Karta zamknięcia projektu – czym jest i jakie przynosi korzyści?

Karta zamknięcia projektu jest często zaniedbywana i nie zawsze jest wypełniana. Jest to błąd. Dobrze wypełniona karta zamknięcia projektu jest sposobem na kumulowanie wiedzy w organizacji i pozwala systematycznie doskonalić zarządzanie projektami.

Karta zamknięcia projektu – czym jest?

Karta zamknięcia projektu najkrócej mówiąc, zawiera wnioski podsumowujące właśnie zrealizowany projekt. Praktycznie każdy zrealizowany projekt jest inny. W trakcie jego realizacji zespół projektowy musiał rozwiązać specyficzne zagadnienia i problemy, napotkał unikalne ryzyka, współpracował z nowymi dostawcami itp. Sam zespół projektowy mógł się składać z osób, które po raz pierwszy ze sobą pracowały i musiały „dotrzeć się” w ramach tej współpracy. Specyficzny charakter mogła mieć współpraca ze Sponsorem Projektu czy też Komitetem Sterującym. Realizując projekt, zespół mógł wpaść na genialne rozwiązania, które warto przedstawić jako best practice całej organizacji. Te wszystkie wnioski z pewnością powinny się znaleźć w karcie zamknięcia projektu.

Karta zamknięcia projektu to dokument, którego wypełnienie powinno być wymagane przy zamknięciu każdego projektu. Jest to dokument, który powinien być wypełniony przez zespół projektowy w momencie zakończenia projektu. Kolejnym krokiem może być jej przedyskutowanie ze Sponsorem projektu i oficjalne zatwierdzenie.

Dobry system do zarządzania projektami powinien zawierać kartę zamknięcia projektu.

Karta zamknięcia projektu – co powinna zawierać?

Zarządzanie projektami to dziedzina, która w każdej organizacji powinna być systematycznie udoskonalana. Bez wątpienia służy temu systematycznie wypełniana karta zamknięcia projektu. Sam format i zawartość karty zamknięcia projektu w różnych organizacjach mogą być różne. Jednak jest kilka elementów, które jako najlepsze praktyki w każdej karcie zamknięcia projektu powinny się znaleźć:

• Lessons learned – czyli główne wnioski ze zrealizowanego projektu. Mogą one dotyczyć różnych elementów. To zespół projektowy powinien zdecydować jakie aspekty ze zrealizowanego projektu warto podsumować. Celem lessons learned jest budowanie bazy pozwalającej uczyć się organizacji i lepiej wykonywać kolejne projekty.
• Wnioski poprojektowe
• Rekomendacje dla przyszłych projektów
• Krytyczne ryzyka, które zostały zidentyfikowane i sposób ich rozwiązania
• Stopień w jakim zostały zrealizowane cele projektu
• Przyczyna zamknięcia projektu
• Zadania poprojektowe
• Liczba dni i % przekroczenia harmonogramu
• Wartość i % przekroczenia budżetu projektu.

Korzyści z uzupełniania karty zamknięcia projektu

Zamknięcie projektu powinno być formalnym elementem zakończenia każdego projektu. Zarządzanie projektami praktycznie w każdej dostępnej metodyce zakłada, że formalne zamknięcie projektu jest bardzo ważne i przynosi wymierne korzyści. Mianowicie, jeśli projekt zakończy się tylko odbiorem jego efektów, to dużo wartościowej wiedzy wynikającej z już zrealizowanego projektu może nigdy być w organizacji nie wykorzystana. Pamięć ludzka jest ulotna i dlatego organizacje, aby doskonalić zarządzanie projektami budują własne bazy wiedzy. Bez wątpienia wartościowe jest zapoznanie się z wiedzą organizacji przy rozpoczynaniu każdego nowego projektu. Rozpoczynając planowanie nowego projektu, zespół powinien przeczytać i przedyskutować lessons learned z wcześniejszych projektów i nie powielać wcześniej popełnionych błędów. Dostępność takich lessons learned jest możliwa tylko wówczas, kiedy po każdym projekcie jest uzupełniana karta zamknięcia projektu. Bez wątpienia dużą wartością jest program do zarządzania projektami i portfelami projektów, który pozwala budować bazę lessons learned.

Przykłady karty zamknięcia projektu

Dobry system do zarządzania projektami powinien zawierać kartę zamknięcia projektu. Na poniższej ilustracji pokazano przykład karty zamknięcia projektu dostępnej w systemie FlexiProject. System pozwala każdej organizacji zbudować „jak z klocków” czyli taką kartę, jaką dana organizacja potrzebuje.

Warto zaznaczyć, że inne aspekty mogą być warte podsumowania np. w projektach marketingowych a inne w projektach inwestycyjnych. Dlatego warto poszukać programu do zarządzania projektami, który pozwala tworzyć różne szablony kart zamknięcia projektu.

Podsumowanie

Podsumowując, karta zamknięcia projektu to bardzo ważny dokument, który pozwala systematycznie gromadzić wiedzę organizacyjną. W związku z tym organizacja może doskonalić i wynosić na coraz wyższy poziom kulturę zarządzania projektami. Na zakończenie warto wspomnieć, że taka wiedza będzie pozwalała więcej projektów kończyć sukcesem.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.