Skuteczne zarządzanie ryzykiem w projekcie oraz jego identyfikacja.

Czym jest zarządzanie ryzykiem w projekcie?

Zarządzanie ryzkiem w projekcie to bardzo często zaniedbywany aspekt prowadzenia projektów. Obserwacja wielu organizacji, które realizują corocznie kilkadziesiąt, a w skrajnych sytuacjach nawet setki projektów pozwala stwierdzić, że na wielu z tych projektach w ogóle nie prowadzi się rejestru ryzyk projektowych. W praktyce oznacza to, że na takich projektach nie identyfikuje się ryzyka. Dodatkowo nie zarządza się ryzykami w formalny, uporządkowany i regularny sposób. Najczęstsze powody takiej sytuacji to:

1. Wewnętrzne zasady zarządzania projektami w firmie nie wymagają prowadzenia rejestru ryzyk na projektach
2. Nawet jak w obowiązujących zasadach zarządzania projektami w firmie jest wymóg zarządzania ryzykami, to nikt tego wymogu nie egzekwuje
3. Kierownicy projektów, sponsorzy, członkowie zespołów projektowych nie posiadają praktycznych umiejętności pozwalających im na identyfikację i zarządzanie ryzykiem w projekcie
4. W firmie panuje przekonanie, że zarządzanie ryzykiem to kolejna ilość pracy administracyjnej. Trzeba więc ją wykonać a i tak już „nie mamy czasu na pracę”.

Czym jest identyfikacja ryzyka w projekcie?

Identyfikacja ryzyk w projekcie to przede wszystkim próba przewidzenia zdarzeń, które mogą, ale nie muszą się wydarzyć. Jeśli zespół projektowy wykonuje kolejny projekt, który jest w określonym stopniu podobny do projektów wykonywanych wcześniej, to niewątpliwie ma doświadczenia i historyczne dane jako podstawę do zidentyfikowania ryzyk na bieżącym projekcie. Należy jednak zauważyć, że ryzyka, którymi zarządzał zespół na wcześniejszych projektach nie muszą się obecnie powtórzyć. Dlatego warto je wziąć pod uwagę, ale zespół projektowy powinien z otwartą głową przeanalizować pod kątem ryzyk obecny projekt. Skutecznym podejściem w identyfikacji ryzyk projektowych jest bazowanie na raporcie ryzyk z wcześniejszych projektów. Aby jednak taki raport wygenerować, to na każdym projekcie należy prowadzić rejestr ryzyk.

Lista ryzyk w projekcie – praktyczne konsekwencje jej braku

Jeśli na projekcie nie zarządzamy ryzykami i nie prowadzimy listy ryzyk projektowych to możemy ponieść poważne konsekwencje wydarzeń, które można było przewidzieć i im zapobiec ale tego nie zrobiliśmy. W związku z tym na takim projekcie często panuje atmosfera paniki i gaszenia pożarów, a nie uporządkowanej i metodycznej pracy.

Opis ryzka w projekcie

Powszechnie stosowane standardy zarządzania projektami definiują w jaki sposób opisywać ryzyka na projekcie. Poniższa ilustracja pochodząca z programu FlexiProject pokazuje tzw. „kartę ryzyka” gdzie zidentyfikowane ryzyko jest w wyczerpujący sposób opisane.

Karta ryzyka projektowego zawiera następujące elementy:

1. Status ryzyka
2. Właściciel ryzyka
3. Kategoria
4. Prawdopodobieństwo wystąpienia
5. Wpływ na projekt
6. Opis wpływu na harmonogram projektu
7. Opis wpływu na budżet projektu
8. Opis wpływu na finalny produkt projektu
9. Opis i plan działania

Warto zrozumieć w tym momencie co znaczy status ryzyka. W systemie FlexiProject ryzko ma trzy statusy do wyboru: zidentyfikowane, aktywne i zamknięte. Ryzyko ma status zidentyfikowane najczęściej na początku projektu. Później, gdy projekt się toczy i zespół projektowy stwierdza na przykład, że prawdopodobieństwo danego ryzyka, które wcześniej było „mało prawdopodobne” wzrasta do „bardzo prawdopodobne” może zdecydować o zmianie statusu ryzyka na „aktywne”. Jest to oczywiście informacja dla właściciela projektu, że powinien on przedsięwziąć działania związane z mitygacją ryzyka. W systemie FlexiProject istnieją tzw. ikony ostrzegawcze. Dzięki nim kierownik projektu, a także zespół projektowy mają transparentną informację, w których miejscach harmonogramu mogą wystąpić ryzyka. W linii zadania, z którym powiązane jest jakiekolwiek aktywne ryzyko widnieje znak trójkąta z wykrzyknikiem. Dodatkowo, ryzyko sygnalizuje świecące się, czerwone kółeczko.

Przykład rejestru ryzyk projektowych

Mówiliśmy wcześniej, że każdy projekt powinien mieć prowadzony rejestr ryzyk projektowych. Oczywiście taki rejestr powinien być na bieżąco uaktualniany i regularnie dyskutowany przez zespół projektowy. W związku z tym należy na bieżąco dostosowywać statusy ryzyk, prawdopodobieństwo ich wystąpienia czy wpływ na projekt do bieżącej sytuacji projektowej.

Monitorowanie i zarządzanie ryzykiem w projekcie na poziomie portfela projektowego

Ważnym zagadnieniem jest zarządzanie ryzykiem na poziomie portfela projektowego. Dzieje się tak dlatego, że kierownikom projektów prowadząc swoje projekty może się wydawać, że borykają się oni z ryzykami, które dotyczą indywidualnie tylko ich projektów. Jeśli jednak popatrzymy na raport wszystkich ryzyk występujących w portfelu projektowym to możemy z łatwością zidentyfikować te, które się powtarzają i dotyczą więcej niż jednego projektu. Wtedy można raz rozwiązać dane ryzyko i nie będzie musiał tego robić każdy kierownik projektu indywidulanie. Taki raport ryzyk w portfelu projektowym „Projekty Technologiczne” pochodzący z programu FlexiProject pokazano na poniższej ilustracji.

Identyfikuj ryzyka w swoim projekcie i skutecznie nimi zarządzaj!

Podsumowując, właściwe zarządzanie ryzykami w projektach istotnie wpływa na ich efektywność i szybsze oraz tańsze dostarczanie wymaganych produktów. Należy pamiętać, że zarządzanie ryzykami ani nie jest trudne ani nie wymaga dużo pracy administracyjnej pod warunkiem, że zespół projektowy robi to regularnie.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.