6 nowych zasad zarządzania projektami, które warto poznać.

Hybrydowe zasady organizacji pracy w zasadzie wpisały się na stałe w firmach po pandemii COV19. Duża liczba organizacji umożliwiła pracownikom wykonywanie pracy w odpowiedniej proporcji z w formule zdalnej i stacjonarnej. Pracownicy cenią sobie takie rozwiązanie. Można powiedzieć, że w niektórych przypadkach, jeśli firmy nie wprowadziły takiego podejścia, to będą miały problem z pozyskaniem i utrzymaniem tzw. talentów w pracy. Hybrydowa metoda pracy ma także istotny wpływ na zarządzanie projektami. Bezsprzecznie kierownik projektu musi nauczyć się zarządzania rozproszonym zespołem. Aby utrzymać przewagę konkurencyjną w dynamicznym i zmiennym środowisku biznesowym, niezbędne jest dostosowywanie się do zmieniającej się rzeczywistości oraz ciągłe udoskonalanie procesów zarządzania projektami. W tym kontekście, warto poznać 6 nowych zasad zarządzania projektami. Oprócz wprowadzenia ich w życie organizacji konieczny staje się dobry program do zarządzania projektami i portfelami projektów.

1. „Jedno źródło prawdy” jest niezbędne dla skutecznego zarządzania projektami i w szybkim podejmowaniu decyzji

Przed pandemią COVID 19 pracownicy zazwyczaj wykonywali swoją pracę w biurze, a i tak tzw. „silosowość” miała miejsce. Owa silosowość wymagała zaprojektowania odpowiednich zasad komunikacji, organizacji spotkań i narzędzi, aby sprawnie działać i podejmować decyzje realizując projekty. W wielu organizacjach funkcjonowały zaprojektowane samodzielnie i jednocześnie rozproszone narzędzia do zarządzania projektami. Już wtedy problemem wielu organizacji był brak tzw. jednego źródła prawdy o realizowanych projektach. Im większa organizacja i im więcej w tym samym czasie realizuje projektów, tym potrzeba bieżącej informacji i możliwość holistycznego spojrzenia na sytuację projektową firmy była kluczowym zagadnieniem. Ta potrzeba jeszcze bardziej wzmocniła się po okresie pandemii i umożliwienia pracownikom pracy zdalnej. Zdalna praca nie może negatywnie wpływać na efektywność i jakość podejmowanych decyzji. Kluczowy staje się skuteczny program do zarządzania projektami i portfelami projektów. Tego w zasadzie nie da się osiągnąć – albo bardzo trudno to osiągnąć – korzystając z rozproszonych narzędzi do zarządzania projektami wykonanymi na bazie aplikacji Ms Office.

2. Hybrydowa praca wymusza potrzebę bieżącej wymiany i aktualizacji informacji w ramach realizacji projektów

Formuła pracy hybrydowej wzmacnia potrzebę szybkiej i sprawnej wymiany informacji w zespole projektowym. Dla przykładu, jeżeli jeden z członków zespołu projektowego zmieni określone elementy na harmonogramie projektu, to natychmiast powinni o tym wiedzieć pozostali członkowie zespołu. Harmonogram projektu powinien być cały czas aktualny. Tak jak na poniższej ilustracji po prawej stronie ekranu poprzez ikony ostrzegawcze uwaga jest od razu skupiana na istotnych bądź też zagrożonych elementach.

Tylko wtedy unikniemy potencjalnego podwójnego wykonywania tej samej pracy oraz sama praca będzie miała tzw. flow. Nawet przed pandemią a jeszcze bardziej teraz w formule pracy zdalnej przekazywanie większości informacji mailowo było dość nieefektywne w zarządzaniu projektami. Obecnie dobre programy do zarządzania projektami mają wbudowane wewnętrzne komunikatory i są one dużo skuteczniejsze dla sprawnej wymiany informacji niż maile. Bez wątpienia olbrzymie znaczenie ma też sprawna wymiana informacji pomiędzy zespołem projektowym, Biurem Zarządzania Projektami oraz kierownictwem firmy. Jeśli ważne informacje przesyłane są z opóźnieniem albo są niekompletne i nieprecyzyjne, to będzie na tym cierpiała jakość podejmowanych decyzji. W tym kontekście coraz bardziej sprawdzają się tzw. rozwiązania „chmurowe” gdzie z każdego miejsca z dostępem do Internetu mamy bieżący dostęp do realizowanego projektu.

3. Kluczowe staje się efektywne zarządzanie zasobami projektowymi

Firmy muszą umieć efektywnie zorganizować hybrydowy model pracy. W tym kontekście istotne jest skuteczne zarządzanie zasobami projektowymi. Bez wątpienia Biuro Zarządzania Projektami musi mieć właściwe mechanizmy, aby precyzyjnie alokować zasoby do projektów. Nie można sobie pozwolić na sytuację, że niektórzy członkowie zespołów projektowych są zbyt mocno a niektórzy niewystarczająco obciążeni pracą projektową. Kierownik Projektu zarządzający zdalnym zespołem projektowym musi mieć możliwość alokowania obciążenia pracą, a potem monitorowania faktycznego wykonania. Zarządzanie zasobami projektowymi ma również kluczowe znaczenie na poziomie strategicznym. Bezsprzecznie kierownictwo firmy musi mieć dobrą informację o tym, ile projektów jest w stanie równolegle realizować. Tutaj warto skupić się przede wszystkim na precyzyjnym zarządzaniu „unikalnymi” zasobami np. programistami.

4. Zapewnienie szybkiego dostarczania efektów przez projekty

Bez wątpienia „świat przyspieszył” i wszystko dzieje się w coraz szybszym tempie. W tym szybkim świecie organizacje uruchamiają z roku na rok coraz więcej projektów. Strategie firm nie są już projektowane na horyzont kilku albo kilkunastu lat – trzy do pięciu lat albo krócej staję się standardem. Sposobem wdrażania strategii są projekty i to one muszą terminowo dostarczać wymagane rezultaty. Dla zarządzania projektami oznacza to tyle, że muszą one być skoncentrowane na dostarczeniu efektu biznesowego i nie mogą być rozciągnięte w czasie. Z jednej strony ta sytuacja wymusza, aby każdy strategiczny projekt miał dobry plan projektu. Z drugiej strony istotne jest wdrożenie mechanizmów dobrego zarządzania projektami na etapie realizacji.

5. Wybór najbardziej atrakcyjnych projektów do realizacji

Koncentracja zasobów projektowych na najważniejszych inicjatywach jest absolutnie konieczna, jeśli firma chce konkurować i wygrywać na rynku. Praktyka pokazuje, że firmy, które w sposób czytelny wiążą swoje cele strategiczne z projektami, są w stanie istotnie ograniczyć liczbę realizowanych projektów. Dlatego dobrym narzędziem wyboru najbardziej atrakcyjnych projektów do realizacji są modele scoringowe oraz grupowanie projektów w portfele projektowe. Analizując grupę projektów w portfelu projektowym, możemy je uszeregować pod kątem ich wzajemnej atrakcyjności i realizować tylko te najlepsze. Poniższa ilustracja pokazuje matrycę atrakcyjności projektów w portfelu projektowym.

6. Wypracowanie skutecznych standardów zarządzania projektami

Nieefektywna jest sytuacja, kiedy każdy projekt realizowany jest według najlepszej wiedzy kierownika projektu i zespołu projektowego. Potrzebne są dobre praktyczne standardy. Jeśli firma prowadzi projekty o powtarzalnym charakterze, to bezsprzecznie warto opracować szablony dla takich projektów. Przyspiesza to ich planowanie oraz zapewnia powtarzalność, a powtarzalność prowadzi do perfekcji. Kolejny aspekt to bazy wiedzy. Każdy projekt powinien firmie dostarczać nową wiedzę, na której bazie jest ona w stanie systematycznie poprawiać zarządzanie projektami. Takie bazy wiedzy muszą być odpowiednio zaprojektowane, aby można było z nich w łatwy sposób wydobywać potrzebne informacje.

Podsumowanie

Wraz ze zmieniającą się dynamiką świata i konkurencji musi się zmieniać zarządzanie projektami. Dlatego firmy, które chcą konkurować i wygrywać na dynamicznych i globalnych rynkach muszą przyspieszyć dostarczanie efektów przez projekty. Nie da się już praktycznie tego zrobić bez dobrego programu do zarządzania projektami i portfelami projektów.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.