Czym jest karta inicjatywy projektu i jak efektywnie zbierać pomysły na projekty w organizacji?

Od dawna wiadomo, że wiele organizacji nie do końca wykorzystuje potencjał swoich pracowników. Chodzi o potencjał kreowania dobrych pomysłów na projekty, które mogą usprawnić szereg rzeczy w organizacji. Ponieważ zarządzanie projektami zaczyna się od wygenerowania dobrego pomysłu na projekt, tak więc warto bliżej przeanalizować taki proces. Sprawdź jak pomocna może okazać się karta inicjatywy oraz jakie sposoby można wykorzystać na pozyskiwanie pomysłów na projekty w organizacji.

Czym jest karta inicjatywy?

W wielu organizacjach można spotkać dokument, który nazywa się Karta Inicjatywy albo podobnie: Karta Pomysłu. Jest to formatka, która w organizacji służy albo do zbierania pomysłów, albo też do doprecyzowania, o co chodzi z danym pomysłem na projekt. Dość często w firmach można spotkać sytuacje, kiedy najczęściej ktoś z kierownictwa firmy „rzuca” nazwę projektu i zespół projektowy od razu przystępujemy do jego realizacji. Pomiędzy wygenerowaniem pomysłu na projekt a rozpoczęciem realizacji projektu warto wykonać jeszcze kilka kroków. Bezsprzecznie warto dany pomysł głębiej przemyśleć i opisać w strukturalny sposób przy pomocy Karty Inicjatywy. Zarządzanie projektami to dyscyplina, gdzie do tej pory zebrano szereg tzw. lessons learned, a one mówią, że zanim przystąpimy do działania, zdecydowanie warto wszystko skrupulatnie przemyśleć i zaplanować. Prosta Karta Pomysłu powinna być łatwo dostępna. Najlepiej, gdy znajduje się w jakimś systemie informatycznym dla pracowników, aby mogli tam wpisywać swoje pomysły na projekty.

Co powinna zawierać karta inicjatywy i kiedy ją stosować?

Karta Inicjatywy to dokument, który w każdej organizacji powinien być zaprojektowany indywidulanie. Oczywiście warto się zainspirować różnymi przykładami kart pomysłów z innych organizacji, ale bezsprzecznie warto dołożyć starań, aby Karta Inicjatywy w konkretnej firmie była dostosowana do jej kultury organizacyjnej. Przykładową Kartę Inicjatywy, która jest integralną częścią programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject pokazano na poniższej ilustracji.

Godne uwagi jest to, że powyższy przykład Karty Pomysłu służy zapewne do opisywania projektów o charakterze sprzedażowym, rozwojowym lub marketingowym, ponieważ w ostatniej sekcji jest pole dotyczące analizy konkurencji. W programie do zarządzania projektami FlexiProject można stworzyć różne szablony Kart Projektu a w tym między innymi: Kart Inicjatyw czy też inaczej Kart Pomysłów. Różne szablony Kart Pomysłów dla różnego typu potencjalnych projektów ma dość duży sens. Zdecydowanie inne aspekty projektu warto rozpatrywać dla projektów sprzedażowych czy też marketingowych a inne dla projektów inwestycyjnych albo badawczo rozwojowych. Proces zbierania i analizy pomysłów można podzielić przynajmniej na trzy etapy. Pierwszy etap to generowanie pomysłów na projekty, drugi etap to doprecyzowanie wstępnie „przesianych” i perspektywicznych pomysłów a trzeci to strukturalny wybór tych najbardziej atrakcyjnych dla organizacji.

Korzyści z zastosowania karty inicjatywy

Jak wspomniano powyżej, proces od pomysłu do zatwierdzenia projektu do realizacji można podzielić przynajmniej na trzy etapy. W etapie drugim występuje Karta Inicjatywy. Zarządzanie projektami zakłada, że pomysł powinien być dobrze opisany i przemyślany po to, aby obiektywnie podjąć decyzję o rozpoczęciu projektu. Niewątpliwie właśnie do tego opisania służy Karta Inicjatywy. Osoby zgłaszające projekt do realizacji opisując go w Karcie Inicjatywy, są zmuszone do wielowymiarowego przemyślenia szeregu aspektów. Te aspekty to między innymi kompleksowość projektu, korzyści, jakie przyniesie organizacji, potencjalne ryzyka itp. To wszystko sprawia, że pomysł na projekt staje się coraz bardziej „wykrystalizowany”. Jeśli możliwie wszystkie wstępnie zaakceptowane pomysły na projekty zostaną opisane poprzez Kartę Inicjatywy, to można będzie je uszeregować pod kątem ich wzajemnej atrakcyjności. A to z kolei sprawi, że osoby podejmujące decyzje o uruchamianiu projektów do realizacji będą mogły je podjąć z dużo większym komfortem.

Pomysły na projekt – jak je zbierać w organizacji?

Istotne jest opracowanie dobrego procesu, który będzie pozwalał systematycznie zbierać pomysły na projekty w organizacji. W przeszłości w wielu organizacjach stosowane były skrzynki pomysłów. Były to fizyczne skrzynki, do których pracownik mógł wrzucić swój pomysł na projekt. W regularnych odstępach czasu pomysły z tych skrzynek były wyjmowane i analizowane. Niewątpliwie obecnie, korzystając z wysokiej dostępności różnego typu programów informatycznych, taki proces można i zdecydowanie warto zautomatyzować. Pomysły na projekt nie muszą już być wrzucane do skrzynek. W łatwy sposób można udostępnić system, w którym będzie istniała prosta formatka do opisu pomysłu na projekt. Niewątpliwie jest kilka zalet wykorzystania dla tego procesu oprogramowania informatycznego. Po pierwsze od razu można stworzyć różne kategorie pomysłów, po drugie pomysły mogą być wstępnie oceniane przez wielu pracowników w organizacji i po trzecie, można tworzyć dedykowane kampanie na pomysły dotyczące konkretnego zagadnienia.

Jak oceniać pomysły na projekt?

Dość rozpowszechnioną metodą oceny pomysłów na projekty jest metoda scoringowa. W praktyce oznacza to, że organizacja musi opracować zestaw kryteriów, którym zostaną nadane odpowiednie wagi i które posłużą do oceny każdego pomysłu na potencjalny projekt. Z pewnością taki proces wymaga odpowiedniego przygotowania ale potem zapewnia duży komfort przy podejmowaniu decyzji. Na poniższej ilustracji, na matrycy pokazano wzajemną atrakcyjność pomysłów / projektów względem siebie w portfelu projektów New Product Development.

Przedstawiona macierz ma dwa wymiary. Oś pozioma oznacza Korzyści jakie projekt przyniesie do organizacji a oś pionowa oznacza jego Kompleksowość. Z kolei na ilustracji poniżej przedstawiono potencjalne, szczegółowe pytania, które dotyczą osi Korzyści.

Podsumowanie

Podsumowując, zdecydowanie warto wykorzystywać potencjał pracowników, którzy na każdym poziomie organizacji są w stanie generować dobre pomysły na projekt. Karta Inicjatywy jest bardzo pomocna, ponieważ pozwala opisać w strukturalny sposób pomysł na projekt. Konkludując, warto zaprojektować i wdrożyć w organizacji proces zbierania pomysłów na projekty.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.