Działając w bardzo konkurencyjnej branży kosmetycznej Torf Corporation wdraża co roku szereg nowych, innowacyjnych produktów na rynek. Zaprojektowanie i wdrożenie każdego nowego produktu jest traktowane jako odrębny projekt. To właśnie rosnąca z roku na rok liczba nowych projektów związanych z rozwojem nowatorskich produktów spowodowała potrzebę wdrożenia profesjonalnego systemu do zarządzania projektami. Torf Corporation zdecydował się na wdrożenie programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject.
W pierwszej kolejności po wdrożeniu systemu FlexiProject przystąpiono do szczegółowego rozpisania i dopracowania standardu procesu wdrażania nowych produktów. Dostępne w systemie FlexiProject szablony projektowe okazały się w tym procesie bardzo pomocne. Doskonalenie powyższych standardów przebiegało równolegle z coraz szerszym korzystaniem z systemu – takie równoległe podejście do tworzenia standardu procesu projektowania nowych produktów i jednoczesna jego implementacja w systemie, okazało się być bardzo skutecznym podejściem. Po kilku iteracjach osiągnięto wymagany standard, który obowiązuje do dzisiaj. W trakcie tego procesu Torf Corporation dopracował także zakres odpowiedzialności kierowników projektów na kolejnych etapach procesu.
Kolejnym obszarem organizacyjnym gdzie FlexiProject jest skutecznie stosowany jest cały pion produkcji. W tym obszarze praktycznie wszystkie projekty inwestycyjne, czy też mające na celu optymalizację kosztów i efektywności operacyjnej, realizowane są w systemie FlexiProject.
Torf Corporation w bardzo innowacyjny sposób wykorzystuje funkcjonalność umożliwiającą własne projektowanie kolumn na harmonogramach projektów. W ten sposób został stworzony bardzo ciekawy sposób zgłaszania, a następnie monitorowania realizacji zleceń BHP czy też realizacji zaleceń po audytach jakości. Taki rejestr powyższych zdarzeń umożliwił istotne ustrukturyzowanie działań w tych obszarach.
Dla wszystkich projektów realizowanych w systemie FlexiProject tworzone są harmonogramy projektów z czytelnym rozpisaniem zadań do realizacji, dat oraz przypisaniem właścicieli. Zespoły projektowe korzystają z wbudowanego komunikatora, usprawniając w ten sposób komunikację jak również przechowywanie potrzebnych informacji w jednym miejscu. Na bardziej kompleksowych projektach wykorzystywane są moduły pozwalające zarządzać budżetami projektów czy też ryzykami.
System w efektywny sposób wykorzystywany jest również przez Zarząd i Kierownictwo firmy. Tutaj dużą wartością okazują się być automatyczne przeglądy projektowe, rozbudowana możliwość tworzenia raportów o sytuacji projektowej firmy oraz możliwość strategicznego zarządzania portfelami projektowymi. Zarząd i Kierownictwo firmy regularnie analizują status realizowanych w firmie projektów z wykorzystaniem automatycznych przeglądów projektowych dostępnych w systemie FlexiProject. Funkcjonalność ta jest bardzo pomocna ponieważ pozwala wyznaczyć datę przeglądu, a następnie system automatycznie przypomina kierownikom projektów o terminie przeglądu i rzeczach, które muszą w związku z tym przygotować. Taki proces „wymusza” pozytywną dyscyplinę, a przez to terminowość -co z punktu widzenia podejmowania decyzji przez Zarząd ma bardzo duże znaczenie.
Sukces wdrożenia systemu do zarządzania projektami FlexiProject w Torf Corporation był możliwy dzięki dużej determinacji Zarządu firmy, Wyższego Kierownictwa, Managera ds. Zarządzania Projektami oraz osób, które operacyjnie w coraz większym stopniu wykorzystują system do codziennej pracy nad realizacją projektów.
