Co daje automatyzacja przeglądów projektowych?
O skuteczności i efektywności Biura Zarządzania Projektami stanowi wiele czynników. W wielu firmach pracownicy PMO mają opracowane schematy postępowania, które pozwalają im tworzyć okresowe raporty prezentujące aktualny status projektów (bądź też całych portfeli projektowych) i prezentować je zarządowi firmy. Choć nie zawsze, to w relatywnie wielu przypadkach wiąże się to jednak z całą listą problemów.
By rzeczywistość nie wiązała się jedynie z samymi komplikacjami w zarządzanych projektach warto zainteresować się automatyzacją przeglądów projektowych, a tym samym części zadań PMO.
Zalety automatycznych przeglądów projektowych
Do największych korzyści związanych z automatyzacją procesów przeglądu projektu należy z pewnością zaliczyć znaczną wygodę i oszczędność czasu. Szczególnie dotyczy to pracowników PMO, którzy dzięki zautomatyzowaniu części zadań są w stanie przeznaczyć więcej czasu na prace analityczne oraz wsparcie Kierowników Projektów. Dodatkowo Zarząd firmy ma zapewniony bieżący dostęp do czytelnych i łatwych w interpretacji raportów na temat aktualnej sytuacji na poszczególnych projektach lub w ramach portfeli projektowych.
Co więcej, wdrożony w celu automatyzacji system w pewien sposób „dyscyplinuje” Kierowników Projektów do uaktualniania danych w systemie na określony moment w czasie. Efektem wdrożenia takiego oprogramowania jest też utworzenie wspólnej bazy informacji, zawierającej również historyczne dane dotyczące przeglądów. W ten sposób łatwo prześledzić jak zmieniała się w przeszłości sytuacja na każdym z realizowanych projektów.
Wypadkową powyższych korzyści oraz doświadczeń zebranych na kolejno realizowanych projektach będzie ustanowienie standardów raportowania statusów projektów, dzięki którym każda kolejna podejmowana inicjatywa będzie łatwa do monitorowania oraz finalnie do zakończenia sukcesem. Zarząd firmy bez problemów będzie mógł sprawować kontrolę nad realizowanymi projektami (pojedynczymi czy w ramach portfeli projektowych) bez potrzeby wyrywkowego zadawania pytań Kierownikom i Menedżerom odpowiedzialnym za ich prowadzenie.
4 najważniejsze kroki procesu zautomatyzowanych przeglądów projektowych:
1. Zdefiniowanie przez PMO w systemie terminu przeglądu konkretnych projektów (albo też na kiedy Kierownicy Projektów mają zaktualizować w systemie informacje o swoich projektach)
Dla różnych portfeli projektowych mogą być zapisane różne terminy przeglądów projektowych. W tym samym czasie każdy Kierownik Projektu otrzymuje informację mailową, że jego projekt został wytypowany do przeglądu. Na czytelnym dashbordzie projektu istnieje licznik, który codziennie informuje Kierownika Projektu o tym, ile dni zostało do zbliżającego się przeglądu projektowego.
2. Uzupełnienie formatki z aktualnym statusem projektu
W formatce tej szereg rzeczy uzupełnia się automatycznie. Kilka z nich, takich jak opisanie bieżącego statusu kondycji projektu, harmonogramu, budżetu oraz ryzyk projektowych wymaga krótkiego komentarza Kierownika Projektu. Dodatkowo w systemowej formatce istnieje pole, gdzie Kierownik Projektu może wypisać wymagane od Zarządu firmy decyzje do podjęcia na projekcie. Po wypełnieniu wszystkich pól na formatce Kierownik Projektu przesuwa guzik „Gotowy Na Przegląd” – wtedy pracownicy PMO są informowani, że Kierownik wypełnił wszystkie informacje i melduje „jestem gotowy na przegląd”. Pracownicy PMO w czytelny sposób widzą, którzy Kierownicy Projektów zameldowali o gotowości a którzy jeszcze tego nie zrobili.
Na poniższym ekranie z systemu FlexiProject, po lewej stronie od nazwy projektu zielony znacznik pokazuje, które projekty zostały uzupełnione i są gotowe na przegląd.
3. Weryfikacja przez PMO informacji zawartych w formatkach przeglądu
W razie wątpliwości biuro dopracowuje opisy wraz z Kierownikami Projektów i po upewnieniu się, że wszystko jest gotowe informuje członków Zarządu, że mogą zapoznać się z sytuacją projektową firmy. Zarząd w czytelny sposób widzi, które projekty idą dobrze, a które wymagają interwencji bądź decyzji. Jeśli członek Zarządu potrzebuje więcej informacji niż te prezentowane na ekranie głównym, to może wejść w systemie do zakładki przeglądu konkretnego projektu. Swoje decyzje może zapisać w polu „decyzje zarządu”.
4. Zachowanie formatki w systemie po zamknięciu przeglądu projektowego
Dostęp do historycznych przeglądów z poziomu każdego projektu pozwala w łatwy sposób zorientować się, co komunikowali Kierownicy Projektów w przeszłości, jakie były podejmowane decyzje oraz w jaki stopniu zostały one zrealizowane. Poniższy ekran z programu pokazuje dostęp do czterech historycznych przeglądów projektowych dla projektu „Wdrożenie systemu IT do raportowania zarządczego”.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
