Wdrożenie metodyki zarządzania projektami

W czasach nasilającej się konkurencji, dążenia do doskonałości oraz ciągłych poszukiwań optymalnych rozwiązań biznesowych firmy realizują projekty, mające zapewnić przewagę konkurencyjną na rynku. Ważne jest, żeby podejmowane działania były wykonywane w sposób uporządkowany i kontrolowany.

Skuteczna i efektywna realizacja projektów wymaga odpowiedniego przygotowania organizacji i zapewnienia wiedzy, umiejętności oraz narzędzi z zakresu zarządzania projektami. Wykorzystując uznane metodyki projektowe PMI, czy PRINCE2 zyskuje się pewność, że projekty zarządzane są w sposób optymalny, przynosząc korzyści biznesowe w założonym budżecie projektu i określonym czasie.

Wdrożenie zarządzania projektami – metodyka

Pierwsza faza to przeprowadzenie audytu aktualnych praktyk zarządzania projektami w firmie czyli zdefiniowanie tego, co nazywane jest projektem i inwentaryzacja realizowanych projektów. Należy określić poziom dojrzałości organizacji w zakresie zarządzania projektami w celu identyfikacji stosowanych rozwiązań i problemów. Efektem tego etapu powinien być wygenerowany raport, zawierający rekomendacje dotyczące wprowadzenia niezbędnych zmian, harmonogram oraz szczegółowy plan wdrożenia projektu.

Należy też określić standardy i reguły zarządzania projektem dopasowane do specyfiki firmy, które zawierać będą: proces realizacji projektów, opis ról i odpowiedzialności, dokumentację projektową oraz zakres zbieranych informacji, zasady komunikacji i raportowania postępów prac. Taki dokument będzie stanowił kluczowy opis środowiska zarządzania projektami w firmie.

W oparciu o powstałe standardy i procesy warto następnie opracować i wdrożyć narzędzia umożliwiające kontrolę i monitorowanie pojedynczego projektu lub portfela projektowego. Wykorzystując skuteczny system zarządzania projektami FlexiProject możemy zapewnić kompleksowe wsparcie w monitorowaniu i kontroli środowiska projektowego.

Poza wdrożeniem, należy rozważyć przeprowadzenie szkolenia dla Kierowników Projektów oraz wybranych pracowników firmy. Dzięki takiemu podejściu wyposażymy Kierownika Projektu oraz kierownictwo firmy w zbiór dobrych praktyk, standardów, procesów i narzędzi zarządzania projektami dostosowany do realiów i wymagań firmy.

Systemy do zarządzania projektami

Wybrane rozwiązania, szczególnie w obszarze innowacji i wdrażania nowych produktów, powinny zostać zaprojektowane w oparciu o metodykę procesu faza-bramka (Stage Gate). Proces taki umożliwia efektywne zarządzanie złożonymi projektami innowacyjnymi, które wymagają szybkiej identyfikacji problemów i podejmowania decyzji oraz dostarczania produktów z bardzo wysoką jakością.

Wybrany system powinien również wspierać proces planowania i monitorowania projektów z perspektywy kierownictwa wyższego szczebla. Dzięki wdrożeniu takiego oprogramowania informacja o statusie poszczególnych projektów musi być łatwo dostępna, co umożliwi stałe monitorowanie postępów prac. Takie podejście do zarządzania stanowi podstawę do rzetelnej oceny realizacji projektów.

Piotr Paturalski – Menedżer odpowiedzialny za rozwój i wdrażanie produktów FlexiSolutions w obszarze zarządzania projektami i portfelami projektów.