Zarządzanie pomysłami i inicjatywami pracowników z wykorzystaniem systemu do zarządzania projektami

Pracownicy mają bardzo dużo dobrych pomysłów – warto tę obszerną wiedzę i kreatywność mądrze wykorzystać.

Rolą zarządu firmy i wyższego kierownictwa jest formułowanie strategii i jej wdrażanie oraz zarządzanie realizacją celów operacyjnych firmy. Te osoby nie zawsze są blisko podstawowych operacyjnych procesów i nie zdają sobie sprawy z nieefektywności, które w tych procesach występują. Osobiście doradzałem wielu dużym, polskim i międzynarodowym organizacjom, formułować i wdrażać strategie oraz optymalizować wiele procesów biznesowych. Szczególnie w projektach usprawnienia procesów podstawową techniką jest tworzenie mapy obecnego przebiegu danego procesu wraz z ze zidentyfikowaniem wszystkich możliwych nieefektywności, które w nim występują. W uproszczeniu kolejnym krokiem jest zbudowanie wizji docelowego przebiegu procesu (nie zawsze powinno to polegać wyłącznie na eliminacji zidentyfikowanych nieefektywności) i opracowanie jego docelowego przebiegu. Praktycznie zawsze te główne etapy projektu realizuje się poprzez warsztaty z ludźmi, którzy są zaangażowani w operacyjną działalność przy realizacji tych procesów. Zawsze zaskoczeniem dla mnie było to, że jeśli na takich warsztatach dobrze się ludzi zmotywuje i dobrze się takie warsztaty moderuje to pomysły „sypią się jak z rękawa” – oczywiście nie oznacza to, że wszystkie nadają się od razu do wdrożenia, ale jest to przepotężna kopalnia wiedzy o tym, jak rzeczy w firmie w sposób pragmatyczny można poprawić. W niniejszym artykule chciałbym krótko opisać jak z wykorzystaniem systemu informatycznego do zarządzania projektami można zaangażować pracowników w generowanie pomysłów na usprawnienia w firmach.

Czy system do zarządzania projektami naprawdę jest potrzebny?

Dużo mówi się o wykorzystaniu kreatywności pracowników i ich wiedzy na różne usprawnienia, ale niewielu firmom udaje się dobrze taką kulturę zarządzania wdrożyć w życie. Dzieje się tak z różnych powodów. Czasami próbujemy wdrożyć w firmie jakąś nową inicjatywę, która po jakimś czasie, zanim jeszcze zostanie w pełni wdrożona jest zastępowana przez coś innego i przestaje być priorytetem. Czasami jest tak, że nawet ze sporym zaangażowaniem nie dysponujemy odpowiednimi narzędziami, które by nam pomogły dobry pomysł zrealizować.

Zarządzanie pomysłami na usprawnienia, czy też rozwój firmy można próbować wdrażać poprzez uruchamianie różnych „analogowych” skrzynek pomysłów czy też poprzez wykorzystanie komunikacji mailowej, albo jakiegoś lokalnego intranetu. Takie podejście jest jednak często „karkołomne”, a przez to mało efektywne. Ktoś musi te pomysły zbierać np. z maili, wprowadzać do jakiejś tabelki, komuś prezentować itp. – żmudny, długi i mówiąc wprost nieefektywny proces. Podchodząc poważnie do projektu wdrożenia kultury zarządzania pomysłami w firmie zdecydowanie warto wesprzeć się odpowiednim programem informatycznym.

Jak zarządzanie pomysłami może być skutecznie wsparte dobrym programem informatycznym

Istnieją programy informatyczne wspierające wdrażanie w firmach kultury kreowania przez pracowników pomysłów na usprawnienia i rozwój firmy. W takich systemach istnieje często funkcjonalność tworzenia tzw. kampanii. Wyobraźmy sobie, że chcemy w firmie poprawić proces logistyczny. Wówczas w systemie tworzymy kampanię „pomysły na usprawnienie procesu logistycznego” i otwieramy dla określonej grupy użytkowników okno generowania pomysłów przez kolejne dwa tygodnie. W trakcie takiej kampanii można systemowo o tym ludziom w przyjazny sposób przypominać, a także praktycznie w automatyczny sposób komunikować jak ten proces posuwa się do przodu. Po upływie dwóch tygodni można udostępnić wszystkie wygenerowane pomysły pracownikom do wzajemnej oceny – tak jak w mediach społecznościowych dajemy lajki tak też tutaj pracownicy mogą przydzielać lajki pomysłom, które im się najbardziej podobają. Finalnie również z wykorzystaniem systemu warto, aby zespół ekspertów już bardziej wnikliwie, w trakcie spotkania w formule warsztatu, głębiej omówił wygenerowane pomysły. Te pomysły, które zostaną wstępnie uznane za atrakcyjne warto lepiej doprecyzować – oznacza to, że każdy taki pomysł powinien zostać opisany w wykorzystaniem tzw. Karty Pomysłu / lub Karty Inicjatywy – w różnych firmach istnieją na to różne określenia.

Przejście z pomysłu do decyzji o uruchomieniu projektu i wdrożeniu pomysłu w życie

Karty Pomysłów / Inicjatyw istnieją (pod takim lub innym nazwami) w takich programach do zarządzania projektami jak Planview, Sciforma, Planisware oraz w polskim programie do zarządzania projektami, pomysłami i portfelami projektów FlexiProject. Na poniższej ilustracji pokazano przykładową Kartę Inicjatywy, która jest integralną częścią programu do zarządzania projektami FlexiProject:

Jakie korzyści daje nam uzupełnienie Kart Pomysłów właśnie w programie informatycznym? Otóż wszystkie Karty będą się znajdowały w jednym miejscu i każda uprawniona osoba może mieć dostęp do tego samego, aktualnego dokumentu w dowolnym miejscu gdzie ma dostęp do internetu. Po drugie pomysły zbierane przez organizację będą stanowiły swojego rodzaju bazę wiedzy o potencjale usprawnień i innowacji firmy po które zawsze będzie można sięgnąć.

Często jednak w organizacjach jest dużo więcej pomysłów niż organizacja, ze względu na ograniczone zasoby, może zrealizować. W programie do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject istnieje funkcjonalność obiektywnej oceny potencjalnych pomysłów na projekty, która pozwala wybrać pomysły wnoszące najwięcej wartości dla organizacji. Przedstawia to poniższa ilustracja:

Zarządzanie pomysłami na potencjalne usprawnienia, innowacje, a w efekcie projekty może przynieść bardzo dużo pozytywnych efektów w każdej organizacji. Organizacje, które systematycznie budują kulturę organizacyjną w której się wspomaga i ceni zaangażowanie pracowników najczęściej są liderami w swoich branżach.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.