Jak PMO może łatwiej i skuteczniej raportować statusy projektów dla zarządu firmy?

Kontekst powstania i problemy funkcjonowania Biura Zarządzania Projektami

W mojej poprzedniej pracy zajmowałem stanowisko Dyrektora Strategii dużej polskiej firmy, w tym czasie, w obszarze, którym zarządzałem powstało Biuro Zarządzania Projektami – PMO. Firma ta dużą wagę przywiązywała do posiadania dobrej strategii biznesowej i dokładała wiele starań, aby tę strategię skutecznie wdrażać w życie. Powszechną wiedzą jest, że jeśli firma opracuje zestaw celów strategicznych, to potem dla każdego celu identyfikowane są projekty, które pozwolą te cele osiągnąć. Ponieważ w firmie, w której pracowałem tych projektów było coraz więcej to dało to powód do powstania PMO. Zarząd firmy zdecydował, że poświęci w każdym miesiącu jeden dzień na przegląd tego jak są realizowane strategiczne projekty – w kalendarzu każdego członka zarządu każdego miesiąca pojawiło się zatem całodniowe wydarzenie o nazwie Strategic Project’s Review.

Zarząd wymagał, aby Dyrektor PMO przygotował na każdy comiesięczny przegląd projektów w formie prezentacji w power point, gdzie status każdego projektu był opisywany na dwóch slajdach, których jednolity format był wcześniej opracowany. I tu zaczynały się pierwsze problemy dla dyrektora Biura Zarządzania Projektami. Otóż dyrektor PMO, aby stworzyć tę prezentację w .ppt dla zarządu, starał się wcześniej spotkać z każdym z kierowników projektów i omówić z nimi sytuację na projekcie, a po tej rozmowie uzupełnić dwa slajdy statusowe. Istotnym problemem było umówienie tych spotkań. Często kierownicy projektów nie znajdowali czasu, aby się spotkać, a nawet jak spotkanie zostało umówione to było nawet kilkukrotnie przesuwane w czasie „bo coś innego miało priorytet”. W efekcie, zdarzały się sytuacje gdzie zarząd w czasie przeglądu Strategic Project’s Review wyrażał niezadowolenie z pracy PMO pomimo, że PMO dawało z siebie bardzo dużo, aby wszystko dopracować przed spotkaniem z zarządem. Myślę, że podobna sytuacja może mieć miejsce w wielu organizacjach.

Rozwiązaniem może być funkcjonalność Automatycznych Przeglądów Projektowych

Kiedy podjęliśmy decyzję o budowie programu do zarządzania projektami i portfelami projektów FlexiProject, naszym celem strategicznym było stworzenie narzędzia, które w zdecydowanym stopniu ułatwi pracę PMO w zakresie raportowania sytuacji projektowej firmy – statusów realizowanych projektów dla zarządu firmy. W tym celu powstała funkcjonalność automatycznych przeglądów projektowych. Zanim opiszę w szczegółach jak działają automatyczne przeglądy projektowe chciałbym powiedzieć, że doskonale sprawdzają się w praktyce. Niektóre duże firmy, które od jakiegoś czasu realizują projekty z FlexiProject (zarówno produkcyjne jak też instytucje finansowe) wbudowały w swoje mechanizmy raportowania statusów projektów dla zarządu konieczność wykorzystania automatycznych przeglądów z FlexiProject. Oznacza to, że kierownik projektu czy też PMO raportując status projektu dla sponsora projektu, komitetu sterującego czy też zarządu firmy musi to robić z wykorzystaniem automatycznych przeglądów we FlexiProject.

Jak w praktyce działa raportowanie statusu projektów przez PMO / kierowników projektów do zarządu firmy?

W systemie FlexiProject tworząc nowym przegląd danego projektu PMO podaje nazwę przeglądu, datę kiedy ma się odbyć i wybiera projekty, które mają być przedmiotem przeglądu. W tym momencie, każdy kierownik projektu otrzymuje od systemu powiadomienie mailowe, że jego projekt będzie przeglądany przez zarząd / sponsora czy też komitet sterujący w określonym dniu. Obowiązkiem kierownika projektu, przed datą przeglądu, jest uzupełnienie wszystkich danych w systemie oraz wypełnienie tzw. One Pager czyli odpowiednika dwóch slajdów w .ppt opisywanych we wcześniejszej części artykułu. Jednak w systemie FlexiProject dzieje się to dużo łatwiej, gdyż szereg rzeczy w formatce One Pager uzupełnia się automatycznie, a rolą kierownika projektu jest tylko odpowiednie skomentowanie sytuacji na jego projekcie. W momencie, kiedy kierownik projektu wypełni swój One Pager klika guzik „gotowy na przegląd” i w tym momencie taką informację widzi PMO. Na poniższej ilustracji pokazano przykładowy One Pager:

przyspieszenie raportowania pmo do zarządu dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu

W momencie, kiedy kierownicy projektów wypełniają One Pagery i informują o gotowości na przegląd, PMO na swoim dashboardzie od razu widzi, które projekty są gotowe na przegląd. Tak jak na poniższej ilustracji, wszędzie tam gdzie po lewej stronie znajduje się mały zielony znacznik oznacza to, że kierownik projektu poinformował o gotowości na przegląd:

Jak w praktyce działa raportowanie statusu projektów przez PMO w programie do zarządzania projektami flexiproject

W momencie, kiedy wszyscy kierownicy projektów zameldują o gotowości na przegląd, zarówno PMO jak i zarząd mogą wyświetlić na jednej stronie wszystkie statusy projektów wraz z komentarzami kierowników projektów.

uwagi kierownika projektów raportowane prosto do zarządu i innych interesantów

Jeśli na tym dashboardzie znajduje się zbyt dużo projektów i trudno tą listą nawigować, wówczas np. Prezes Zarządu może odfiltrować tylko projekty, które mają średnią lub słabą kondycję i skupić się na projektach problematycznych gdzie potrzebna jest reakcja i decyzje członka zarządu.

To co jest przydatne w organizacjach to możliwość przeanalizowania historycznych One Pagerów i np. przejrzenie co kierownik projektu mówił o sowim projekcie trzy, albo sześć miesięcy temu.

Automatyczne Przeglądy Projektowe istotnie poprawiają komfort i skuteczność pracy PMO, a także w czytelny sposób dostarczają informacje dla zarządu o sytuacji projektowej firmy.

Autor: Włodzimierz Makowski, Członek Zarządu FlexiProject.