Jak zidentyfikować i ocenić ryzyko projektowe?
Niewiele jest projektów, które toczą się idealnie zgodnie z planem i nie napotykają po drodze żadnych przeszkód. Najczęściej tych przeszkód jest dość dużo i zespół projektowy musi sobie z nimi w skuteczny sposób poradzić. Dowiedz się, jak identyfikować i oceniać ryzyka w projekcie.
Tworząc plan projektu warto zadbać, aby jego integralnym elementem był rejestr ryzyk. Ryzyka projektowe to potencjalne przeszkody, które mogą – ale nie muszą – pojawić się w trakcie trwania projektu. Mogą one wpłynąć negatywnie na różne jego aspekty; na harmonogram, budżet, business case i inne. Wpływ ryzyka może być tylko na jeden bądź też na jakiś mix z wymienionych elementów.
Na czym polega monitorowanie i kontrola ryzyka w projekcie?
Aby monitorować i zarządzać ryzykami na projekcie musimy najpierw te ryzyka zidentyfikować. Zanim przejdziemy dalej warto w tym momencie rozróżnić czym jest ryzyko projektowe, a czym jest zaistniały w projekcie problem (tzw. issue).
Ryzyko projektowe – co to jest?
Ryzyko projektowe to przeszkoda, którą możemy odpowiednio wcześniej przewidzieć i zrobić maksymalnie dużo, aby nie dopuścić, by ta przeszkoda rzeczywiście pojawiła się w projekcie. Możemy również zadbać, by w przypadku pojawienia się w naszym projekcie przeszkoda ta zrobiła jak najmniej odczuwanych szkód. A więc, żeby zarządzać ryzykami musimy je zidentyfikować i opisać zanim one się rzeczywiście pojawią. Jeśli tego nie zrobimy i przeszkoda pojawi się nagle, w trakcie trwania projektu to nie jest to już ryzyko projektowe, a realny problem, który musimy rozwiązać.
Pragmatyczne podejście do identyfikacji ryzyk projektowych
Metody zarządzania ryzykiem w projekcie są różne. Nad identyfikacją ryzyk projektowych należy pracować systematycznie od samego początku pracy nad projektem. Tworząc Kartę Projektu, konstruując plan zadań projektowych lub też budżet warto cały czas zastanawiać się nad potencjalnymi ryzykami i jeśli jakieś przyjdzie nam do głowy, to należy jak najszybciej zamieścić je w rejestrze ryzyk.
Kolejnym bardzo dobrym podejściem jest brainstorming zespołu projektowego i wspólna próba zidentyfikowania i przedyskutowania ryzyk projektowych. Można również postawić na wyciągnięcie wniosków ze zrealizowanych wcześniej projektów o podobnym charakterze. Dobrze jest wówczas dysponować systemem wspierającym zarządzanie projektami, który pozwoli nam na sporządzenie takiego raportu. Przykładowo, w systemie FlexiProject, na podstawie którego w niniejszym artykule zaprezentujemy sposób zarządzania ryzykami, istnieje możliwość tworzenia szablonów projektowych, które zawierają już zestawienie potencjalnych ryzyk. Takie zestawienie to pewien rodzaj podpowiedzi (checklista) dla Kierownika Projektu czy też Zespołu projektowego. Dzięki temu nie muszą oni wymyślać ryzyk od zera, wystarczy skorzystać ze zgromadzonych przez organizację doświadczeń.
Opis i szacowanie ryzyka w projekcie
Opis i szacowanie ryzyka w projekcie zaprezentuję na przykładzie karty pomiaru ryzyka w projekcie. Jest ona integralnym elementem systemu FlexiProject i została pokazana na rysunku poniżej.
W karcie znajdują się takie pola do wypełnienia jak:
- opis i plan działania,
- wpływ na harmonogram projektu,
- wpływ na budżet projektu,
- wpływ na finalny produkt projektu.
Opisując ryzyko należy też określić jego wpływ na projekt oraz prawdopodobieństwo wystąpienia. Jeśli to zrobimy dla każdego ryzyka to wówczas ryzyka można zaprezentować tak, jak pokazano na matrycy poniżej. Na rysunku pokazano też pełną listę zidentyfikowanych ryzyk projektowych.
Zarządzanie ryzykiem w projekcie
W momencie, gdy identyfikujemy ryzyka na projekcie najczęściej nadajemy im status „zidentyfikowane”. Mamy opis planu działania oraz jakiś trigger point, który mówi, kiedy należy zmienić status ryzyka na „aktywne” i uruchomić zaplanowany wcześniej plan działania.
Ryzyko musi mieć też przypisanego właściciela. Właściciel zadania w momencie, gdy status ryzyka przechodzi na „aktywne” powinien zrobić wszystko co możliwe, aby to ryzyko w jak najmniejszym stopniu wpłynęło na realizację projektu. Sytuację ryzyk na projekcie powinno się omawiać systematycznie na spotkaniach zespołu projektowego oraz na np. spotkaniach Komitetu Sterującego.
Raportowanie ryzyk na projekcie
Raportowanie możemy prowadzić z wykorzystaniem MS Excel bądź innego narzędzia z pakietu Microsoft Office. Jeśli jednak mamy dobry system do zarządzania projektami, to wówczas możemy stworzyć raporty dotyczące ryzyk takie jak nam odpowiadają i zawsze mieć je do dyspozycji.
W systemie FlexiProject istnieje też formatka w module „automatycznych przeglądów projektowych”, na której Kierownik Projektu powinien w zwięzły sposób, systematycznie odnosić się do tego jak zarządzane są ryzyka na projekcie. Taką formatkę przedstawiono na rysunku poniżej
Proces zarządzania ryzkami na projektach jest niezmiernie ważny z punktu widzenia osiągnięcia finalnego sukcesu. Praktyka pokazuje, że wiele ryzyk da się odpowiednio wcześniej zidentyfikować i właściwie nimi zarządzić. Zespoły, które tego nie robią, muszą rozwiązywać o wiele więcej problemów, co istotnie zmniejsza efektywność realizacji projektu.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
