Wdrożenie w życie strategii poprzez skuteczną realizację projektów

W latach dwutysięcznych bardzo dużą popularność na świecie zdobyła Strategiczna Karta Wyników (Balnced Scorecard). Koncepcję tę opracowało dwóch profesorów z Uniwersytetu Harvarda i powstała ona jako odpowiedź na bardzo ważnie zagadnienie, a mianowicie że dużo firm potrafi opracować dobre strategie działania, ale niewiele jest je w stanie skutecznie wdrożyć w życie.

Przez ponad dwadzieścia lat byłem doradcą biznesowym i zajmowałem się opracowaniem strategii działania z wieloma polskimi oraz międzynarodowymi organizacjami. Nie powiem, że opracowanie dobrej biznesowej strategii firmy jest proste, ale przy odpowiednich kompetencjach i zaangażowaniu prawie zawsze się udaje. Jeśli chodzi zaś o proces wdrożenia w życie tej strategii, to moje doświadczenia są bardzo podobne do tezy postawionej przez profesorów z Harvarda – „wiele firm pomimo posiadania dobrej strategii nie potrafi jej skutecznie wdrożyć w życie”. Wynika to z kilku faktów:

1. Brak nadania wyraźnych priorytetów działaniom strategicznym – strategia ma to do siebie, że jest przynajmniej kilkuletnia co jest jednak okresem dość długim. Powoduje to możliwość przekładania aspektów wdrożeniowych „na później”. Najczęściej dzieje się tak ponieważ mamy wrażenie, że zdążymy i nie musimy tego robić teraz, bo są obecnie do wykonania jakeś pilne rzeczy operacyjne. To jest początek rozwlekania się w czasie procesu wdrażania strategii, a ludzie przestają w organizacji czuć, że jest ona priorytetem.
2. Brak wystarczających zasobów i kompetencji – ten punkt wiąże się w jakimś zakresie z poprzednim. Pracownicy często mają tak dużo codziennej pracy operacyjnej, że nie tyle chcą, ale są poprzez sytuację nadmiernego zapracowania zmuszeni do przekładania rzeczy strategicznych na później. Dlatego poważnie podchodząc do wdrażania strategii warto zrobić jej roadmapę i tak rozłożyć projekty w czasie, aby realnie organizacja mogła je wykonać. Przyjęcie założenia, że pracownicy będą regularnie pracować w nadgodzinach na dłuższą metę w ogóle się nie sprawdza. Na ilustracji poniżej pochodzącej z programu do zarządzania projektami FlexiProject pokazano przykład takiej roadmapy, na której zaznaczone są kamienie milowe, aktualny status realizacji projektów oraz przyjęty dla nich plan.

Ułożenie takiej roadmapy bezwzględnie powinno zawierać odpowiednie rozłożenie zasobów w czasie.

3. Czytelne sformułowanie i zapisanie celów strategicznych oraz powiązanie ich z projektami – po sformułowaniu strategii musimy upewnić się, że bardzo jasno są w niej zapisane cele strategiczne. Często można spotkać „opasłe” dokumenty strategiczne zawierające dziesiątki analiz, opisów, tabel excelowych, ale trudno z nich w sposób przejrzysty odczytać jakie są konkretne cele strategiczne do osiągnięcia. Jeśli mamy już opisane cele strategiczne to warto powiązać je z projektami. Takie powiązanie da nam komfort, że będziemy wiedzieć, które cele strategiczne są odpowiednio przełożone na konkretne zadania, a które nie. W ten sposób zapewnimy też, że żaden cel nie zostanie osierocony. Poniższa macierz pochodząca z programu FlexiProject pokazuje jeden z możliwych sposobów powiązania celów strategicznych z projektami

4. Opisanie i zaplanowanie każdego projektu strategicznego – dość częste są sytuacje, że firma ma np. cel strategiczny określony jako „istotne zmniejszenie poziomu reklamacji”. Po czym cel ten zostaje przydzielony do realizacji określonemu menedżerowi. Ten menedżer zamiast zaplanować konkretny projekt / projekty i je opisać, po prostu zaczyna działać. Z takim podejściem łatwo możemy się pogubić, a zaangażowane osoby mogą miech poczucie chaosu. Każdy strategiczny projekt powinien być opisany w Karcie Projektu i przynajmniej na poziomie high level zaplanowany. W momencie, kiedy będzie zbliżała się data uruchomienia projektu to taki plan high level będzie trzeba uszczegółowić.

5. Regularne monitorowanie statusu realizacji projektów strategicznych – to jest przede wszystkim zadanie dla zarządu firmy. Zarząd firmy musi regularnie organizować przeglądy projektów strategicznych i „trzymać rękę na pulsie”. Takie zaangażowanie Zarządu jest absolutnym warunkiem koniecznym do skutecznego wdrażania strategii w życie. Tutaj też z pomocą przychodzi program do zarządzania projektami FlexiProject, który ma wbudowany moduł automatycznych przeglądów projektowych i jest niezwykle przydatny w zapewnieniu dobrej komunikacji pomiędzy kierownikami projektów odpowiedzialnymi za realizację projektów strategicznych, a Zarządem firmy.

Sukces wdrażania strategii w sposób jednoznaczny przekłada się na sukces rynkowy firmy. Jak wynika z niniejszego artykułu jest przynajmniej kilka skutecznych działać które można przedsięwziąć i sobie ten sukces zapewnić.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.