10 grzechów głównych przy realizacji projektów w dużej firmie
Niemal każda duża organizacja realizuje na co dzień projekty, często o różnym charakterze. Każda z nich też z pewnością ma aspiracje, aby rozpoczęty projekt zawsze kończył się pełnym sukcesem.
W zarządzaniu projektami sukces definiuje się jako osiągnięcie zakładanego celu projektu w zaplanowanym terminie i budżecie. W praktyce już tak różowo nie jest – nie każdy projekt to sukces, a przyjmując dosłownie przytoczoną definicję to właściwie większość realizowanych projektów sukcesem się nie kończy.
Najważniejsze przyczyny pełnego lub częściowego niepowodzenia projektów
- Niewystarczająco dobrze przemyślane decyzje o potrzebie rozpoczęcia nowych projektów. W efekcie projektów robi się coraz więcej i szereg z nich traci impet oraz niezbędne skupienie kierownictwa.
- Powierzchowne definiowanie celu i zakresu projektu oraz słaba jakość planowania. W konsekwencji szereg rzeczy, które można było wcześniej przewidzieć, pojawia się niespodziewanie co negatywnie wpływa na płynność prowadzenia projektu.
- Niewystarczające zaangażowanie sponsorów czy też kierownictwa firm w projekty. Kierownik Projektu wraz z zespołem w pewien sposób zostaje sam i próbuje rozwiązywać problemy, które z pomocą „aktywnego” sponsora byłoby można załatwić o wiele szybciej.
- Nieadekwatne zasoby projektowe, albo też realizacja zbyt dużej ilości projektów w tym samym czasie. Oba czynniki negatywnie wpływają na entuzjazm i zaangażowanie pracowników.
- Nieprecyzyjne zasady prowadzenia projektów w organizacji, brak jasnych procedur. To sprawia, że ludzie pracują tak, jak uważają że jest dobrze, a nie według najlepszych możliwych praktyk.
- Słaby przepływ wiedzy o statusach projektów. Opóźniony, a często też niepełny i nieprecyzyjny obraz przebiegu projektu pomiędzy kierownikami projektów a sponsorem, czy tez kierownictwem firmy.
- Opóźnienia w podejmowaniu potrzebnych decyzji. Wpływa to często na wydłużenie terminu realizacji projektu, choć w wielu przypadkach można by było tego uniknąć.
- Brak regularnych przeglądów projektowych. Z uwagi na brak kompletnej i bieżącej informacji zarząd firmy w pewien sposób może być „oderwany” od rzeczywistości projektowej.
- Niewystarczająca wiedza, czy też zbyt niskie kompetencje kierowników projektów oraz sponsorów. Brak znajomości najlepszych praktyk w zarządzaniu projektami.
- Posiadanie PMO, które nie jest skuteczne w realizacji sowich zadań. Ostatni na liście, ale z pewnością nie najmniej istotny problem. Z punktu widzenia powodzenia realizacji projektów jest to w końcu kluczowa jednostka organizacyjna.
Identyfikacja przeszkód to dopiero początek
Nic nam po dobrym określeniu i nazwaniu problemów, jeśli nie pójdziemy krok dalej i nie poszukamy rozwiązania, które pomoże nam się z nimi uporać. Remedium dla dużych firm jest wdrożenie kompleksowego systemu do zarządzania projektami, który w zdecydowany sposób pomoże wyeliminować szereg z wymienionych powyżej problemów.
Wdrożenie systemu nie tylko istotnie zwiększy szanse na sukces każdego projektu, ale również wzmocni i wyniesie na znacznie wyższy poziom kulturę zarządzania projektami w organizacji. Poniżej prezentuję główne funkcjonalności takiego rozwiązania, na przykładzie systemu FlexiProject, który stworzyliśmy wraz z zespołem we FlexiSolutions. Starałem się jasno pokazać, wpływ tych funkcjonalności na usprawnienie zarządzania projektami w dużej organizacji.
Moduł oceny atrakcyjności pomysłów na potencjalne projekty oraz powiązanie projektów z celami strategicznymi firmy
FlexiProject pozwala zbudować dowolną ilość modeli oceny atrakcyjności pomysłów na potencjalne projekty. Dzięki temu rozwiązaniu innymi kryteriami możemy oceniać projekty inwestycyjne, a innymi np. projekty rozwoju nowych produktów. Dodatkowo oprogramowanie pozwala na czytelne powiązanie celów strategicznych firmy z KPI (Key Performance Indicators) oraz z projektami.
Obie te funkcjonalności stanowią coś w rodzaju filtra i sprawiają, że tylko najlepsze pomysły wnoszące najwięcej wartości do organizacji stają się projektami. Dzięki temu projekty w firmie już nie „pączkują” w niekontrolowany sposób, a cała organizacja szybciej dostrzega efekty swoich wysiłków.
Wiele badań poświęconych skuteczności zarządzania organizacją jednoznacznie dowiodło, że lepsze wyniki osiąga się robiąc w danej chwili mniej projektów, ale lepiej się nad nimi koncentrując.
Automatyczne przeglądy projektowe oraz bogate możliwości wielowymiarowego raportowania w zakresie sytuacji projektowej firmy
Dostęp kierownictwa firmy do wyczerpującej i bieżącej wiedzy o sytuacji projektowej firmy to klucz do sukcesu. Projekty do których „zaglądamy” raz w miesiącu toczą się bez potrzebnej pozytywnej presji. Ludzie czując, że nie są kontrolowani, też nie pracują najczęściej z największym możliwym zaangażowaniem.
Wdrożenie systemu istotnie zmienia tę sytuację. Automatyczne przeglądy projektowe powodują, że kierownicy projektu precyzyjnie wiedzą, kiedy ich projekty będą przeglądane – na ich dashbordzie projektowym „tyka zegar”, przypominając o zbliżającym się przeglądzie. Kierownik projektu jest w pozytywny sposób dyscyplinowany, aby uaktualnić w systemie dane na swoim projekcie oraz wypełnić zwięzłe executive summary, które posłuży kierownictwu firmy do szybkiego zorientowania się jak przebiega projekt. Jeśli executive summary to za mało, można w systemie stworzyć i zapisać na stałe dowolną ilość przekrojowych i detalicznych raportów.
Te rozwiązania powodują, że komunikacja w firmie zaczyna przebiegać sprawniej, co wpływa na szybsze reagowanie i szybsze podejmowanie potrzebnych decyzji.
Harmonogram sercem i „centrum dowodzenia” całego systemu
Zarząd firmy oczekując od zespołów projektowych wysokiej efektywności powinien zapewnić im efektywne środowisko pracy. System nie powinien być obciążeniem i nie może też generować nadmiernej biurokracji. Powinien natomiast ułatwiać pracę, powodować że wszystko jest dobrze zaplanowane i idzie sprawnie.
Sercem systemu FlexiProject jest jego harmonogram. W odróżnieniu od innych tego typu systemów chcieliśmy zapewnić, aby w intuicyjny i szybki sposób można było się dostać w każdym miejsce systemu, które wymaga zaangażowania użytkownika. System graficznych ikon widocznych na harmonogramie działa jak system świateł ostrzegawczych. Natychmiast kieruje uwagę użytkownika na miejsca z opóźnioną datą zadania, na zadania w których występują ryzyka, czy też na zadania gdzie przekraczany jest założony budżet. Dodatkowo odpowiednia ikona pokazuje kierownikowi projektu, że właściciel zadania ma jakieś zagadnienie, które chce mu zakomunikować lub gdzie oczekuje pomocy. Z poziomu zadania wygodnie możemy stworzyć nowy produkt, ryzyko, pozycję budżetową co powoduje, że praca przebiega przyjemnie i sprawnie.
Wszystko jest spójne i w czytelny i logiczny sposób ze sobą powiązane.
Komplet narzędzi dla zespołów projektowych, aby zrealizować każdy projekt bez potrzeby sięgania po inne narzędzia
FlexiProject zapewnia komplet narzędzi dla zespołów projektowych, aby zrealizować każdy projekt w organizacji. W systemie można stworzyć plan projektu (składający się z systemowej karty projektu, harmonogramu, budżetu, ryzyk, zasobów i produktów), a następnie skutecznie kontrolować jego realizację. Dodatkowo system zawiera moduł wewnętrznej komunikacji co sprawia, że nie trzeba sięgać do maili, a wszystko jest uporządkowane i dostępne w jednym miejscu.
Przyjazny dashboard użytkownika składający się z widgetów, który użytkownik sam może zaprojektować i dostosować do własnych potrzeb, to jego pulpit zarządzania. Wchodząc rano na swój dashboard użytkownik natychmiast widzi z jakimi zadaniami zwleka, co ma zrobić dzisiaj, a co w najbliższej przyszłości. Natychmiastowe przejście z poziomu dashboard’u do zadania, nad którym użytkownik chce w danej chwili pracować, to duża wygoda i intuicyjność wpływające na chęć korzystania z systemu.
Użytkownicy mają wrażenie że system ich wspiera w codziennej pracy, a nie nakłada niepotrzebne dodatkowe obowiązki.
Możliwość budowania standardów dla projektów o powtarzalnym charakterze
Część dużych organizacji realizuje szereg bardzo do siebie podobnych projektów (podobnych w sensie procesu i struktury zadań jakie są wymagane dla realizacji projektu) takich jak np. rozwój nowych produktów, czy też projekty inwestycyjne albo marketingowe. Dla takich projektów system pozwala stworzyć szablony, które znacznie przyspieszą uruchamianie i planowanie każdego tego typu projektu.
Nieocenioną korzyścią związaną z budową szablonów projektowych jest możliwość tworzenia i wdrażania standardów oraz najlepszych praktyk w organizacji, a także budowania bazy wiedzy.
Czytelne określenie odpowiedzialności za realizację zadań
FlexiProject wzmacnia czytelność w określaniu odpowiedzialności w realizacji projektów. W systemie dla różnego typu projektów można zaprojektować odpowiednie ścieżki akceptacji. Jeśli projekt wymaga podjęcia konkretnej decyzji wówczas system natychmiast powiadamia o tym odpowiednie osoby. Dodatkowo w systemie możemy przypisać odpowiedzialność za realizację zadań, produktów albo ryzyk. W ten sposób każdy wie co ma robić. Po przypisaniu odpowiedzialności system już sam pilnuje, aby wszystko działo się zgodnie z planem a w przypadku odchyleń natychmiast o tym informuje właściwe osoby.
Nieocenione wsparcie dla Biura Zarządzania Projektami (PMO)
W większości dużych organizacji istnieją Biura Zarządzania Projektami, przed którymi zarządy tych firm stawiają wysokie oczekiwania. To właśnie PMO ma wdrażać standardy w organizacji, wspierać kierowników projektów w zarządzaniu projektami oraz dostarczać kierownictwu firmy informacje o tym jak idą projekty.
FlexiProject we wszystkich tych zadaniach wspiera PMO w lepszej skuteczności działania. Dokumenty systemowe takie jak karta projektu, karta zamknięcia projektu, czy też wniosek o zmianę oraz możliwość budowania szablonów projektów pozwalają wdrażać standardy zarządzania projektami w organizacji. Zautomatyzowane przeglądy projektowe oraz bogate możliwości raportowania pozwalają przygotowywać dobrą informację dla kierownictwa firmy o sytuacji projektowej. Pracownicy PMO nie spędzają już tak dużo czasu na przygotowywaniu raportów w Excelu, czy też prezentacji w Powerpoint. W tym czasie mogą skoncentrować się na analizie tego, co się w organizacji w zakresie projektów dzieje i aktywnie pomagać lepiej realizować projekty
Mam nadzieję, że przedstawione powyżej zalety systemu istotnie pomogą każdej dużej organizacji wzmocnić kulturę zarządzania projektami oraz lepiej i szybciej realizować cele biznesowe. W przypadku pytań lub chęci przetestowania FlexiProject zachęcam do kontaktu.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
