Jak kontrolować projekty w firmie

Współczesny biznes kształtuje się w dynamicznym tempie, a firmy, które chcą nadążać za zmianami, bądź wręcz je kreować również muszą poddawać się transformacji. Zmiany w firmach zachodzą na wielu płaszczyznach. Praktycznie każda firma albo projektuje i wdraża na rynek nowe produkty albo modyfikuje obecne i dostosowuje je do wymagań klientów. Firmy optymalizują procesy wewnętrzne, dostosują się do zmian regulacyjnych, wchodzą na nowe rynki i inwestują w swój potencjał produkcyjny. Jak podczas szybkiego tempa oraz dużej ilości różnego rodzaju czynników, panować nad realizacja kluczowych projektów? Poniżej opiszę najważniejsze aspekty.

Aspekty składające się na efektywną kontrolę realizacji projektów

Wszystko to co wymienione powyżej, w zdecydowanej większości wdrażane jest w organizacjach poprzez realizację projektów. Warto dodać, że te przedsięwzięcia ze strategicznego punktu widzenia są dla firm bardzo ważne, angażują one wiele unikalnych zasobów i kosztują wymierne pieniądze. Dlatego dobra kontrola nad realizowanymi w firmie projektami jest bardzo ważna. Kontrola projektów w firmie składa się z szeregu aspektów, z których najważniejsze zostały opisane poniżej:

1. Podejmuj przemyślane decyzje w momencie uruchamiania nowych projektów do realizacji

Powszechną praktyką jest, aby podstawą do podjęcia decyzji o uruchomieniu nowego projektu był opracowany jego business case oraz stworzona karta projektu. Oczywiście zarówno business case jak i kartę projektu opracowuje zespół projektowy, ale są one zatwierdzane przez osobę z kierownictwa firmy. Kontrola w tym wypadku polega na upewnieniu się, że zdefiniowany w karcie projektu problem jest prawidłowy i sensowne wydaje się podejście do jego rozwiązania. Jeśli na tym etapie podejmiemy złe decyzje to będą one miały wpływ na całą realizację projektu. Jeśli zatwierdzimy nieprawidłowy business case to osiągnięty potem przez projekt rezultat może z biznesowego punktu widzenia być niezadawalający.

2. Zadbaj o to, aby każdy projekt miał stworzony plan zanim przystąpi się do jego realizacji

Nie namawiając do firmowej biurokracji, z doświadczenia wiem, że bez planu trudno jest kontrolować postępy projektu. Każdy projekt powinien mieć plan. Projekty bardziej kompleksowe powinny mieć plany bardziej rozbudowane a mniejsze projekty powinny mieć odpowiednio prostsze plany. Poniższa ilustracja pokazuje, jak czytelnie widać odchylenia bieżącej realizacji od przyjętego planu (plan oznaczony jest cienką czarną linią pod każdym zadaniem).

3. Czytelnie określ odpowiedzialność za realizację projektu

Tak jak pokazuje powyższa ilustracja każde zadanie widoczne na wykresie Gantta ma swojego właściciela. Jest to ważne ponieważ to właściciele zadań (a czasami kierownik projektu) powinni kontrolować stratus realizacji swojego zadania i odpowiednio go raportować.

4. Systematycznie organizuj przeglądy projektowe

Zarząd bądź kierownictwo firmy powinni interesować się na bieżąco statusem realizacji projektów w firmie. Powszechnie stosowaną i skuteczną metodą jest cykliczne organizowanie przeglądów projektów. Warto, aby kierownik projektu miał swoje okno czasowe w którym będzie mógł osobiście zaraportować jak postępuje jego projekt. Taka bezpośrednia kontrola ma wiele zalet. Należy też wymagać, aby przed przeglądem kierownik projektu zaktualizował wszystkie dane na swoim projekcie. Poniższa ilustracja pokazuje zbiorczy ekran z modułu „automatyczne przeglądy projektowe” gdzie kierownictwo firmy może wygodnie zapoznać się ze statusami realizowanych projektów.

5. Dostarczaj raporty potrzebne interesariuszom do zrozumienia sytuacji projektowej i podejmowania dobrych decyzji

Zdefiniuj raporty których oczekują interesariusze i zapewnij, że regularnie będą je otrzymywać. Takie raporty pozwalają na kontrole równych, detalicznych aspektów projektowych.

6. Skorzystaj z kompetencji PMO

W firmach, które jednocześnie realizują wiele projektów warto oprzeć się na kompetencjach Biura Zarządzania Projektami. Dobrze zorganizowane biuro „trzyma rękę na pulsie” i rozumie co się dzieje. Z praktyki wiem, że często zarząd zanim otrzyma raport ze statusem od kierownika projektu to chce, aby znalazła się tam też opinia PMO.

7. Kontroluj zmiany w planach projektów

Plan projektu jest po to, aby go zrealizować. Jest on wynikiem ustaleń między zespołem projektowym, a interesariuszami projektu. W przypadku zmiany okoliczności, także plan projektu musi zostać zmodyfikowany, wtedy  takie zmiany powinny uzyskać akceptację upoważnionych osób. Nie może każdy zmieniać planu projektu w sposób nie kontrolowany, ponieważ prowadzi to do sytuacji, kiedy projekty zaczynają się w firmie toczyć w nieskończoność.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.