zasoby ludzkie to najważniejsze oraz często najdroższe aktywo wielu organizacji. Jeżeli w rzeczywistości tak jest, to bez wątpienia firmy powinny dołożyć dużo starań, aby skutecznie zarządzać zasobami projektowymi. Takie zarządzanie w praktyce polega na tym, aby poszczególni członkowie zespołów projektowych ani nie byli zbyt intensywnie – ponad dostępny limit ich godzin – ani też w zbyt małym stopniu obciążeni pracą projektową. Organizacje, które mają biura zarządzania projektami i chcą precyzyjnie zarządzać zasobami projektu oczekują, aby taką funkcjonalność oferowała dobra aplikacja do zarządzania projektami. Aby dobrze planować zasoby w projekcie potrzebna jest możliwość przypisywania poziomu zaangażowania poszczególnych członków zespołów projektowych do przydzielanych im zadań. System powinien potem zliczać dla każdego pracownika ile godzin każdego dnia jest zaplanowane do realizacji poszczególnych zadań. Jeśli w określonych dniach występują istotne przekroczenia względem dostępnych godzin to system powinien to od razu komunikować w postaci jasnych ostrzeżeń. Trzeba mieć na uwadze, że początkowo planowanie zasobów w projekcie może się wydawać – i często w praktyce jest – wymagającym zaangażowania działaniem. Z pewnością jednak takie działania związane z zarządzaniem zasobami w projekcie są bardzo wartościowe i przynoszą wymierne korzyści. Do najważniejszych można tu zaliczyć większą motywację pracowników, lepszą organizację pracy, lepszą możliwość świadomego rozłożenia projektów w czasie oraz możliwość skupienia się na priorytetach.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.