Wydanie FlexiProject 2022.05

Kolejny raz miło nam poinformować o nowej wersji FlexiProject. Nowe funkcjonalności, które pojawią się wraz z aktualizacją, poszerzą nasz program do zarządzania projektami i portfelami projektów o kolejne możliwości, które mamy nadzieję pomogą Wam w codziennej pracy.

1. Zasoby projektowe

Przebudowa modułu Zasobów Projektu stanowi istotną część najnowszego wydania. Nowa funkcjonalność pozwoli administratorom dodawać dni wolne od pracy dla całej organizacji, a także administrować dostępnością indywidualnych użytkowników w organizacji. Dużą zmianą jest również domyślna dostępność Zasobów: poniedziałek – piątek, po 8h. Dotychczasowo dostępność zasobów wprowadzana była ręcznie, co było czasochłonne i stanowiło duży problem. Z poziomu zakładki Zasoby będzie można śledzić obciążenie poszczególnych pracowników oraz weryfikować z jakich projektów to obciążenie wynika. W ustawieniach systemu można z łatwością wyłączyć moduł Zasobów, jeśli organizacja stwierdzi, że nie będzie chciała korzystać z tej funkcjonalności.

2. Zasoby w projekcie i czasochłonność

W związku z przebudową funkcjonalności Zasobów, zmienił się również mechanizm na projekcie. Od tej pory zasoby będą połączone z harmonogramem, w związku z czym zmiana dat zadania, będzie powodowała zmianę alokacji przypisanego do zadania użytkownika. Z tego względu, na harmonogramie pojawiło się nowe pole – czasochłonność. Dzięki niemu można zdefiniować na ile godzin potrzeba danego zasobu, aby zrealizować zadanie. Na wykresie Gantta dostępne będzie zestawienie harmonogramu projektu i obciążenia poszczególnych użytkowników. W zakładce „Zasoby” zobaczymy do jakich zadań i w jakim wymiarze godzin przypisani są poszczególni uczestnicy projektu.

3. Pola projektowe

Dotychczasowe Kategorie Projektów zostały rozbudowane i przekształcone w funkcjonalność pól projektowych, dzięki którym do projektu można przypisywać dowolne właściwości (liczbowe, tekstowe, kalendarzowe, listy rozwijane i listy wielokrotnego wyboru). Utworzone pola będą dostępne do uzupełnienia w ustawieniach projektów. Po polach projektowych można raportować, oraz wyświetlać je w portfelach projektowych.

4. Portfele projektowe – zakładka budżet

Portfele projektowe zostały rozszerzone o kolejną zakładkę „Budżet”, dzięki której można wyświetlać wartości finansowe dla poszczególnych projektów. Zakładka posiada wiersz sumy, dzięki czemu podsumowanie finansowe dla portfela jest lepiej uwidocznione.

5. Tworzenie nowych projektów z poziomów portfela

Wraz z nowym wydaniem, osoby mające uprawnienia do tworzenia projektów będą mogły dodawać nowe projekty z poziomu portfela. Podobnie jak w przypadku dodawania z poziomu zakładki projekty, będą do wyboru 3 opcje: dodanie pustego projektu, projektu z szablonu oraz import z Excela lub MS Project.

6. Powiadomienia mailowe dotyczące startu i końca

W przypadku powiadomień mailowych o dacie końca pojawiła się całkiem spora zmiana. Po pierwsze, oprócz samej daty końca użytkownik może również włączyć powiadomienia mailowe dotyczące startu zadania. Po drugie, powiadomienia mailowe nie będą wysyłane osobno dla każdego zadania, lecz zbiorczo. Raz dziennie, w godzinach porannych. Po trzecie, każdy z użytkowników w ustawieniach powiadomień będzie mógł zdefiniować ile dni wcześniej chce otrzymywać przypomnienia o realizacji zadań.

7. Zmiana statusu zadań zbiorczych na harmonogramie

Funkcjonalność harmonogramu projektów została rozszerzona o możliwość zmiany statusu zadań zbiorczych. Dotychczas status ten był nieedytowalny i wynikał z podzadań. Wciąż będzie on wynikał z podzadań, jednak zmiana statusu zadania zbiorczego pozwoli zaznaczyć lub odznaczyć wszystkie podzadania i jednym kliknięciem zmienić status na wykonane.

8. Zmiana miejsca szablonów projektowych oraz dodanie awatarów

Szablony projektowe zmieniają umiejscowienie w aplikacji i będą dostępne w sekcji projekty jako dodatkowa zakładka. W związku ze zmianą miejsca zmieniają się również uprawnienia. Dostęp do szablonów będą mieli wszyscy użytkownicy z prawami administratora do zakładki „Projekty”. Dodatkowo szablony zostały wzbogacone o awatary, dzięki czemu użytkownicy korzystając z nich podczas tworzenia nowych projektów będą mogli szybciej zidentyfikować interesujący ich projekt.

9. Rozbudowa raportów dla planów projektów

Raport dotyczący planów projektów i zmian planów projektów został rozbudowany o możliwość wyświetlania planów, które mają inny status niż zatwierdzony. Dzięki temu w najnowszej wersji będzie możliwość wyświetlania wszystkich planów, dla których toczy się właśnie akceptacja. Dodatkowo plany w raporcie zostały podlinkowane, dzięki czemu po kliknięciu w nazwę użytkownik zostanie bezpośrednio przekierowany do wybranego planu.

10. Rozbudowa raportów zadań i kamieni milowych o własne kolumny

W nowej wersji będzie można utworzyć raport dla zadań z harmonogramu i kamieni milowych posiadających przypisane pola harmonogramu. Mogą być one tworzone przez administratorów systemu, a kierownicy projektów mogą je później dodawać do swoich harmonogramów. Nowa funkcjonalność pozwala na filtrowanie elementów w raportach po wybranych wartościach oraz na pokazanie ich w raporcie.

11. Ikonka załącznika

Na liście zadań do wykonania, harmonogramach oraz budżetach dla wszystkich elementów, które posiadają jakiekolwiek załączniki dodaliśmy ikonkę, która pozwoli Wam szybko znaleźć te elementy.

Głęboko wierzymy że zmiany, które pojawiły się w tym wydaniu ułatwią Wam pracę i pozwolą lepiej realizować Wasze projekty. Cieszymy się, że możemy rozwijać i udoskonalać nasz system, a Wasze pomysły stanowią fundament kolejnych wydań. Zachęcamy Was do kontaktu z nami i podzielenia się Waszymi odczuciami oraz przesyłaniem kolejnych propozycji usprawnień w aplikacji.

Zespół FlexiProject