Najważniejsze funkcje systemu do zarządzania projektami

Wszelkie zadania w organizacji można dziś wykonywać przy wsparciu odpowiednich narzędzi informatycznych. Planowanie, przydzielanie zadań, monitorowanie postępów to kluczowe etapy wielu złożonych procesów, w tym realizacji projektów w firmie.

Dziś warto wykorzystać systemy informatyczne, które znacznie ułatwią pracę kierowników projektu i ich współpracowników. Powinny być one wyposażone w szereg narzędzi, które ułatwią pracę na poszczególnych etapach realizacji projektu. Na które funkcje warto zwrócić uwagę, zanim zdecydujesz się na wybór konkretnego programu do zarządzania projektami?

Najważniejsze funkcje systemu do zarządzania projektami - blog o zarządzaniu projektami

Tworzenie harmonogramu

Na efektywność prac zespołu wpływa odpowiednie rozplanowanie poszczególnych zadań. Dlatego każdy program do zarządzania projektami powinien posiadać funkcję tworzenia harmonogramu, czyli przygotowania listy zadań, określenia czasu ich realizacji i wskazania daty ich ostatecznego ukończenia. Warto, by program pozwalał nam określić budżet projektu i zasoby umożliwiające wykonanie poszczególnych zadań.

Aby ułatwić kierownikowi projektu monitorowanie postępu prac, system powinien posiadać możliwość przedstawienia harmonogramu w postaci graficznej (wykres Gantta, diagramy CPM lub PERT). Dla wielu administrujących projektem istotna może być możliwość określenia zależności pomiędzy zadaniami.

Zarządzanie zasobami

Umożliwia przydzielenie zasobów do projektu lub do poszczególnych czynności związanych z jego konkretnymi etapami. Jeżeli program pomaga nam nadzorować pracę nad wieloma projektami, powinien posiadać dodatkowe funkcje pozwalające nam na sprawne zarządzanie zasobami potrzebnymi do ich realizacji (np. na ich realokację, rezerwację czy optymalizację).

Zarządzanie ryzykiem

Bardzo ważna funkcja zarządzania, która daje liderowi projektu okazję do definiowania skali ryzyka, oceniania i reagowania na powstające problemy. Odpowiednie funkcje programów i możliwość wcześniejszego zdefiniowania pewnych obszarów projektu jako ryzykowne przypomną kierownikom projektów o występujących ryzykach i umożliwią im szybką reakcję.

Zarządzanie portfelem projektów

Dzięki tej funkcjonalności możliwa jest identyfikacja, selekcja i zarządzanie zbiorem projektów. Funkcja ułatwia analizę posiadanych zasobów oraz nadawanie priorytetów poszczególnym projektom. System może wspierać zarząd organizacji i kierowników projektów – pozwala ocenić opłacalność poszczególnych inicjatyw, co ułatwia podjęcie decyzji, które działania warto podjąć w pierwszej kolejności, by korzyści dla firmy były jak największe.

Raporty, monitoring

To funkcje niezbędne dla nadzorowania projektów. Powinny umożliwiać nadzór nad realizacją poszczególnych zadań, np. poprzez przypisanie im odpowiedniego statusu. Możemy uzyskać informację o przekroczeniu harmonogramu, przekroczeniu przyjętego budżetu czy pojawiających się ryzykach. W zaawansowanych programach możliwe jest pozyskanie danych zagregowanych dla wielu projektów z portfela organizacji. Warto również sprawdzić, czy dany system wyposażony jest w funkcje umożliwiające zbieranie danych statystycznych i przedstawianie ich w formie raportu. Dzięki temu łatwiej będzie zidentyfikować typowe problemy, które pojawiają się przy realizacji poszczególnych projektów. Pozwoli to zaplanować działania zmierzające do ich wyeliminowania w przyszłości.

Praca zespołowa

Jednym z głównych celów wdrożenia narzędzi do zarządzania projektami powinno być ułatwienie komunikacji pomiędzy pracownikami i umożliwienie im równoległej pracy nad tym samym zadaniem. Jest to szczególnie istotne w przypadku, gdy zespół jest rozproszony i pracownicy wykonują swoje zadania zdalnie. Nowoczesne systemy umożliwiają ponadto dostęp i pracę nad dokumentacją w projekcie wszystkim zaangażowanym w jego realizację.

Zarządzanie dokumentacją

Funkcja, która pozwala na gromadzenie wszystkich niezbędnych dokumentów i pozwala na ich automatyczne wersjonowanie. Przy wyborze oprogramowania warto sprawdzić, czy program umożliwia pracę na jednym dokumencie przez wielu użytkowników w tym samym czasie.

Workflow

Jeśli metody pracy zarządzania projektami są podzielone na etapy, a w projekcie wyznaczono kluczowe punkty, w którym kierownicy będą musieli podjąć konkretne decyzje wpływające na dalszą pracę nad projektem, funkcja workflow pełni szczególną rolę. Pozwala zautomatyzować procesy i zapewnia szybki przepływ informacji pomiędzy pracownikami.

Najlepiej dopasowany program dla PMO

Wybór odpowiedniego oprogramowania do zarządzania portfelem projektów może przyczynić się do optymalizacji procesów i zwiększenia wydajności pracy. Powinniśmy kierować się specyfiką przeprowadzanych w organizacji projektów oraz potrzebami pracowników zaangażowanych w ich realizację. Omówione funkcje programów mogą stanowić wskazówkę, która ułatwi podjęcie decyzji co do wyboru konkretnego systemu do zarzązania projektami.


Włodzimierz Makowski - FlexiSolutions

Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.