Jak wybrać i wdrożyć system do zarządzania projektami w firmie

Coraz więcej firm decyduje się na wybór i wdrożenie dedykowanego systemu informatycznego do zarządzania projektami. Powszechną wiedzą jest, iż wdrożenia wielu systemów – nie mówimy tu wyłącznie o systemach do zarządzania projektami – kończą się niepowodzeniem.  W niniejszym artykule prezentujemy kilka podstawowych zasad, których przestrzeganie zwiększy prawdopodobieństwo efektywnego wdrożenia systemu do zarządzania projektami

Krok 1 – zdefiniuj własne potrzeby

Ten krok, nazywany również analizą przedwdrożeniową, pozwala dogłębnie zrozumieć jakie organizacja ma potrzeby, aby skutecznie zarządzać projektami. Podstawowe pytania na które powinniśmy znaleźć odpowiedzi to: jakie ma obowiązki i uprawnienie kierownik projektu i sponsor, czy przed rozpoczęciem projektu tworzymy kartę projektu, jak wygląda proces akceptacji nowego projektu, jak wygląda proces akceptacji planu projektu i jego zmian, czy tworzymy budżety projektów, czy zarządzamy ryzykami projektowymi, jak zarządzamy zasobami projektowymi w firmie, jak komunikujemy dla zarządu statusy projektów, jak wygląda zamknięcie projektu? itp. Pytań tego typu jest wiele, ale przed wdrożeniem systemu koniecznie firma powinna sobie na nie odpowiedzieć, co więcej dobrze je spisać w odrębnym dokumencie. Decydując się na system informatyczny do zarządzania projektami nie kupujemy go wyłącznie, aby spełniał nasze dzisiejsze potrzeby. Warto zastanowić się nad tym, jakie w przyszłości planujemy wprowadzić zmiany w zakresie zarządzania projektami i jakie funkcjonalności mogą okazać się wtedy nam potrzebne. Ten krok powinien zakończyć się czytelnym zestawieniem oczekiwanych funkcjonalności w stosunku do systemu informatycznego wspierającego zarządzanie projektami.

Krok 2 – Analiza rynku

Zapoznaj się z systemami, które są dostępne na rynku. Natrafisz tam zarówno na rozwiązania polskie jak i zagraniczne, są rozwiązania proste oraz takie, które pozwalają zarządzać kompleksowo projektami w organizacjach, niektóre z nich mają wsparcie w języku polskim, a niektóre nie. Analizując te aspekty stwórz krotką listę systemów, które spełniają nawet nie wszystkie, ale przynajmniej większość ze zdefiniowanych przez Twoją organizację potrzeb.

Krok 3 – Zapoznanie się z systemami z zawężonej listy, testowanie systemu

Bezwzględnie warto umówić się na prezentacje systemów z krótkiej listy. Takie spotkania trwają przeciętnie około dwóch godzin i dają wiele możliwości. Nie tylko poznamy konkretne systemy, ale także będziemy mogli zadać pytania i przedyskutować odpowiedzi. Jeśli po takich spotkaniach wybrane systemy okażą się atrakcyjne, to większość firm oferuje wersje demo. Przez określony czas można samemu przetestować funkcjonalności systemu na własnych projektach. To co nam- w firmie FlexiProject, wydaje się praktyczne to darmowe warsztaty, które oferujemy klientowi zanim przystąpi on do samodzielnego testowania systemu. Nawet jeśli system jest intuicyjny, a organizacja ma duże doświadczenie w zarządzaniu projektami, to poruszanie się po nowym systemie nie zawsze jest takie proste. W trakcie takich warsztatów przechodzimy z Klientem najważniejsze funkcjonalności systemu przy czym każdy uczestnik warsztatu ma już zainstalowany system i sam na nim pracuje – my na bieżąco odpowiadamy na zaistniałe pytania.

Krok 4 – wybór systemu i podpisanie umowy

Oczywiście kwestie formalne są ważne i należy je przeprocesować, ale na potrzeby niniejszego artykułu nie będą one szerzej opisywane.

Krok 5 – Szkolenia użytkowników

Bezwzględnie warto, aby dostawca systemu przeszkolił użytkowników Klienta ze sposobu praktycznego korzystania z systemu. Często zdarzają się sytuacje, że szkoleni są tylko administratorzy i główni użytkownicy a oni potem wewnętrznie szkolą pozostałe osoby.

Krok 6 – opiekun systemu w organizacji, monitorowanie jak system „przyjmuje się” w organizacji

Wcześniej opisywane kroki być może nie są najłatwiejsze, ale większość organizacji radzi sobie z nimi bez problemu. Pewne schody rozpoczynają się w momencie, kiedy uruchomimy system a on w określonych działaniach narzuca nam swoje podejście, ponieważ tak a nie inaczej ma skonstruowane funkcjonalności. Aby to bardziej zobrazować podam jeden przykład z systemu FlexiProject. W systemie tym istnieje funkcjonalność o nazwie „Automatyczne Przeglądy Projektowe”. Działa to tak, że na konkretny dzień zdefiniowany w systemie wybrani Kierownicy Projektów muszą wypełnić tzw. „One Pager”, który w zwięzły sposób podsumowuje status danego projektu – przykład One Pagera pokazano na ilustracji poniżej

Jeśli wcześniej w organizacji regularne przeglądy projektowe się nie odbywały, to organizacja musi zarządzić zmianą i taki proces wprowadzić w życie, aby móc efektywnie korzystać z systemu. Takie zmiany warto wprowadzać, aczkolwiek nie zawsze jest to proste.

Bezwzględnie nowy system powinien mieć swojego opiekuna w organizacji, któremu będzie zależało, aby ten system się dobrze przyjął. Rolą opiekuna systemu jest monitorowanie, czy wszyscy uprawnieni użytkownicy efektywnie z niego korzystają oraz wspieranie tych użytkowników w pracy jeśli np. nie potrafią sobie z określonymi funkcjonalnościami poradzić itp. Rolą opiekuna systemu jest również zbieranie informacji o pragmatycznych potrzebach organizacji i zgłaszaniu tych potrzeb dostawcy systemu. Dla przykładu, firma FlexiProject regularnie rozmawia z Klientami o ich potrzebach i stara się te potrzeby adresować w kolejnych wersjach systemu. Takim opiekunem w organizacji może być określona osoba bądź też PMO, jeśli takie w organizacji istnieje. Nasze doświadczenia pokazują, że osiągniecie pełnych korzyści z wdrożenia nowego systemu ma raczej ewolucyjny charakter. Oznacza to, że proces ten jest raczej w jakimś horyzoncie rozciągnięty w czasie, a nie jest to efekt natychmiastowy. Pracownicy potrzebują czasu, aby się do „nowego” przekonać i warto im trochę tego czasu dać. Po pewnym okresie użytkowania systemu, warto też dostosować wewnętrzne procedury dotyczące zarządzania projektami w firmie do nowej sytuacji.

Podsumowując, dobrze wybrany a następnie dobrze wdrożony system do zarządzania projektami może wynieść organizację na kolejny poziom w skuteczności zarządzania projektami.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.