Praktyczne podejście do zarządzania ryzykami w projekcie

Kilkanaście lat temu pracowałem jako doradca biznesowy dla firmy Skanska, która po przejęciu Grupy Exbud w Polsce prowadziła w tej grupie proces restrukturyzacji. Pamiętam moment, gdy prezes Skanska przekazał informację, iż najbardziej zależy mu na zmianie myślenia polskich kierowników projektów, ponieważ jeśli chodzi o techniczne aspekty prowadzenia budów- Skanska poradzi sobie z nimi bez problemu.

Podczas realizacji projektu, menedżerów ze Szwecji bardzo dziwił fakt, że „złe informacje” polscy kierownicy projektów trzymali dla siebie, bądź ujawniali je na zewnątrz dopiero pod koniec trwania projektów, kiedy już niewiele dało się zrobić aby uratować rentowność kontraktu. Te złe informacje to były właśnie ryzyka projektowe, które nigdzie nie były zapisane, a więc praktycznie nikt poza kierownikiem projektu o nich nie wiedział. W wielu przypadkach okazywało się, że gdyby ta wiedza była wcześniej upubliczniona to realne było by podjęcie określonych działań, aby zapobiec odpowiednio wcześniej materializacji ryzyk.

Identyfikacja ryzyka w systemie FlexiProject

Niedawno miałem przyjemność prezentować nasz system FlexiProject jednej z polskich organizacji. W momencie gdy doszedłem do modułu RYZYKA naszego systemu, zapytałem czy firma identyfikuje ryzyka na projektach i czy powinienem ten moduł zaprezentować szczegółowo. Pani Dyrektor PMO powiedziała, iż nie są zainteresowani, gdyż nie prowadzą rejestrów ryzyk projektowych. W tym momencie wtrącił się prezes firmy, który po wstępnej prezentacji zidentyfikował taką wewnętrzną potrzebę. Okazało się, iż nie dalej jak wczoraj, w jednym z projektów wystąpił nagły i poważny problem z dostawcą, który zakłócił przebieg całego projektu. Prezes firmy stwierdził, że chce aby jego organizacja zaczęła identyfikować i zarządzać ryzkami na projektach po to, aby takich niespodziewanych przypadków było jak najmniej, a ewentualne konsekwencje zostały w porę wychwycone oraz ograniczone do minimum.

W tym czasie inna firma, która zaczyna korzystać z naszego programu wpadła na inny bardzo ciekawy pomysł. Otóż podczas realizacji szeregu projektów, firma ta pracuje z wieloma zewnętrznymi dostawcami, z którymi często mają sporo problemów. Firma ta realizując cykliczne projekty zbliżone do siebie, chce na bieżąco opisywać w systemie zaistniałe problemy i ryzyka, aby w ten sposób budować własną bazę wiedzy. W momencie, kiedy organizacja będzie rozpoczynała nowy projekt, będzie mogła wygenerować z bazy wiedzy raport o preferowanych na tym projekcie dostawcach i zapoznać się, jakie problemy występowały z nimi w przeszłości. W ten sposób firma będzie mogła, za pomocą odpowiedniego narzędzia, wcześniej identyfikować ryzyka projektowe i skutecznie nimi zarządzać tak aby nie wpłynęły one negatywnie na przebieg projektu.

Warto w tym miejscu przywołać jeszcze jeden przykład firmy, która korzysta z naszego narzędzia FlexiProject i także chce zacząć zarządzać ryzkami a wcześniej tego nie robiła. Jeden z dyrektorów tej firmy zwrócił uwagę na bardzo ciekawy aspekt zarządzania ryzykami- mianowicie, że wielu kierowników projektów ma praktyczną trudność z tym jak identyfikować ryzyka, jak je nazywać i opisywać oraz jak układać plan działań związany z zarządzaniem ryzykiem. Zaproponował on, aby zbudować w systemie funkcjonalność którą roboczo nazwaliśmy „bazą ryzyk”. Ideą tej funkcjonalności jest zbudowanie bazy ryzyk, w której potencjalne ryzyka zostaną nazwane, opisane i pogrupowane w kategorie. Kierownik projektu rozpoczynając nowy projekt w programie do zarządzania projektami, mógłby wyfiltrować sobie z bazy systemu potencjalne ryzyka, które mogą wystąpić na jego projekcie bez konieczności wymyślania ich od zera. Myślę, że taka funkcjonalność systemowa dla wielu firm może się okazać bardzo praktyczna. Oczywiście kierownik projektu nie powinien ograniczać się tylko do ryzyk wygenerowanych z bazy narzędzia do zarządzania projektami, lecz powinien pomyśleć i zastanowić się czy są one kompletne, jeśli nie to w rejestrze ryzyk konkretnego projektu je uzupełnić. Powinien też przejrzeć opis ryzyka i plan działania oraz odpowiednio je pod kątem swojego projektu skorygować.

I jeszcze jedno- praktyczne wydaje się podejście, kiedy na początku projektu i w jego trakcie identyfikujemy potencjalne ryzyka. Opisujemy je odpowiednio, określamy ich prawdopodobieństwo wystąpienia oraz wpływ na projekt. Wtedy takie ryzyko powinno mieć nadany status w systemie do zarządzania projektami „ryzyko zidentyfikowane”. W momencie, kiedy wystąpi jakiś trigger point, który mówi że ryzyko może się zmaterializować należy zmienić status ryzyka na „aktywne”. Wówczas określony wcześniej właściciel ryzyka powinien przedsięwziąć działania minimalizujące zmaterializowanie się tego ryzyka. Formularz służący do opisu ryzyka oraz zmiany statusu, w narzędziu FlexiProject pokazano na ilustracji poniżej.

Podsumowując powyższe przykłady, mam nadzieję że przekonam wielu praktyków zarządzania projektami, którzy jeszcze nie zdecydowali się na prowadzenie rejestrów ryzyk projektowych na rozpoczęcie takiego procesu. Spotykam się często z opiniami, że jest to generowanie zbędnej biurokracji na projektach a ludzie są i tak zarobieni. Może na to należy spojrzeć odwrotnie a mianowicie, jeśli odpowiednio wcześniej zidentyfikujemy ryzyka a nie będziemy walczyć z zaistniałymi już problemami to ludzie będą mieli większy komfort pracy i jej po prostu mniej. W tym miejscu raz jeszcze przywołam narzędzie FlexiProject, które swoimi funkcjami odciąży pracowników biorących udział w projekcie, jak również stanie się rzetelnym narzędziem do raportowania postępów do Zarządu firmy.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu Flexiproject.pl