10 powodów, dlaczego warto zainwestować w profesjonalny program do zarządzania projektami

Profesjonalny program do zarządzania projektami i portfelami projektów stwarza duże możliwości zwiększania skuteczności zarządzania projektami w organizacjach. Bez wątpienia taki program pozwala zautomatyzować szereg procesów, zapewnia lepsze możliwości komunikacji oraz koordynacji prac projektowych. Dowiedz się, dlaczego warto zainwestować w profesjonalne narzędzie do zarządzania projektami-poniżej prezentujemy 10 solidnych argumentów.

1. Efektywne planowanie

Oczywiście można założyć, że w Ms Excel można stworzyć tak samo dobry plan projektu, jak w profesjonalnym programie do zarządzania projektami. W dużej części jest to prawda. Jednak jeżeli przeanalizujemy już sam proces, w jakim tworzony jest plan projektu to bez wątpienia profesjonalny program do zarządzania projektami i portfelami projektów daje dużo większe korzyści i możliwości. Niewątpliwie dużą zaletą jest wielodostęp i fakt, że wszyscy członkowie zespołu projektowego pracują na tych samych danych. W momencie, kiedy ktoś wprowadzi nowe elementy do planu projektu, to pozostałe osoby od razu to zobaczą. Dużą zaletą jest również to, że plan projektu po jego opracowaniu może zostać automatycznie zatwierdzony. To zatwierdzenie przebiega zgodnie z wcześniej zaprojektowaną w organizacji ścieżką autoryzacji. Oczywiście zatwierdzenie planu projektu zapewnia możliwość monitorowania odchyleń na etapie realizacji projektu. Zatwierdzony plan projektu i odchylenia od niego pokazano na poniższym rysunku – plan projektu przedstawiono za pomocą czarnych kresek a aktualny stan realizacji projektu za pomocą grubych niebieskich pasków.

2. Monitorowanie postępów

Monitorowanie postępów w realizacji projektu to kluczowe zadanie kierownika projektu, ale też Biura Zarządzania Projektami, Sponsora Projektu czy też w przypadku strategicznych projektów zarządu firmy. Firmy, aby obecnie skutecznie konkurować na rynku, muszą szybko i sprawnie realizować swoje cele strategiczne. Bezsprzecznie realizacja wielu celów odbywa się poprzez projekty. Bez wątpienia zatem monitorowanie postępów w realizacji projektów musi się odbywać poprzez dostęp do dobrej i przejrzystej informacji o statusach projektów. Taką bieżącą informację może zapewnić tylko profesjonalny program do zarządzania projektami. Z punktu widzenia Biura Zarządzania Projektami czy też zarządu firmy potrzebna jest czytelna informacja syntetyczna, dostępna w czasie rzeczywistym. Na ilustracji poniżej pokazano, w jaki sposób zarząd firmy może obserwować odchylenia od planu projektu na roadmapie projektów dla konkretnego portfela projektów. Pokazano tu odchylenia od harmonogramu dla każdego projektu, jak również już zrealizowane i oczekujące na realizację kamienie milowe.

W monitorowaniu postępu prac projektowych ważne jest również obserwowanie odchyleń od budżetów projektów co pokazano na poniższej ilustracji.

3. Organizacja zespołu

Zarządzanie zespołem projektowym to kluczowa i niezmiernie ważna kompetencja kierownika projektu. Ramowo tę kompetencję można podzielić na dwa obszary: jeden to motywowanie zespołu i zarządzanie konfliktami a drugi to sprawna koordynacja prac projektowych. Profesjonalny program do zarządzania projektami jest szczególnie pomocny w tym drugim aspekcie. Dobry program do zarządzania projektami pozwala w sposób jednoznaczny przydzielać zadania projektowe. Nikt o niczym nie zapomina, ponieważ program wysyła też odpowiednie powiadomienia oraz w jednym miejscu zbiera dla każdego członka zespołu jego indywidualne zadania. Taki program posiada też wewnętrzny komunikator, co pozwala w jednym miejscu przechowywać całą komunikację projektową. Bez wątpienia zaletą jest również to, że dokumenty projektowe są w jednym miejscu i wszystkie uprawnione osoby mają do nich dostęp. Z punktu widzenia motywacji zespołu ważne jest dla kierownika projektu monitorowanie całkowitego obciążenia pracą projektową każdego członka zespołu. Z pewnością warto tu rozumieć, że często pracownicy pracują na więcej niż jednym projekcie.

4. Przewidywanie ryzyka

Zarządzanie ryzykiem na projektach to niezmiernie ważne zagadnienie z punktu widzenia skutecznego osiągnięcia celu projektu. Jest to szczególnie istotne zagadnienie przy dużych i kompleksowych projektach, gdzie w chwili ich planowania szereg rzeczy jest niewiadomych. Dlatego na takich projektach obowiązkowo powinno się prowadzić rejestr ryzyk projektowych. Niektóre ryzyka projektowe dotyczą ogólnie całego projektu a niektóre konkretnych zadań umieszczonych w harmonogramie projektu. Bez wątpienia profesjonalny program do zarządzania projektami może istotnie usprawnić zarządzanie ryzykami. Jeśli kluczowe ryzyka projektowe są od razu wyraźnie widoczne na harmonogramie projektu, to jest to bardzo duże ułatwienie dla kierownika projektu i zespołu projektowego. Na ilustracji poniżej pokazano powiązanie ryzyk projektowych z zadaniami – obok zadania wyświetla się trójkąt z wykrzyknikiem.

Program do zarządzania projektami pozwala na przydzielenie odpowiedzialności za ryzyko do konkretnej osoby. W ten sposób możemy sprofesjonalizować zarządzanie ryzykiem projektowym. Rejestr ryzyk projektowych, np. taki jak pokazano poniżej, powinien być regularnie analizowany i uaktualniany.

5. Optymalizacja zasobów

Dość częstym powodem demotywacji pracy zespołów projektowych jest ich nadmierne obciążenie pracą projektową. Taka sytuacja ma wiele powodów. Jeśli mamy kompetentnego i dobrego pracownika to wielu kierowników projektów chce mieć go w swoim projekcie. Jeśli kierownicy projektów nie mają informacji o aktualnym obciążaniu pracownika na innych projektach, to po prostu go angażują. To prowadzi do demotywacji i spadku zaangażowania. Takiej sytuacji można uniknąć, posiadając system do zarządzania projektami z modułem do zarządzania zasobami projektów. Poniżej pokazano poziom planowanego obciążenia zasobów na kolejne trzy miesiące – od razu widać osoby przeciążone pracę oraz czas, kiedy to ma miejsce.

Planowanie obciążenia zasobów projektowych to ważne zagadnienie z punktu widzenia Biura Zarzadzania Projektami. Robiąc to skutecznie możemy tak zarządzać priorytetami oraz rozłożeniem projektów w czasie na roadmapie projektów, że większość pól na takiej ilustracji będzie się świeciła na zielono.

6. Ułatwienie raportowania

Tworzenie raportów o sytuacji projektowej firmy to proces, który najczęściej pracownikom Biur Zarządzania Projektami zajmuje dużo czasu. Oczywiście mowa tu o sytuacji, kiedy firma nie zainwestowała w odpowiednie oprogramowanie. Profesjonalny program do zarządzania projektami pozwala samemu projektować wymagane raporty. Takie raporty są zawsze odświeżane aktualnymi danymi oraz są dostępne dla uprawnionych osób. Dość często takie raporty mogę być wyeksportowane np. do Ms Excel i wysłane do osób, które nie mają dostępu do systemu. Na ilustracji poniżej pokazano przykładowy raport dotyczący istotnych ryzyk projektowych.

Warto też wspomnieć, że wiele firm najczęściej w cyklach miesięcznych raportuje statusy projektów do zarządu firmy wykorzystując prezentacje Power Point. Warto wspomnieć,  że dobry program także ten proces pozwala zautomatyzować.

7. Skupienie na priorytetach

Priorytetyzacja w zarządzaniu projektami ma przynajmniej kilka wymiarów. Pierwsze to priorytetyzacja potencjalnych pomysłów na projekty i wybór tych, które przyniosą organizacji największą wartość. Efekt takiej priorytetyzacji w portfelu projektowym „New Project Development” pokazano na poniższej ilustracji. Najbardziej atrakcyjne projekty znajdują się na zielonym tle w prawym dolnym rogu matrycy.

Tak samo można w programie do zarządzania projektami określać ważność poszczególnych zadań w projekcie. Takie priorytety dotyczące zadań pokazano na poniższej ilustracji.

8. Udoskonalanie procesów

Prawdą jest, że organizacje uczą się na własnych błędach oraz przy analizie wniosków z już zrealizowanych projektów. Takie wnioski po projekcie muszą być zbierane oraz regularnie analizowane i wykorzystywane do poprawy realizowanych procesów. Dokumentem, który najczęściej służy organizacjom do gromadzenia wiedzy o już zrealizowanych projektach i nieefektywnościach, które na nich wystąpiły jest Karta Zamknięcia Projektu. Przykład takiej Karty pokazano na poniższej ilustracji.

Wiele firm tworzy też szablony projektów dla projektów o powtarzalnym charakterze. Takie szablony zawierają całą wiedzę zgromadzoną przez organizację i cały czas na bazie kolejnych doświadczeń są doskonalone.

9. Współpraca zespołów

Współpraca w zespole projektowym albo też współpraca pomiędzy różnymi zespołami projektowymi np. w programach projektów to bardzo ważny aspekt realizacji projektów. Profesjonalne programy do zarządzania projektami mają wbudowane wewnętrzne komunikatory. Pozwalają one gromadzić całą komunikację projektową w jednym miejscu i wszyscy uprawnieni mają łatwy do niej dostęp. Dodatkowo takie programy pozwalają budować zależności pomiędzy zadaniami pochodzącymi z różnych projektów – to jest bardzo istotne przy realizacji programów projektowych. Takie zależności pomiędzy zadaniami pochodzącymi z różnych projektów pokazano na rysunku poniżej.

10. Skalowalność

Skalowalność w zarządzaniu projektami może mieć różne znaczenia. Jeżeli chodzi o program do zarządzania projektami to warto wybrać taki, który będzie skalowalny. Oznacza to, że będzie on odpowiedni zarówno w momencie, gdy firma dopiero kształtuje swoją kulturę zarządzania projektami, ale także w zaawansowanych etapach rozwoju.. W praktyce oznacza to, że można w takim systemie zupełnie ukryć niektóre moduły, jeśli aktualnie nie są potrzebne i włączyć je, kiedy organizacja będzie miała taką potrzebę. Drugi aspekt to możliwość równoległej realizacji wielu projektów o różnym stopniu kompleksowości. System powinien wiele rzeczy ułatwiać, automatyzować, dostosowywać się do organizacji, wnosić najlepsze praktyki, ale niewiele ograniczać. Powinien być bardzo elastyczny.

Zainwestuj w profesjonalny program do zarządzania projektami i wejdź na wyższy poziom zarządzania w swojej organizacji

Profesjonalny program do zarządzania projektami jest praktycznie niezbędny dla organizacji, które równolegle realizują wiele projektów i angażują w te projekty unikalne zasoby. Dzięki takiej platformie możliwe jest nie tylko efektywne wyznaczanie priorytetów oraz monitorowanie postępów, ale także sprawniejsze reagowanie na zmiany i dostosowywanie działań w oparciu o aktualne dane. To narzędzie nie tylko zwiększa skuteczność projektów, ale również wzmacnia zdolność organizacji do elastycznego dostosowywania się do dynamicznych wyzwań rynkowych i osiągania optymalnych wyników.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.