Wykorzystaj system do wyboru najlepszych pomysłów na projekty
Oprogramowanie FlexiProject posiada wbudowany moduł „Scoring”, który pozwala w obiektywny sposób wybierać najlepsze pomysły i przekształcać je w projekty.
Na ekranie systemu przedstawionym poniżej widzimy portfel dla „Projektów Rozwoju Nowych Produktów” – tzw. New Product Development”.
Matryca ułatwiająca właściwą ocenę projektu
W lewym górnym rogu ekranu system do zarządzania projektami wyświetla matrycę, na której przedstawione są wszystkie inicjatywy (pomysły na projekty) oraz aktualnie realizowane projekty, które znajdują się w portfelu New Product Development. Pozioma oś matrycy to „korzyści” jakie projekt powinien przynieść organizacji natomiast oś pionowa to z kolei „złożoność”, czyli stopień skomplikowania (albo inaczej poziom trudności realizacji) ocenianego pomysłu na projekt.
Im większe korzyści z realizacji projektu i im mniejszy poziom jego skomplikowania, tym bardziej atrakcyjny (mniej ryzykowny) jest projekt dla organizacji. Taki projekt lub pomysł umieszczony jest w prawym dolnym rogu matrycy na zielonym tle.
Analogicznie, im mniejsze korzyści oferuje projekt i im większy poziom jego skomplikowania, tym jest mniej atrakcyjny i w konsekwencji umieszczony zostanie w lewym górnym rogu matrycy, na różowym tle. Po kliknięciu w wybrane kółko zostanie ono powiększone, a po prawej stronie wyświetlą się podstawowe informacje na temat zaznaczonego projektu (na przykład budzet projektu) czy inicjatywy.
Białe kółko na wyświetlane na matrycy oznacza pomysł na projekt (potencjalny kandydat do portfela NPD), natomiast kółka kolorowe oznaczają projekty w trakcie bądź też oczekujące na realizację.
Taka matryca to duży komfort w podejmowaniu decyzji o kształcie dowolnego portfela projektów np. w gronie zarządu organizacji. Członkowie zarządu firmy w bardzo czytelny sposób od razu widzą, że potencjalny kandydat na projekt jest bardzo atrakcyjny, natomiast w portfelu znajdują się projekty, a szczególnie tak jak na pokazywanym przykładzie jeden projekt, nad którym warto się zastanowić, czy powinien być realizowany.
Konstruowanie własnego modelu oceny (modelu scoringowego) inicjatyw i projektów w firmie
System FlexiProject oferuje dużą elastyczność w konstruowaniu dowolnych modeli oceny projektów w firmie. Oznacza to, że inny model oceny pomysłów na projekty możemy skonstruować dla projektów rozwoju nowych usług czy produktów, inny dla projektów inwestycyjnych, a jeszcze inny dla projektów prowadzących do różnych usprawnień organizacyjnych. W ten sposób zawsze będziemy porównywać jabłka do jabłek.
System pozwala dla każdej osi (tj. osi poziomej KORZYŚCI i pionowej ZŁOŻONOŚĆ) opracować dowolny zestaw pytań, które mogą być pogrupowane w kategorie. Dla przykładu, na osi korzyści mogą znaleźć się takie kategorie jak dopasowanie do strategii, atrakcyjność finansowa itp.
W ramach każdej kategorii definiujemy konkretne pytania oraz określamy dla nich wagę – nie wszystkie pytania są jednakowo ważne. System pozwala nam dla każdego pytania z góry zdefiniować możliwe odpowiedzi (maksymalnie 11). Oznacza to, że osoba, która będzie oceniać projekt odpowiadając na konkretne pytania, będzie miała do dyspozycji zestaw podpowiedzi, z których będzie mogła wybrać jedną. Na każde pytanie w ramach oceny może odpowiadać jedna osoba bądź więcej. Przykładowo, na przedstawionym ekranie do odpowiedzi na pytanie „Jak efektywnie nasz zespół sprzedaży będzie umiał sprzedawać ten produkt?” wybrano trzy osoby. Takie rozwiązanie daje większą obiektywność oceny atrakcyjności pomysłu na projekt.
Po stworzeniu zestawów pytań dla każdej osi, określeniu ich wag oraz przypisaniu osób oceniających powstaje w systemie model oceny taki jak pokazano na ekranie poniżej.
W momencie, gdy np. pracownik PMO zdecyduje, że pomysł na projekt jest dobrze opisany i może być poddany procesowi oceny wówczas w program uruchamia taki proces. W tym momencie każda osoba oceniająca otrzyma powiadomienie mailowe oraz na jej indywidualnym dashbordzie wyświetli się zadanie o tym, że ma ocenić konkretny pomysł na projekt.
Poniżej widzimy przykład projektu, który był już oceniany trzy razy od momentu uruchomienia jego realizacji. Tak może się zdarzyć wówczas, kiedy czas trwania projektu jest dość długi i w trakcie jego realizacji zmienia się szereg okoliczności, które wpływają na ogólną ocenę atrakcyjności projektu.
Na tym ekranie widzimy też, jakich odpowiedzi udzieliły osoby przypisane do konkretnych pytań. Taki widok porównawczy pozwala na zobaczenie, że istnieją różnice zdań, w których miejscach i wówczas można doprowadzić do eksperckiej dyskusji, aby wybrać najlepszą ocenę będącą pewnym konsensusem ekspertów.
Wykorzystywanie modelu scoringowego przez organizacje przynosi szereg korzyści, z których najważniejsze to:
- Gwarancja, że uruchomienie każdego nowego projektu jest merytorycznie przemyślane.
- Wprowadzenie transparentnego procesu wyboru nowych projektów, w dużej mierze pozbawionego wpływu emocji czy też polityki organizacyjnej.
- Posiadanie w organizacji dobrze skonstruowanych portfeli projektowych.
- Lepsza baza i ułatwienie zarządowi firmy podejmowania decyzji.
- Możliwość przerywania i modyfikowania projektów długotrwałych, których atrakcyjność w trakcie ich trwania istotnie spada, celem zwiększenia ich atrakcyjności.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
