Modele systemów do zarządzania projektami w firmie
Systemy zarządzania projektami pomagają kierownikom projektów w śledzeniu postępów i wyników prac, diagnozowaniu problemów osłabiających jakość i skuteczność pracy zespołu i w odpowiednim organizowaniu działań współpracowników.
Na rynku dostępnych jest wiele programów różniących się funkcjonalnościami, użytecznością dla pracowników, wsparciem technicznym i/lub społeczności, z których można wybrać rozwiązanie najbardziej dopasowane do bieżących działań organizacji. Różna jest też architektura systemu, na której zbudowane jest narzędzie do zarządzania projektami. Można tu wyróżnić dwa liczące się modele oprogramowania.
On-premises
Oprogramowanie on-premises to systemy instalowane lokalnie na urządzeniach należących do użytkownika końcowego. W przypadku aplikacji do zarządzania projektami są to serwery i komputery służbowe. Taki software musi zostać zainstalowany oraz skonfigurowany lokalnie na każdym urządzeniu z osobna.
Wadą tego rozwiązania jest również to, że wszelkie funkcje usprawniające pracę w zespole i komunikację pomiędzy pracownikami najczęściej ograniczają się jedynie do bardzo prostych rozwiązań. Zaletą jest natomiast niezależność od dostępu do internetu – kierownik projektu może korzystać z systemu w miejscach i sytuacjach, w których jest odcięty od sieci.
Software-as-a-Service (SaaS)
Obecnie większość firm preferuje korzystanie z narzędzi opartych o model SaaS. Dostęp do oprogramowania dostępny jest poprzez sieć. W tym przypadku nie ma konieczności angażowania zasobów IT organizacji. Jest to model oprogramowania, które w całości znajduje się w chmurze obliczeniowej.
Aby skorzystać z funkcji platformy, użytkownicy logują się na wcześniej założone konta umożliwiające identyfikację osoby w systemie, nadanie uprawnień przez przełożonych, itp. Użytkownik korzysta z rozwiązań udostępnianych przez zewnętrznego dostawcę – obsługą, aktualizowaniem i wdrażaniem nowych rozwiązań zajmuje się dostawca chmury obliczeniowej.
Zaletą jest uniezależnienie oprogramowania od urządzeń końcowych lub infrastruktury firmy klienta – aplikacje webowe wymagają po prostu odpowiednio szybkiego łącza i aktualnej wersji przeglądarki internetowej. Użytkownika nie ogranicza również brak dostępu do sprzętów firmowych – może zalogować się do systemu z dowolnego urządzenia łączącego się z siecią. Co więcej, tego rodzaju narzędzia do zarządzania projektami często posiadają zaawansowane funkcje wspierające pracę zespołową i komunikację pomiędzy pracownikami.
Jak wybrać odpowiednie oprogramowanie?
Kwestią problematyczną dla przedsiębiorców pozostaje ostateczny wybór programu do zarządzania projektami. Czy zdecydować się na skorzystanie z usług programistów, którzy stworzą platformę wyposażoną w funkcje, które będą niezbędne do pracy? A może wybrać jedno z narzędzi już dostępnych na rynku?
W obu przypadkach może się okazać, że oprogramowanie, które miało posłużyć do wzrostu efektywności i optymalizacji pracy nad projektem (lub portfelami projektów), przyczynia się raczej do pogłębienia frustracji i generuje kolejne problemy.
Dlatego warto poszukiwać narzędzi jak najbardziej uniwersalnych, wspierających kluczowe etapy pracy nad projektami. Powinny to być rozwiązania ułatwiające komunikację pomiędzy pracownikami zespołu, np. pozwalające na stworzenie harmonogramu prac, przydzielanie zadań poszczególnym pracownikom czy pozwalające określić status poszczególnych czynności. Innym istotnym aspektem jest standaryzacja procesów, dostarczenie jednolitej dokumentacji, wzorów harmonogramów i budżetów.
Przy wdrażaniu systemów do zarządzania projektami warto kierować się podejściem ewolucyjnym. Najlepiej zacząć od narzędzi usprawniających kluczowe etapy zarządzania projektami, a wraz ze wzrostem zapotrzebowania, poszukiwać rozwiązań, które będą odpowiadały na aktualne potrzeby organizacji.
Piotr Paturalski – Menedżer odpowiedzialny za rozwój i wdrażanie produktów FlexiSolutions w obszarze zarządzania projektami i portfelami projektów.
