Zarządzanie projektami a rola technologii

W ostatnim czasie wiele czynników złożyło się na zwiększenie roli zarządzania projektami w firmie. W szczególności także okres pandemii przełożył się na zwiększone tempo rozwoju technologii IT, łączności pomiędzy jednostkami oraz automatyzacji poszczególnych procesów. Opublikowany przez Project Management Institute raport, mówi, iż w najbliższych latach ilość zatrudnianych Kierowników Projektów w organizacjach będzie rosła szybciej niż zatrudnianie innego typu pracowników. Z powyższego raportu możemy dowiedzieć się także, że Kierownicy Projektów będą w znacznie większym niż obecnie stopniu przyczyniać się do poprawy efektywności działania organizacji. Jak zwiększyć tę efektywność? O tym poniżej.

Zmienność środowiska a rozwój biznesu

Warunki pracy, spowodowane rozwojem pandemii wpłynęły na to, iż coraz bardziej polegamy na technologiach zdalnych.  Nie jesteśmy w stanie weryfikować wszystkiego osobiście, zatem coraz większą wagę przykłada się do jakości informacji oraz szybkości ich przetwarzania. Spore grono osób zostało uziemionych w swoich miejscach zamieszkania, skąd muszą zarządzać projektami nad którymi trzymają pieczę, bądź też nowymi, które należy dynamicznie rozpocząć. Wiele branż nie może już sobie pozwolić na budowanie wieloletnich strategii – bardziej sprawdzają się strategie na kolejne 3-5 lat, które mimo wszystko należy stale adaptować do ciągle zmieniających się warunków walki konkurencyjnej. Do takiego tempa zmian nie da się już dostosować, posiadając wyłącznie tradycyjną, silosową organizację. Stąd też coraz większy nacisk kładzie się na rozwój kultury zarządzania projektami w organizacji oraz rzetelne wsparcie systemowe.

Wpływ dedykowanego narzędzia na efektywność

Realizując każdy kompleksowy projekt konieczne jest zaczęcie od podstaw, czyli zebranie informacji, na podstawie, których opracować będzie można harmonogram projektu, który będzie zawierał poszczególne etapy realizacji projektu, rozłożone w czasie. Dzięki dobrze zbudowanemu harmonogramowi, można zwinniej zarządzać zasobami projektu, czyli optymalizować proces na każdym jego etapie. Poprzez efektywny sposób monitorowania postępów, można w porę wychwycić ryzyka projektowe zagrażające realizacji poszczególnych zadań, co może wpłynąć na powodzenie całego przedsięwzięcia. Na tym etapie doskonale sprawdzi się narzędzie pozwalające dokonywać dynamicznej analizy, której celem będzie ocena skuteczności podjętych działań oraz wykorzystania zasobów w projekcie. Dzięki takiej analizie możliwe jest wczesne wykrywanie odchyleń (pozytywnych i negatywnych) oraz wdrożenie działań, które mają na celu optymalizację poszczególnych procesów danego projektu.

Podczas realizacji każdego projektu, jest wiele takich mniej lub bardziej skomplikowanych procesów, nad którymi PM powinien czuwać. Poza wymienionymi powyżej elementami, kluczowa jest również kontrola budżetu projektu, jak również efektywne raportowanie postępów prac. Wiele firm, które zarządzają jednocześnie kilkoma projektami o różnej wadze dla przedsiębiorstwa, korzystają w tym celu z wielu rozproszonych i nie zintegrowanych ze sobą narzędzi informatycznych, jak Excel, MS Project, Power Point, Word, Sharepoint, Teamsy bądź Zoom, MS Planner czy też inne. Oczywiście najlepszym rozwiązaniem jest wdrożenie jednego dedykowanego narzędzia, które kompleksowo wspiera zarządzanie projektami, w tym miejscu naprzeciw potrzebom wychodzi system FlexiProject, który zapewnia integralność pomiędzy takimi elementami jak harmonogram, kamienie milowe, budżet, role projektowe, numer projektu i wiele innych i dzięki temu prezentuje gotowe informacje zarządcze. Nie zmienia to jednak faktu, że najlepiej jednocześnie zmieniać zachowania ludzi – czyli budować kulturę zarządzania projektami oraz informatyzować firmę, a więc wprowadzać narzędzia IT wspomagające pracę. Coraz częściej można spotkać określenie „Cyfrowe PMO” – dotyczy ono właśnie Biur Zarządzania Projektami, które bardzo efektywnie pracują wykorzystując dobre narzędzia informatyczne. Wg mnie w dwudziestym pierwszym wieku jest to jedyny kierunek, w jakim warto podążać.

Rozwój kompetencji

Jak wspomniano powyżej, tak samo jak narzędzia IT, ważne są rozwinięte kompetencje związane z zarządzaniem projektami w organizacji, szczególnie w nowych warunkach rozwoju pracy zdalnej. “Nowa normalność” to scenariusz, na który nikt nie był przygotowany. Właśnie teraz, w nowo utworzonych środowiskach pracy zdalnej, firmy zwinnie wypracowują nowe metody i standardy, aby osiągać jak najlepsze wyniki, zarówno jeśli chodzi o konkurencyjność na rynku jak i osiągnięcie indywidualnych KPI. Warto przyjrzeć się, jakie nowe wyzwania stanęły przed organizacjami oraz liderami, a następnie zaadaptować wewnętrzne środowisko pracy do nowych warunków. Kluczowe jest, aby zrozumieć wagę zarządzania projektami zgodną z najnowszymi realiami, a także poznać techniki i narzędzia.

W warunkach pracy zdalnej szczególny nacisk kładzie się na efektywną komunikację oraz bieżące raportowanie. W tym miejscu technologia staje się nieodzownym elementem pracy, ale równie ważne jest utrzymanie odpowiednich standardów. Przy całym nacisku kładzionym na technologie trzeba pamiętać o czynniku ludzkim. Każdy pracownik biorący udział w danym projekcie powinien mieć jasno określoną rolę, oraz wpływ na dany obszar. Natomiast lider projektu powinien zadbać o odpowiednią motywację oraz tempo pracy. Wszystkie wymienione elementy składają się na coraz większe oczekiwania względem PMO. Firmy, które jeszcze tego nie zrobiły powinny zrewidować wewnętrzne systemy motywacyjne, wykreować nowe niezbędne role w organizacji oraz zadbać o efektywność wewnętrznych procesów takich jak np.: ścieżki akceptacji, lub ocena portfeli projektowych. Procesy cykliczne, powtarzalne łatwo można zautomatyzować, uwalniając zasoby ludzkie i przenieść je na bardziej wymagające tego obszary. Ważne w tym miejscu będzie z pewnością odpowiednie zarządzanie zasobami ludzkimi oraz odpowiednia komunikacja między jednostkami i zespołami.

​

Statystyki nie pozostawiają złudzeń – praca zdalna zadomowiła się na rynku i nie zamierza z niego zniknąć. Jeśli chcesz się dobrze przygotować do pracy w nowej rzeczywistości, tych kompetencji nie może Ci zabraknąć. 

Autorzy: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject.pl we współpracy z Project Manager Karoliną Jarocką.