Jak zdefiniować cele projektu i jak planować jego realizację?

Dobre sformułowanie celu projektu to fundamentalny warunek zakończenia projektu z sukcesem. W praktyce jednak nie jest to takie powszechne i oczywiste. Cele projektów nie zawsze są wystarczająco precyzyjnie formułowane, co ma często praktyczne, negatywne konsekwencje związane z realizacją projektu oraz jego efektem końcowym.

Dlaczego definiowanie celów jest tak istotne dla projektów?

Cel albo cele projektu powinny być bardzo precyzyjnie sformułowane i warto na to zadanie poświęcić odpowiednią ilość czasu. Już patrząc z perspektywy definicji projektu, która mówi, że projekt powinien mieć cel do osiągnięcia oraz termin widać, że cel projektu ma fundamentalne znaczenie. Pracowałem kiedyś jako konsultant biznesowy z dużą polską firmą, która uruchomiła projekt optymalizacji procesów wewnętrznych. Jednym z optymalizowanych procesów był „proces produkcji syropów spożywczych”. Prezes zdefiniował następujący cel tego projektu „zoptymalizować proces produkcji syropów”. Oczywiście nie podobał mi się tak sformułowany cel projektu. Namówiłem prezesa, aby się zastanowił i postarał się ten cel doprecyzować. Po namyśle nowo sformułowany cel brzmiał „Obniżyć koszty procesu produkcji syropów o 20%”. Od razu widać, że taki cel jest zdecydowanie bardziej konkretny. Bez wątpienia konkretny cel stanowi drogowskaz dla zespołu projektowego w trakcie planowania i realizacji projektu. Im słabiej sformułowany cel projektu, tym bardziej ten drogowskaz jest mglisty i tym trudniej o sukces w projekcie.

Krok po kroku: jak zdefiniować cele projektu?

Chyba najprostszą wskazówką pozwalającą na sformułowanie dobrego celu projektu jest poświęcenie czasu oraz chęć, aby cel projektu był jak najlepszy. Ta wskazówka może się wydawać banalna, ale nie ma możliwości uniknięcia myślenia, a myślenie często wymaga czasu. Bez wątpienia w wypracowanie celu projektu warto zaangażować kompetentne osoby – będziemy mieli wówczas różne perspektywy myślenia, a to zwiększa prawdopodobieństwo wypracowania lepszego celu. Dobre metodyki zarządzania projektami rekomendują, aby duże i istotne projekty miały opracowany tzw. buisness case. Ogólnie mówiąc busienss case projektu jest szczegółowym przeanalizowaniem zasadności realizacji projektu, potencjalnych efektów itp. Niewątpliwie po opracowaniu takiego business case dużo łatwiej będzie sformułować doby cel projektu i go uzasadnić. Uzasadnienie celu projektu warto zapisać. Zarówno cel projektu jak też jego uzasadnienie biznesowe powinno się znaleźć w Karcie Projektu. Przykład systemowej Karty Projektu pochodzącej z programu do zarządzania projektami pokazano poniżej.

Dobrą praktyką formułowania celu projektu jest obok jego słownego opisania sprecyzowanie go poprzez jeden lub więcej wskaźników efektywności (KPI).

Ustalanie priorytetów i tworzenie harmonogramu: jak planować realizację projektu?

Cel albo cele projektu stanowią fundament dla zaprojektowania harmonogramu projektu. Niewątpliwe dobrze sformułowany cel projektu możemy przełożyć na cząstkowe i finalne produkty projektu. Sądzę, że bardzo skuteczną metodą tworzenia harmonogramu projektu jest metoda Product Based Planning. Dopiero mając dobrze opisane produkty projektu, warto przejść do projektowania struktury faz, etapów, zadań i kamieni milowych na harmonogramie. Oczywiście budując harmonogram projektu, rekomendowałbym, aby produkty projektu połączyć z etapami projektu i w dalszej kolejności w ramach etapów zdefiniować zadania i kamienie milowe. Na ilustracji pokazano jak produkty projektu – zakreślone czerwoną ramką – są powiązane w programie FlexiProject z etapami, zadaniami i kamieniami milowymi.

Czytelne powiązania produktów z zadaniami pozwala stwierdzić, że harmonogram projektu jest kompletny. Bez wątpienia niektóre produkty projektu a przez to niektóre etapy czy też zadania mogą być ważniejsze niż inne. Wówczas warto nadać im odpowiednie priorytety. Przykład nadania priorytetów zadaniom w harmonogramie pokazano na ilustracji poniżej.

Przeciwdziałanie nieprzewidzianym problemom: jakie kroki podjąć?

Realizacja celów w projekcie często nie idzie „jak po sznurku” i zespół projektowy musi rozwiązywać szereg pojawiających się problemów oraz zarządzać ryzykami projektowymi. Przeciwdziałanie nieprzewidzianym problemom na projekcie to właśnie proces identyfikacji i zarządzania ryzykami projektowymi. Bez wątpienia im więcej odpowiedni wcześnie zidentyfikujemy ryzyk projektowych i odpowiednio się nimi zajmiemy, tym mniej będzie nieprzewidzianych problemów na projekcie. Można stwierdzić, że jakość procesu zarządzania ryzykami jest odwrotnie proporcjonalna do ilości potencjalnych problemów na projekcie. Na ilustracji poniżej przedstawiono rejestr ryzyk projektowych. Bez wątpienia na dobrze zarządzanym projekcie taki rejestr powinien być prowadzony i systematycznie analizowany przez zespół projektowy. Istotne ryzyka projektowe ze względu na ich wpływ na projekt i wysokie prawdopodobieństwo wystąpienia powinny by c eskalowane do komitetu sterującego albo sponsora projektu.

Jak sprawdzić, czy cele projektu są realizowane i jakie modyfikacje wprowadzić, gdy są potrzebne?

Monitorowanie postępów w realizacji projektu a tym samym w osiąganiu jego celów powinno być systematycznie analizowane. Kontrola osiągania celów przez projekty ma dość często dwuetapowy charakter. W praktyce najpierw analizujemy, czy projekt dostarczył wymagane cele na koniec projektu, a potem, po jakiś okresie analizujemy, czy efekty biznesowe są zgodne z opracowanym wcześniej business case. Na każdym etapie, jeśli okaże się to zasadne, warto wprowadzać odpowiednie modyfikacje. Są one potrzebne, ponieważ nie zawsze wszystko da się perfekcyjnie przewidzieć na początku projektu.

Dołóż starań aby dobrze formułować cele swoich projektów

Podsumowując, dobrze sformułowane cele projektu to krytyczny aspekt dobrego planowania, realizacji i zakończenia projektu z sukcesem. A zatem warto dołożyć należytej staranności aby jak najlepiej je sformułować na początku projektu a potem jeśli zachodzi taka potrzeba je odpowiednio modyfikować.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.