Jak skutecznie zarządzać zasobami projektowymi w organizacji?
Obecnie organizacje realizują z roku na rok coraz więcej projektów, a co za tym idzie angażują w te projekty coraz więcej zasobów zarówno ludzkich jak i materialnych. Coraz powszechniejszym zjawiskiem jest także to, że firmy mają bardzo dużo potrzeb oraz pomysłów na realizację projektów, ale w większości z nich ograniczeniem jest dostępność zasobów ludzkich na ich realizację.
Mając świadomość takich ograniczeń zdecydowaliśmy o dodaniu w systemie FlexiProject nowego modułu do zarządzania zasobami projektowymi. Tu od razu warto zaznaczyć, że odpowiednie planowanie zaangażowania zasobów w poszczególne projekty i konkretne zadania to pracochłonny proces. Jeżeli jednak go wykonamy to istnieje duże prawdopodobieństwo, że skuteczność zarządzania zasobami projektowymi w naszej firmie istotnie wzrośnie.
Dlaczego warto planować i zarządzać wykorzystaniem zasobów na projektach
Promując system FlexiProject na rynku, rozmawiamy każdego miesiąca z dziesiątkami różnych organizacji, które poszukują dobrego programu do zarządzania zasobami projektowymi. Najczęściej zgłaszane potrzeby w tym obszarze przez organizacje z różnych branż są następujące:
- Nie zaabsorbujemy więcej projektów do realizacji– coraz większa liczba projektów realizowanych w firmach powoduje, że ludzie w pewnym sensie zaczynają się „bronić” przed zaangażowaniem się w kolejny projekt do realizacji.
- Planowanie projektów w czasie– nie widząc poziomu zaangażowania zasobów trudno ułożyć rozsądną mapę projektów.
- Efektywne wykorzystanie zasobów będących wąskimi gardłami– pracownicy z niektórych działów np. z IT są często wąskimi gardłami w wielu projektach i te zasoby szczególnie trzeba planować.
- Zarządzanie kosztami projektu – w wielu firmach wymagane jest monitorowanie i planowanie wykorzystania zasobów pod kątem wpływu ich kosztów na projekt.
Zarządzanie zasobami projektowymi w programie FlexiProject
Rozumiejąc potrzeby organizacji w zakresie planowania i monitorowania stopnia wykorzystania zasobów FlexiProject zdecydowało o zbudowaniu dedykowanego modułu, który oferuje szereg możliwości.
Na poniższej ilustracji zaprezentowani poziom obciążenia zasobów w konkretnym miesiącu. Bardzo wyraźnie widać te zasoby, którym zaalokowano więcej godzin do pracy na projektach niż wynosi ich poziom dostępności. Ale widać też te zasoby, które mogą zaabsorbować kolejne obowiązki.
W programie FlexiProject w łatwy sposób można zmieniać skalę czasu w jakiej chcemy obserwować obciążenie zasobów w firmie. Poniża ilustracja pokazuje jak planujemy wykorzystywać zasoby projektowe przez najbliższe trzy miesiące. Łatwo też możemy wyświetlić obciążenie zasobów np. na najbliższe sześć miesięcy. Mając do dyspozycji takie informacje firmy mogą w sposób strategiczny planować wykorzystanie zasobów nawet w horyzoncie roku.
Jak obciążeni są pojedynczy pracownicy?
W momencie, kiedy uruchamiamy nowy projekt i chcemy stworzyć zespół projektowy warto wiedzieć, jak każdy z potencjalnych członków zespołu projektowego jest obecnie obciążony obowiązkami wynikającymi z innych projektów. Taka informacja jest łatwo dostępna w systemie FlexiProject i jest też pokazana na poniższej ilustracji:
Tak jak na poziomie globalnym tak też na poziomie każdego pracownika możemy obserwować jego planowane obciążenie w różnym horyzoncie czasowym co pokazano na poniższej ilustracji:
Aby system mógł także pokazywać przeciążenie zasobów – musi oferować możliwość wpisywania dostępności pracowników na pracę projektową, ich zwolnień , urlopów itp.
Jak planować obciążenie zasobów na konkretnym projekcie?
W momencie, kiedy na projekcie chcemy planować zasoby wówczas pojawia nam się kolumna o nazwie pracochłonność. Dodając do projektu nowe zadanie od razu możemy określić szacunkową liczbę godzin jakie chcemy przeznaczyć na realizację tego zadania. Na tym etapie nie musimy jeszcze mówić kto to wykona, ale znamy już szacunek czasochłonności.
Dopiero w momencie, gdy do zadania przypiszemy konkretnych wykonawców oraz powiemy, kiedy zadanie się rozpocznie i skończy wówczas system równomiernie rozłoży określoną już czasochłonność na przypisane osoby. Oczywiście to co system dla ułatwienia pracy zrobi automatycznie kierownik projektów może również skorygować manualnie, co daje bardzo dużą elastyczność w wykorzystaniu zasobów.
Bardzo cenną funkcjonalnością systemu FlexiProject jest możliwość dynamicznej zmiany poziomu obciążenia zasobów w czasie w momencie, kiedy zmienia się czas realizacji projektu i jego poszczególnych zadań.
W praktyce niezwykle często jest tak, że projekty nie toczą się idealnie z planem. Dlatego ważne jest, aby wraz z tymi zmianami system pokazywał aktualne rozłożenie obciążenia zasobów projektowych w czasie. Taką funkcjonalność pokazano na poniższej ilustracji gdzie u góry ekranu widać wykres Gantta projektu a poniżej obciążenie członków zespołu projektowego:
Podsumowanie
Powyższy artykuł pokazuje jak kompleksowe jest zarządzanie zasobami projektowymi i jak trudne takie zarządzanie jest do wykonania w przypadku braku profesjonalnych narzędzi. System FlexiProject umożliwia skuteczne zarządzanie zasobami w firmie. Zarządzanie zasobami projektowymi pomimo swojej pracochłonności oferuje jednak szereg korzyści. Firma może lepiej rozkładać projekty w czasie a przez to wpływać na lepszy komfort pracy swoich pracowników i ich poziom satysfakcji i zaangażowania.
Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.
