Jak może wyglądać przyszłość zarządzania projektami?

Raport opracowany przez PMI (Project Management Institute) mówi, iż „w ciągu kilku nadchodzących lat liczba nowo zatrudnianych Kierowników Projektów w organizacjach będzie rosła szybciej niż zatrudnianie innego typu pracowników”. Z raportu PMI możemy się również dowiedzieć, że Kierownicy Projektów będą w znacznie większym niż obecnie stopniu przyczyniać się do poprawy efektywności działania organizacji. Dlaczego tak się dzieje?

Wpływ gospodarki na rozwój pracy projektowej

Każdy kraj jest częścią globalnej gospodarki, która ma bardzo dużą dynamikę wzrostu i zmian. Lokalne firmy nie konkurują już tylko z innymi firmami, które są obecne na rynku w danym kraju. Konkurencja staje się coraz bardziej globalna. Klienci oczekują innowacji, oczekują nowych produktów oraz nowych technologii. Wszystkie procesy mają dziać się szybciej, lepiej, firmy mają zwiększać systematycznie rentowność i wszystko ma „zachwycać klientów”. Wiele branż nie może już sobie pozwolić na budowanie wieloletnich strategii – bardziej sprawdzają się strategie na kolejne 3-5 lat, które i tak trzeba adoptować do ciągle zmieniających się warunków walki konkurencyjnej. Do takiego tempa zmian nie da się już dostosować, posiadając wyłącznie tradycyjną, silosową organizację.

Coraz częściej słyszę od firm, że właśnie opracowały nową strategię biznesową i jej wdrożenie wymaga zrealizowania kilkunastu dużych, często innowacyjnych projektów. Dlatego coraz większą rolę zaczyna odgrywać praca projektowa. Wynika to praktycznie wprost z definicji projektu czyli „dostarczenie w założonym czasie i przy określonych zasobach konkretnego efektu”. Firmy które mają aspiracje nie mogą sobie już pozwolić na to, aby projekty toczyły się w „nieskończoność”. Te organizacje, które szybko zbudują silne kultury zarządzania projektami będą coraz częściej wygrywać. Inne firmy mogą skończyć tak jak NOKIA, która długo nie mogła zaakceptować faktu, że świat wokół się zmienia. Jak opisane powyżej zmiany zachodzące w gospodarce wpłyną na Kierowników Projektów? Myślę, że rola Kierowników Projektów będzie rosła na znaczeniu w organizacjach. Nie będą mogli to już być normalni pracownicy, którym przydzielono do realizacji projektu i mają go po prostu zrobić. Firmy będą musiały zainwestować w zwiększanie kompetencji Kierowników Projektów, a także narzędzia usprawniające i wspierające pracę PMO.

Kultura zarządzania projektami

Z powodu wybuchu pandemii COVID 19, a także przez dynamiczne zmiany w gospodarce, wiele firm jest zmuszonych wprowadzić nowe rozwiązania w bardzo szybkim tempie. Tym samym coraz więcej firm zaczyna rozpoznawać potrzebę wzmocnienia kultury zarządzania projektami. Co to w praktyce oznacza?

Firmy będą budować potrzebne kompetencje, będą w pragmatyczny sposób definiować wewnętrzne zasady określające w jaki sposób chcą skutecznie zarządzać projektami, a przede wszystkim będą wdrażały potrzebne systemy informatyczne wspierające zarządzanie projektami. Coraz częściej spotykam się z sytuacją, w której przedstawiciel firmy mówi, iż chce wdrożyć dedykowane narzędzie do zarządzania projektami ale oczekuje również kompleksowego wsparcia doradczego aby system ten dobrze się przyjął w organizacji i aby organizacja osiągnęła wyższą skuteczność w zarządzaniu projektami.

Coraz większe znaczenie w zarządzaniu projektami będą odgrywały metodyki zwinne. Wynika to w znacznej mierze z faktu, że tworzenie na początku kompleksowego planu projektu w wielu dyscyplinach już się po prostu nie sprawdza. Lepiej działać etapami i adoptować do zakresu projektu nowe fakty, które zespół projektowy pozyskuje w trakcie działania.

Coraz większe znaczenie będzie zyskiwać w organizacjach Biuro Zarządzania Projektami i nie zdziwiłby mnie fakt, gdyby szef PMO był w przyszłości w firmie w randze członka zarządu.

Na koniec dodam, że firmy będą musiały być coraz bardziej zdyscyplinowane w zapewnianiu, iż realizowane przez nie projekty będą przynosiły wymagane rezultaty biznesowe w założonym czasie. Tutaj konieczne będzie zaplanowanie projektu (często wystarczy nawet na poziomie high level), następnie systematyczne monitorowanie w jaki sposób plan i business case są realizowane. Zarządy, menedżerowie w organizacjach będą potrzebowali czytelnej, dobrej i bieżącej informacji aby rozumieć sytuację projektową firmy. Popatrzmy na poniższą ilustrację, która w czytelny sposób pokazuje aktualną sytuację projektu w odniesieniu do założonego planu projektu – plan pokazano jako cienkie czarne paski pod każdym zadaniem.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject.pl