Jak skutecznie rejestrować czas pracy na projektach?

Dlaczego warto raportować czas pracy na projektach?

Zarządzanie efektywnością to bardzo ważny element funkcjonowania każdej firmy. Niezależnie od tego, jaką firma realizuje strategię biznesową – czy jest to strategia wyróżniania się czy też strategia niskiej ceny – każdą z nich musi realizować z założeniem maksymalnej efektywności. Maksymalna efektywność powoduje, że firma może systematycznie generować zyski i się rozwijać.

W trend zarządzania efektywnością wpisuje się również zarządzanie projektami. Rolą Kierownika Projektu jest poprowadzenie projektu w taki sposób, aby osiągnąć postawiony przed projektem cel biznesowy przy optymalnym zaangażowaniu zasobów, czyli przy założeniu wysokiej efektywności. Aby mówić o tym czy efektywność jest wysoka czy niska trzeba posiadać odpowiednie dane, które pozwalają to stwierdzić – częścią takich danych są dane o rzeczywistym czasie pracy, jakie pracownicy spędzili nad przydzielonymi im zadaniami. Regularne rejestrowanie czasu pracy nad zadaniami w projektach pozwala obserwować trendy efektywności pracy w firmie i w odpowiedni sposób podnosić poprzeczkę na coraz wyższe poziomy.

Oprócz ważnego aspektu podnoszenia efektywności ewidencja czasu pracy na projektach potrzebna jest np. w realizacji projektów unijnych czy też innych, gdzie firma musi się rozliczyć z powierzonego jej budżetu. Firmy, które efekty projektów sprzedają swoim klientom, najczęściej ponoszą bardzo duże koszty zasobów ludzkich wymaganych do zrealizowania tych projektów. Wówczas im lepiej rozumiemy co pracownikom zajmuje najwięcej czasu, możemy systematycznie podnosić efektywność i przez to zwiększać rentowność projektów.

Jak ewidencjonować czas pracy na projektach?

Ewidencja czasu pracy nie może pracownikom sprawiać problemu. Muszą oni mieć łatwy dostęp do systemu informatycznego, w którym w łatwy sposób zapiszą kiedy,  nad czym oraz jak długo pracowali. FlexiProject jest świetną aplikacją do mierzenia czasu pracy. Przykłady oraz ilustracje zamieszczone w niniejszym artykule pochodzą z tego programu. W systemie FlexiProject pracownik, który ma przydzielone określone zadanie w projekcie, może w wygodny sposób zapisać ile poświęcił mu czasu i kiedy nad nim pracował. Poniższe ilustracje pokazują gdzie na tablicy zadań projektowych widać rzeczywisty czas pracy i jak pracownik ten czas ewidencjonuje.

Bardzo dużą zaletą tego, że czas pracy na projekcie raportujemy w programie, który służy do zarządzania projektem a nie w odrębnym systemie jest możliwość bezpośredniego porównania estymowanego czasu na realizację zadania z czasem faktycznie poświęconym na jego realizację. Poniższa ilustracja pokazuje zaplanowaną czasochłonność na realizację zadania oraz ile w danym momencie czasu pracownik tych godzin faktycznie wykorzystał.

Istnieje dość dużo programów do rejestracji czasu pracy. Jednak jeśli nie są one integralną częścią programu, który służy do planowania i zarządzania realizacją projektu pozbawiamy się najczęściej możliwości efektywnej analizy dotyczącej odchyleń pomiędzy tym co zaplanowaliśmy a co zostało zrealizowane.

Jak analizować raporty ewidencji czasu pracy na projektach?

Efektywność pracy każdego pracownika może być przeanalizowana w różnych wymiarach. Poniższa ilustracje pokazują tę efektywność za ostatnie 12 miesięcy. W programie można ją wyświetlać pod kątem różnych perspektyw.

W aplikacji do zarządzania projektami FlexiProject możemy też analizować cały projekt pod kątem poświęconych na niego roboczogodzin.

FlexiProject pozwala m.in. na wygodne opracowanie dedykowanych raportów dla każdego pracownika (grup pracowników), w których możemy obserwować wszystkie zadania aktualnie realizowane (lub też historyczne) i ile czasu dany pracownik nad nimi do chwili obecnej pracował. Takie raporty przy każdym ich otwarciu są odświeżane aktualnym danymi.

Rejestruj czas pracy i wyciągaj cenne wnioski!

Ewidencja czasu pracy na projektach to bardzo ważny element zarządzania efektywnością w firmie. Aby tę efektywność systematycznie podnosić potrzebne jest zarówno skuteczne jak i wygodne narzędzie do samej ewidencji czasu pracy. Niezbędne będą także dobre raporty pozwalające na rozumienie i podejmowanie decyzji, gdzie tę efektywność można zwiększyć.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.