Jak stworzyć harmonogram projektu z kamieniami milowymi?

Śmiało można założyć, że jeśli zapytamy praktyków zarządzania projektami o najważniejsze narzędzie, które pozwala na zarządzanie projektem to większość z nich odpowie, że jest nim właśnie harmonogram.

Czym jest harmonogram w projekcie?

Dobrze opracowany harmonogram projektu pokazuje kompletny plan działania pozwalający na osiągnięcie zamierzonego celu projektu. Pokazuje przede wszystkim:

  • kiedy projekt ma się zacząć i skończyć,
  • jakie zadania i kiedy należy wykonać,
  • jakie są punkty kontrolne czyli kamienie milowe,
  • kto jest za te zadania odpowiedzialny,
  • jakie produkty mają powstać w wyniku realizacji tych zadań
  • jakie są powiązania pomiędzy zadaniami.

Po uruchomieniu projektu odnoszenie się do bazowego harmonogramu projektu pozwala na zrozumienie, czy projekt toczy się zgodnie z planem i gdzie występują od niego odchylenia.

Tworzenie harmonogramu projektu

Harmonogram działań w projekcie najlepiej zacząć tworzyć od szczegółowego zapoznania się z Kartą Projektu. Dobrze opracowana Karta Projektu zawiera opis celu projektu, jego zakresu, oczekiwanych produktów czy kamienie milowe.

Jeśli nie będziemy precyzyjnie znali celu projektu to prawdopodobieństwo że nasz harmonogram będzie niedoskonały jest bardzo duże. Ilustracje, które posłużą nam za przykłady w niniejszym artykule pochodzą z systemu do zarządzania projektami FlexiProject. Poniżej przedstawiono przykład Karty Projektu która tak jak powiedzieliśmy wcześniej, pomoże nam dobrze skonstruować harmonogram.

Przykład jak karta projektu ułatwia tworzenie harmonogramu

Jest przynajmniej kilka praktycznych podejść, które pozwolą nam stworzyć dobry harmonogram projektu. Metodą, którą ja preferuję jest Product Based Planning czyli rozpoczęcie tworzenia harmonogramu projektu od zdefiniowania kamieni milowych oraz produktów, które mają powstać w projekcie.

Jeśli precyzyjnie zdefiniujemy wszystkie oczekiwane od projektu produkty (również produkty cząstkowe) to kolejnym krokiem będzie ułożenie sekwencji działań prowadzących do ich osiągnięcia. Przykład listy produktów, które mają powstać w projekcie został zamieszczony poniżej.

Lista produktów w procesie tworzenia harmonogramu projektu

Tak jak pokazano na ilustracji powyżej, każdy produkt jest powiązany z odpowiednim miejscem w harmonogramie projektu. Oczywiście nie każde zadanie zdefiniowane na harmonogramie projektu musi być powiązane z konkretnym produktem, najczęściej to jakaś sekwencja kilku lub kilkunastu zadań prowadzi do osiągnięcia konkretnego produktu.

Innym podejściem jest podzielenie projektu najpierw na duże fazy, potem na mniejsze etapy i dopiero później na zdefiniowanie konkretnych zadań. Dobrze stworzony harmonogram powinien zawierać powiązania pomiędzy zadaniami, które w jakiś sposób od siebie zależą. Jeśli mamy dwa przykładowe zadania w harmonogramie takie jak zbrojenie fundamentów i wylewanie betonu to wiemy, że wylewanie betonu nie może się zacząć przed zakończeniem zbrojenia. Dlatego pomiędzy tymi zadaniami powinna być stworzona relacja „koniec do start”.

Stworzenie takich relacji daje wiele zalet. Z jednej strony pokazuje wewnętrzną logikę projektu, a z drugiej (jeśli taka logika utrzymywana jest w systemie w sposób automatyczny),jeśli wydłuży nam się zadanie A to automatycznie opóźni się nam rozpoczęcie zadania B. System zaczyna sam takiej logiki pilnować, a to z kolei wpływa na lepszą jakość pracy zespołu projektowego. Harmonogram projektu może być stworzony w MS Excel lub innym bardziej do tego celu dedykowanym narzędziu.

Rola kamieni milowych w projekcie

Kamienie milowe w projekcie to punkty kontrolne lub kluczowe miejsca w projekcie gdzie coś istotnego powinno się wydarzyć. Przykłady kamieni milowych w projekcie:

  • podpisanie protokołu odbioru prac,
  • decyzja Komitetu Sterującego,
  • zatwierdzenie dokumentu koncepcji.

Raportując np. status projektu przed Zarządem firmy często pokazujemy ile z kamieni milowych zostało już osiągniętych a ile przed nami. Z punktu wodzenia Zarządu, który często patrzy w sposób high level na realizację projektu jest to dobra informacja mówiąca o tym, jak szybko projekt posuwa się do przodu.

Przykładowy harmonogram projektu

Przykład harmonogramu projektu wraz z relacjami pokazano na rysunku poniżej

Harmonogram projektu - przykład z kamieniami milowymi

Powyższy przykład harmonogram projektu pokazuje sytuację na projekcie w czasie jego realizacji.

Każde zadanie ma przypisanego właściciela, określoną datę początku i końca oraz powiązania pomiędzy zadaniami. Niebieskimi rombami pokazano kamienie milowe.

Z punktu widzenia monitorowania przebiegu projektu warto zwrócić uwagę na cienkie czarne podkreślenia pod każdym zadaniem – oznaczają one bazowy, zatwierdzony harmonogram projektu. Szczególnie w przypadku dłuższych projektów, po kilku tygodniach od ich uruchomienia rzeczywistość często wygląda inaczej niż zatwierdzany plan.

Na pokazanym rysunku doskonale to widać. Łatwo dostrzec, które zadania opóźniają się w stosunku do przyjętego planu i jeśli między zadaniami występują powiązania to widać przejrzyście jak wyglądają kolejne zadania i na ile odbiegają od planu.

Patrząc na powyższą ilustrację warto zwrócić uwagę na ciekawy system ikon ostrzegawczych, które znajdują się po lewej stronie od zdefiniowanych zadań. Znak dolara oznacza tu, że z konkretnym zadaniem powiązana jest pozycja budżetowa i ma przekroczenie, trójkąt oznacza powiązane ryzyko a zegar, że zadanie nie toczy się zgodnie z przyjętym planem. Ten system ikon jest bardzo wygodny i skuteczny z punktu widzenia szybkiego zorientowania się, gdzie projekt nie idzie zgodnie z planem. W przypadku systemu FlexiProject to właśnie harmonogram jest „sercem” zarządzania projektem.

Harmonogram projektu to najważniejsze narzędzie służące do zaplanowania projektu i monitorowania stopnia jego realizacji. Im lepszy będzie harmonogram projektu tym efektywniej zrealizujemy projekt.


Włodzimierz Makowski - FlexiSolutions

Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.