Jak wykorzystać automatyczne przeglądy projektowe do zwiększenia efektywności zarządzania projektami?

Automatyczne przeglądy projektowe to doskonała funkcjonalność zapewniająca skuteczną komunikację statusu projektów pomiędzy kierownikiem projektu, biurem zarządzania projektami i zarządem firmy. Kontrola postępu projektu jest bardzo istotna i powinna się odbywać na różnych szczeblach struktury organizacyjnej.  Tak więc, zamiast przygotowywać różnego typu prezentacje w .ppt warto proces raportowania istotnie zautomatyzować.

Przegląd projektowy jako narzędzie kontroli postępu projektu

Organizacja przeglądów projektów odbywa się w zdecydowanej większości organizacji, które równolegle realizują wiele projektów. Celem takich przeglądów jest kontrola postępu projektu czy też monitorowanie projektu. Niewątpliwie jest to bardzo potrzebny proces zarządzania projektami, który wpływa na doskonalenie procesów zarządzania projektami. Na pewno forma przeglądów projektowych w organizacjach przybiera różne formy. Z pewnością zależy to istniejącej w firmie kultury organizacyjnej czy też od przyjętych procedur zarządzania projektami. Dość często spotykaną formą przeglądów projektowych jest przygotowywanie przez biuro zarządzania projektami „paczki” raportów np. w formie prezentacji .ppt i przesłanie jej do zarządu firmy. Systematyczne przygotowanie takiej „paczki” w wielu przypadkach sprawia pracownikom PMO sporo problemów oraz zajmuje sporą ilość czasu. Pracownicy PMO muszą opracować proces, w jakim kierownicy projektów będą im dostarczali informacje o aktualnym statusie projektu, muszą te informacje zweryfikować, a następnie na ich podstawie opracować zbiorczy raport. Ten proces nie musi być ani trudny, ani pracochłonny, jeśli go w dużym stopniu zautomatyzujemy.

Jakie korzyści płyną z regularnych przeglądów projektowych?

Regularne przeglądy projektowe spełniają w każdej organizacji bardzo ważną rolę i istotnie wpływają na sukcesy pojedynczych projektów. Do najważniejszych korzyści z pewnością należą:

• Regularne rozumienie statusu realizacji projektu przez biuro zarządzania projektami, sponsorów projektów, komitety sterujące czy też zarząd firmy. Z pewnością niekorzystną sytuacją jest, kiedy statusowanie projektów odbywa się nieregularnie albo też w dużych odstępach czasu
• Możliwość szybkiego wychwytywania potencjalnych ryzyk projektowych i szybkiego na nie reagowanie
• Możliwość szybkiego podejmowania decyzji wymaganych dla sprawnej realizacji projektów. Oczekiwaną sytuacją jest, kiedy zarząd jest w stanie jak najszybciej reagować w miejscach, gdzie jego decyzje mogą istotnie udrożnić realizację projektu
• Motywacja dla kierowników projektów i zespołów projektowych do pozytywnej „dyscypliny” związanej z koniecznością zaraportowania postępów prac projektowych
• Możliwość fizycznego, wspólnego spotkania kierownika projektu, PMO oraz zarządu firmy. Na takim spotkaniu najczęściej Kierownik Projektu prezentuje przed zarządem status projektu, ale najważniejszym punktem z pewnością jest możliwość dyskusji i szybkiego podejmowania decyzji.

Wykorzystaj automatyczne przeglądy projektowe do identyfikacji i rozwiązywania problemów

Wykorzystywanie przeglądów projektowych do identyfikacji i rozwiązywania problemów związanych z projektami istotnie zależy od kultury organizacyjnej firmy. Konkretnie dotyczy to możliwości prowadzenia otwartej komunikacji pomiędzy kierownikami projektów, PMO i zarządem czy też szerzej kierownictwem firmy. Kontrola postępu projektu w znacznej mierze zależy od tego, czy kierownicy projektów „szczerze” mówią / opisują problemy na projektach. Nie jest to wcale takie oczywiste. W wielu przypadkach problemy są w pewien sposób „ukrywane” i niekomunikowane do zarządu z myślą, że jakieś rozwiązanie się znajdzie. Firmy powinny dokładać szeregu starań mających na celu zapewnienie takiego „klimatu” organizacyjnego, który motywuje do szczerej i otwartej komunikacji. Zarządzanie projektem to w pewnym sensie podróż w nieznane i jest mocno prawdopodobne, że problemy się pojawią. Regularne przeglądy projektowe to idealne miejsce, aby dyskutować o tych najistotniejszych i znajdować wspólnie dobre ich rozwiązania.

Jak zaplanować i przeprowadzić efektywny przegląd projektowy? Podpowiedzi i wskazówki

Efektywność przeglądów projektowych może być rozpatrywana przynajmniej w dwóch wymiarach. Pierwszy to organizacja samego procesu przeglądu a drugi to jakość prezentowanych informacji oraz jakość samej dyskusji. Jeżeli chodzi o jakość organizacji procesu, to warto go zautomatyzować. Taką automatyzację dostarcza program do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject. We FlexiProject można w wygodny sposób zbudować formatkę przeglądu dokładnie taką, jaką firma potrzebuje. Na takiej formatce można zaprojektować dowolny jej układ oraz zawartość. Co więcej, można zbudować inną formatkę przeglądu dla projektów marketingowych a inną dla projektów inwestycyjnych czy też projektów IT.  Po zainicjowaniu przeglądu na konkretną datę kierownicy projektów uzupełniają formatki przeglądów, które są automatycznie zbierane i widziane przez biuro zarządzania projektami. Na formatce można zaprojektować miejsce na komentarz PMO. W niektórych organizacjach zarząd firmy oczekuje, że to, co napisał kierownik projektu, zostanie przed przesłaniem do zarządu zweryfikowane przez PMO. A zatem niewątpliwie warto taki proces zautomatyzować, co da dużą oszczędność czasową przede wszystkim dla pracowników PMO. Przykładowy układ formatki przeglądu dostępnej w programie do zarządzania projektami FlexiProject pokazano na rysunku poniżej.

Wprowadź automatyczne przeglądy projektowe w swojej organizacji i zwiększ efektywność zarządzania projektami

Regularne przeglądy projektowe to bardzo ważny element całego procesu zarządzania projektami w firmie. W związku z tym monitorowanie projektu powinno się właśnie w taki sposób odbywać. Podsumowując warto dołożyć starań aby ten proces doskonalić albo też istotnie zautomatyzować.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.