7 sprawdzonych narzędzi do zwinnego zarządzania projektami dla średnich firm

W dzisiejszym tempie zmian i konkurencji na rynku, zwinnym zarządzaniem projektami przywiązuje się coraz większą wagę. Organizacje pragną efektywnie reagować na zmiany, dostarczać wartość klientom i utrzymywać przewagę konkurencyjną. Jednak bez odpowiednich narzędzi, to zadanie może okazać się skomplikowane i wymagające. W tym artykule zaprezentujemy 7 sprawdzonych narzędzi do zwinnego zarządzania projektami dla średnich firm, które pomogą Ci osiągnąć sukces w tej dziedzinie. Przyjrzymy się tym narzędziom, ich kluczowym cechom i zaletom, dzięki czemu będziesz mógł podjąć decyzję i wybrać program, który najlepiej dopasuje się do Twoich potrzeb.

1. FlexiProject

FlexiProject to intuicyjny, a jednocześnie elastyczny program do zarządzania projektami, który świetnie sprawdzi się w każdej branży. To firma, która go wdraża decyduje z jakich modułów systemu chce korzystać obecnie a jakie chce uruchomić w przyszłości – w ten sposób po wejściu na bardziej zaawansowany poziom zarządzania projektami system ciągle będzie spełniał wszystkie wymagania. Program do zarządzania projektami FlexiProject spełnia wymagania zarówno kierowników projektów, pracowników PMO jak też zarządu firmy. Jest to kompleksowe rozwiązanie dla firm średnich oraz dużych, które chcą istotnie zwiększyć skuteczność osiągania celów przez projekty. Unikalne funkcjonalności, które oferuje FlexiProject to automatyczne przeglądy projektowe, zarządzanie wiedzą, wkomponowana karta projektu oraz dokument zarządzania zmianą czy też zestawy ikon ostrzegawczych zawracających natychmiast uwagę na kluczowe zagrożenia i odchylenia od planu projektu. System oferuje pełen zestaw narzędzi, aby zarządzać zarówno dużymi i mniejszymi projektami.

2. ClickUp

ClickUp to program dostępny w formie webowej, desktopowej, a także jako aplikacja mobilna. Posiada funkcjonalności wspomagające zarządzanie projektami. Dzięki możliwości korzystania z podziału na sprinty doskonale sprawdzi się w projektach IT. System umożliwia tworzenie przestrzeni, które są od siebie niezależne i można je dowolnie konfigurować. W przestrzeniach można tworzyć sprinty, a w nich listy zadań. Poza standardowym widokiem harmonogram prac dostępny jest w formie tablicy kanban, w kalendarzu użytkownika, na wykresie Gantta oraz osi czasu. Użytkownik ma możliwość ewidencjonowania czasu poświęconego na zadanie ręcznie lub dzięki automatycznemu licznikowi na elemencie harmonogramu.

3. Monday

Monday to wszechstronna platforma, oferująca funkcje ułatwiające zarządzanie projektami i zadaniami. Pozwala zoptymalizować układanie harmonogramów i planowanie przepływu pracy. Interfejs użytkownika jest przyjemny i kolorowy, a program jest intuicyjny i prosty w obsłudze. Dzięki temu czas potrzebny na wdrożenie użytkownika jest krótszy niż w podobnych programach, a próg wejścia niski, niezależnie od branży. Monday umożliwia integrację z innymi narzędziami, m.in. Jira, Trello, Mailchimp, Slack, Dropbox, Gmail, Google Drive, Google Calendar. Do rozwiązań, które ułatwiają pracę są np. dodawanie list zadań i projektów, przydzielanie odpowiedzialnych za zadania użytkowników, powiadomienia e-mail i SMS, dodawanie komentarzy, wizualizacja danych oraz przenoszenie plików metodą drag&drop. System umożliwia zarządzanie projektem z poziomu jednej tablicy. Komunikacja odbywa się w jednym miejscu. Pracę nad projektami usprawnia także kontrolowanie postępów i obserwowanie wyników na osi czasu.

4. MS Project

MS Project to oprogramowanie wspomagające zarządzanie projektami, zasobami, czasem i finansami projektu. Jest to bardzo popularny, specjalistyczny system oferujący gamę rozwiązań i funkcjonalności wspomagających pracę zespołu projektowego i proces zarządzania projektem. Oferowane przez aplikację narzędzia są przydatne podczas planowania działań, definiowania zadań, budowy harmonogramów, nadzorowania procesu realizacji projektu i raportowania.System dostępy jest w trzech planach. Podstawowym, który oferuje najpotrzebniejsze funkcjonalności oraz dwóch wyższych rozszerzających jego funkcje. Rozszerzone plany umożliwiają korzystanie z programu nie tylko w wersji webowej, ale również desktopowej.

5. Jira

Jira jest jednym z popularnych narzędzi, wspierających pracę zespołów Agile. Jedną z cech narzędzia jest możliwość skalowalności- w pierwszej fazie wdrożenia możemy wybrać wersję darmową, dostępną dla maksymalnie 10 członków zespołu, a z czasem przejść na bardziej rozwinięty poziom. Kolejną funkcjonalnością jest możliwość integracji z innymi aplikacjami, wspomagającymi poszczególne funkcje jak np.: BigGantt czy ProScheduler. Jira Software oferuje zespołom projektowym także gotowe tablice Scrum i Kanban. Funkcje śledzenia czasu oraz raporty wydajności w czasie rzeczywistym (wykresy burn-up/burn-down, raporty na temat sprintów, wykresy prędkości) umożliwiają zespołom ścisłe monitorowanie produktywności w czasie.

6. Productboard

Narzędzie dostosowane między innymi do pracy zespołów IT. Umożliwia skupienie uwagi na potrzebach interesariuszy dzięki zbieranym za pomocą integracji z Gong, MS Teams i Slack opiniom. Program łączy informacje z istniejącymi oraz planowanymi funkcjami produktu. Następnie na ekranie Platform Productboard można zobaczyć dane dotyczące klientów i ich potrzeb. Pomaga to płynnie wprowadzać priorytetyzację dostarczenia funkcji. Roadmapy produktów oparte o zwinne metodyki zarządzania i plany wydań, pozwalają na grupowanie funkcji według wydania, sprintu, horyzontów czasowych oraz segmentów określających czas wykonania, Now/Next/Later. Można również śledzić zależności funkcji. Roadmapy ukierunkowane na pracę opartą o osiąganie kamieni milowych, widoczne są na osi czasu. Roadmapy odzwierciedlają potrzeby klientów, umożliwiają łatwy dostęp do opinii klientów na temat wybranej funkcji produktu.

7. Smartsheet

Smartseet to system oferujący szereg automatyzacji. Powala automatyzować powtarzalne procesy w organizacji poprzez dostarczanie predefiniowanych szablonów dla różnego typu projektów, jak również generuje automatyczne alerty. Program oferuje możliwość tworzenia Work Breakdown Structure, wykres Gantta oraz tablice kanbanowe. W określonym stopniu wspiera zwinne podejście do zarządzania projektami. Czytelne dashobardy pozwalają w dobry sposób rozumieć sytuację na poszczególnych projektach oraz na portfelach projektowych. System oferuje możliwość integracji z różnymi zewnętrznymi aplikacjami. Pozwala zachować odpowiedni balans pomiędzy odgórnym i oddolnym zarządzaniem portfelami projektów. W systemie można zarządzać priorytetami z punktu widzenia zarządzania pojedynczymi zadaniami członków zespołów projektowych jak tez z punktu widzenia realizacji celów strategicznych organizacji

Znajdź odpowiednie narzędzie dla swojej firmy i zarządzaj projektami skutecznie

W naszym artykule omówiliśmy 7 sprawdzonych narzędzi do zwinnego zarządzania projektami dla średnich firm. Pamiętajmy, że wybór narzędzi powinien być zawsze dopasowany do indywidualnych potrzeb i charakterystyki projektów w danej organizacji. Nie ma jednego uniwersalnego rozwiązania, które spełni oczekiwania każdej firmy. Dlatego warto dokładnie zrozumieć, jakie cele chcemy osiągnąć i jakie wyzwania stoją przed naszą ekipą projektową. Korzystając z omówionych narzędzi oraz dostosowując je do swoich potrzeb, możemy wypracować własne, efektywne strategie zarządzania projektami. To klucz do osiągnięcia lepszych wyników, zwiększenia konkurencyjności oraz satysfakcji zarówno klientów, jak i zespołu projektowego.