Jak zarządzanie wiedzą zwiększa skuteczność realizacji projektów w nowoczesnych organizacjach?

Wiele współczesnych organizacji, które osiągają spektakularne sukcesy, ma w swoich strategiach zapisane cele dotyczące budowania wiedzy i rozwoju. Narzędziem o którym warto tutaj wspomnieć jest Strategiczna Karta Wyników (Balanced Scorecard), która przedstawia strategię firmy w czterech perspektywach i ta czwarta dotyczy właśnie zarządzania wiedzą i rozwojem organizacji.

Twórcy Strategicznej Karty Wyników, dwaj profesorowie z Uniwersytetu Harvarda, doszli do wniosku że bez tej perspektywy tzw. Learning & Growth nie da się skutecznie doskonalić organizacji i osiągać pozycji lidera na mocno konkurencyjnych rynkach. Ich hipoteza zakładała, że wiedza i potencjał intelektualny organizacji dają możliwość projektowania doskonałych procesów, te z kolei wpływają na dostrzeganie i realizację potrzeb Klientów i bycie innowacyjnym, za co Klienci będą płacić i to się będzie przekładać w całości na sukces biznesowy organizacji. To skumulowana w organizacji wiedza daje jej fundament pod budowę doskonałych procesów biznesowych oraz pod innowacyjność. Organizacje muszą umieć gromadzić wiedzę i odpowiednio nią zarządzać, wiedza nie może znikać z firm wraz z odejściami pracowników.

A jak ma się zarządzanie wiedzą do zarządzania projektami? Ponieważ tak jak wspomnieliśmy powyżej wiedzę należy gromadzić i nią zarządzać to oznacza, że potrzebujemy do tego celu jakiegoś narzędzia informatycznego. W celu pokazania praktycznych aspektów zarządzania wiedzą i dobrego jej wykorzystania w obszarze zarządzania projektami posłużę się kilkoma przykładami z funkcjonalności z dostępnych programów informatycznych do zarządzania projektami.

Zarządzanie pomysłami w projekcie

Zarządzanie pomysłami to bardzo szeroki, a jednocześnie bardzo ważny temat. Bezsprzecznie szereg badań pokazuje, że pracownicy firm mają bardzo dużo pomysłów na pozytywne zmiany, ale najczęściej nie mają możliwości podzielenia się nimi. Jakieś „starsze” koncepcje w postaci skrzynek na pomysły już się zupełnie nie sprawdzają. Są jednak dobre programy informatyczne, które pozwalają w skuteczny sposób zarządzać pomysłami. Dla przykładu, używając takiego programu można uruchomić w firmie kampanię do określonej grupy pracowników pod tytułem „pomysły na wejście w segment małych przedsiębiorstw z produktem X”. Taka kampania będzie wspierana przez system, każdy będzie widział jakie nowe pomysły się generują, na poszczególne pomysły można głosować pod kątem ich atrakcyjności itp.. Takie mechanizmy mają bardzo pozytywny wpływ na budowanie kultury zaangażowania w firmie.

Zarządzanie projektami o powtarzalnym charakterze – szablony projektowe

Firmy co roku realizują szereg projektów a jak pokazują światowe badania ich liczba w szybkim tempie systematycznie rośnie. Wśród tych projektów wiele ma powtarzalny charakter i zdecydowanie warto wypracować dla nich najlepsze wzorce ich przebiegu i systematycznie z nich korzystać. Takie projekty jak rozwój nowych produktów czy też projekty inwestycyjne w majątek produkcyjny zdecydowanie należą do tej kategorii. Na poniższej ilustracji pochodzącej z programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject pokazano szablon / templejt dla projektów Rozwój Nowych Produktów (New Product Development):

W momencie kiedy uruchamiamy pracę nad nowym produktem po prostu pobieramy szablon projektu i dostosowujemy go do realiów konkretnego projektu. Takie podejście istotnie skraca czas potrzebny na zaplanowanie nowego projektu, zapewnia, że firma gromadzi swoje doświadczenie i to doświadczenie się kumuluje, a następnie jest ono sukcesywnie wykorzystywane. Zbudowanie takich szablonów nie jest zadaniem łatwym i często wymaga kilku iteracji, ale tak opracowana wiedza wynikająca z wieloletniego doświadczenia organizacji bardzo szybko pozytywnie wpływa na skuteczność realizowanych projektów.

Gromadzenie wzorców dokumentów

Bardzo ważne jest, aby pracownicy nie poszukiwali np. wzorca na jakim mają opracować przykładowo analizę konkurencji przy wdrażaniu nowego produktu. Takie wzorce dokumentów warto uporządkować i przypisać do zadań gdzie one z pewnością będą potrzebne.

Gromadzenie najlepszych przykładów tzw. Best Practices

Jeśli firma ma wieloletnią tradycję to z pewnością zrealizowała już szereg projektów w doskonały sposób. Zdecydowanie warto z tych projektów pobrać te dokumenty, opracowania itp., które uważamy, że mogą stanowić wzór dla innych i chcielibyśmy aby były wzorem i standardem w firmie. Poniższa ilustracja pochodząca z programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject pokazuje obok siebie zgromadzone wzorce dokumentów oraz najlepsze przykłady / best practices potrzebne do realizacji konkretnego zadania w projekcie:

Zarządzanie ryzykami projektowymi

Odpowiednie zarządzanie ryzkami projektowymi to jeden z najważniejszych czynników ich powodzenia. Okazuje się jednak, że formułowanie ryzyk dla każdego nowo uruchamianego projektu to wcale nie taka łatwe zadanie. Dlatego warto systematycznie budować bazę ryzyk w firmie na bazie realizowanych projektów i przy uruchamianiu kolejnego z niej korzystać. Oczywiście nie wszystkie ryzyka się powtarzają ale taka „ściągawka” jest nieoceniona dla każdego zespołu projektowego. Potencjalna baza ryzyk dla określonej kategorii projektu została pokazana na poniższej ilustracji:

Zdecydowanie warto zarządzać wiedzą projektową w organizacjach. Ma to bardzo duży wpływ na procent projektów zakończonych z sukcesem oraz na ich wewnętrzną efektywność. Pozwala też firmom osiągać kolejne poziomy doskonałości kultury zarządzania projektami.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.