Droga do sukcesu projektu to połączenie właściwych narzędzi i kompetencji

Statystyki powodzenia projektów, w szczególności w branży IT są smutne. Jak podaje Chaos i PMP tylko około 30% projektów IT kończy się powodzeniem a kolejne 20% zamykana jest przedwcześnie. Natomiast według raportu „The State of Project Management in 2020” 1 na 6 projektów IT przekracza budżet ponad 200%.

Chociaż chciałabym napisać, że aby projekt odniósł sukces wystarczy kupić odpowiednie narzędzie, rzeczywistość wygląda zupełnie inaczej. Wiele organizacji liczy, że sam zakup oprogramowania rozwiąże ich problemy organizacyjne i zapewni sprawną realizację projektów. Jednakże wybór oraz wdrożenie odpowiedniego narzędzia to dopiero początek pracy nad poprawą jakości zarzadzania projektami w organizacji. 

Wdrożenie oprogramowania do zarządzania projektami to początek drogi do sukcesu

Niestety, tak samo, jak nawet najlepszy samochód nie sprawi, że staniemy się świetnymi kierowcami, tak nawet najlepsze narzędzia do zarządzania projektami nie sprawią, że dowieziemy każdy projekt. Jak w każdej dziedzinie – właściwe narzędzia są podstawą powodzenia, ale jeszcze trzeba wiedzieć jak ich użyć. Owszem, tak samo jak gadżety w samochodzie, może pomóc być lepszym, poprawić bezpieczeństwo czy też prędkość. Jednak jeśli to w kierowcy jest problem sam samochód nie wystarczy.

Według przytoczonego wcześniej raportu tylko 21% firm ma ustandaryzowany proces zarządzania projektami (np. wdrożoną metodykę kaskadową lub Agile). Raport jako czynniki niepowodzenia wskazuje również niskie zaangażowanie przełożonych i brak odpowiedniego wsparcia od zarządzających organizacją i sponsorów projektu.

Dlatego w ramach wdrożenia systemu do zarządzania projektami warto zadać sobie kilka pytań, które ułatwią nam jego dostosowanie do procesów i potrzeb organizacji i jednocześnie podniosą jakość zarządzania projektami.

Czym właściwie chcemy zarządzać i po co?

Ponieważ zarządzać można wieloma aspektami pracy: czasem, zadaniami, projektami, procesami czy wreszcie portfelami projektów należy zastanowić się w których z tych obszarów potrzebujemy wsparcia.

Kolejne pytanie brzmi: dlaczego? Czy w natłoku pracy umykają nam ważne zadania? A może nasze projekty są tak rozciągnięte w czasie, że z trudem odnajdujemy historyczne ustalenia? Może zespół jest tak duży, że osobiste delegowanie zadań stało się wyzwaniem?

Odpowiedzi na te pytania pozwolą nam przejść do analizy sposobu naszej pracy by zidentyfikować procesy które chcemy usprawnić oraz procedury, które wdrożymy by ułożyć pracę.

Wszystkie powyższe obszary wspierają funkcje programu do zarzadzania projektami FlexiProject, dlatego kiedy dokonamy już analizy potrzeb wewnątrz organizacji, możemy dostroić indywidualne ustawienia w systemie. Nieważne jest tu, czy program służy koordynacji działań w małej firmie, czy też celem jest powiązanie projektów z celami strategicznymi dużych korporacji wraz ze szczegółowym raportowaniem dla zarządu. FlexiProject na tyle elastyczny, że wspomaga zarówno niewielkie firmy jak i dużych graczy na międzynarodowych rynkach z wielu branż.  

Wbudowany system alokacji zasobów pozwala określić całkowite zaangażowanie poszczególnych członków zespołów, dzięki czemu mamy możliwość efektywniejszego planowania realizacji poszczególnych zadań w określonym czasie, co w efekcie wpływa na usprawnienie całości zarządzania procesami wewnątrz organizacji.

Kolejną funkcją programu FlexiProject, mającą wpływ na poprawę globalnego zarządzania wewnątrz firmy jest funkcja portfeli projektowych. Należy pamiętać, iż dobre zarządzanie jednym projektem nie gwarantuje sukcesu całej organizacji, natomiast odpowiednie zarządzanie grupą projektów już tak.

Dlatego FlexiProject w prosty sposób obrazuje, które projekty przyniosą największe korzyści, a nad którymi należy się zastanowić czy warto z nich zrezygnować, ponieważ są nieopłacalne.

Jakie procesy chcemy wspomagać systemem?

Wraz z wdrożeniem narzędzia powinniśmy pamiętać o dostosowaniu procesów i organizacji do pracy projektowej. Często takie wdrożenia to świetna okazja do zdefiniowania procesów od nowa (a niekiedy po raz pierwszy).

Niektóre projekty czy procesy, którymi zarządzamy, są bardzo złożone. Wtedy automatyzacja procesu czy integracja z innymi narzędziami jest bardzo pożądana i powinniśmy korzystać z możliwości narzędzi, jakie otrzymujemy. W takim przypadku zbyt proste narzędzie może się okazać niewystarczające, z powodu braku zaawansowanych możliwości użytkownicy prędzej czy później będą zmuszeni do tworzenia pomocniczych zestawień, czy list i znowu praca wróci do Excela.

W programie FlexiProject w prosty sposób można stworzyć harmonogram dla każdego projektu oraz monitorować postępy w jego realizacji. Czytelny system pojawiających się znaków ostrzegawczych natychmiast zwróci uwagę na kluczowe ryzyka lub elementy, które zaczynają odbiegać od planu.

Co więcej- wbudowana funkcjonalność przeglądów projektowych, daje możliwość monitorowania aktualnych statusów. Przypisane daty przeglądów zobowiązują kierowników projektów do przygotowania podsumowania z toczących się prac na konkretny dzień. W ten łatwy sposób unikamy konieczności przygotowywania dodatkowych, czasochłonnych zestawień czy też prezentacji w MS PowerPoint.

Moment definiowania procesów jest też dobrym momentem na zastanowienie się czy  będziemy stosować jakieś metodyki. Praca w zespołach zwinnych różni się od pracy z zastosowaniem klasycznych metodyk. W zależności od sposobu prowadzenia projektu różne będą dokumenty powstające w jego trakcie i różne będą role projektowe. Wybór metodyki może wpływać również na zaangażowanie osób w poszczególnych etapach prac.

Często firmy wypracowują własne sposoby prowadzenia projektów dostosowane do potrzeb i dynamiki organizacji.

Kto i w jaki sposób będzie używał systemu?

Nie możemy zapomnieć, że systemu będą używać ludzie. A ludzie zazwyczaj nie lubią zmian. Dołóżmy do tego jeszcze niechęć do nowych obowiązków i brak czasu na aktualizowanie danych w systemie. To są czynniki, z którymi nie poradzi sobie nawet najlepszy system.

Musimy tak zaprojektować pracę w systemie by była ona usprawnieniem a nie obciążeniem dla użytkowników aby nie okazało się, że nikt niego nie korzysta. Powodów takiej sytuacji może być kilka. Ot, dołożyliśmy ludziom kolejny obowiązek, kolejne narzędzie, którego muszą używać, bo „ktoś z góry” tak sobie wymyślił. Zamiast robić swoją robotę, muszą dodatkowo logować się, klikać i wypełniać jakieś formularze. Nie widzą z tego żadnej korzyści.

Użytkownicy nie zostali odpowiednio wdrożeni i przeszkoleni, dlatego boją się / nie chcą używać czegoś, czego nie znają. Często jest to też kwestia zmiany nawyków. Mimo że mamy narzędzie to i tak dalej wszystko z przyzwyczajenia wysyłane jest mailem albo przekazywane przez telefon.

Może się również okazać, że użytkownicy nawet chętnie korzystają z systemu, ale przez brak uzgodnionych reguł i procesów każdy robi to „po swojemu”. W efekcie mamy chaos, zadania wcale nie trafiają do właściwych osób, a praca idzie jeszcze wolniej niż szła.

Musimy dobrze to wyważyć, by narzędzie faktycznie było wsparciem, a nie wywoływało frustracji. Jeśli będzie zbyt trudne, to ludzie nie będą go używać lub używanie go będą traktować jak karę.

Podsumowanie

Odpowiednie przygotowanie organizacji do wdrożenia aplikacji do zarządzania projektami zwiększa szansę na powodzenie przyszłych projektów. Dopiero wdrożenie, które poza narzędziem zmienia też podejście i stawia na budowanie właściwych kompetencji i procedur gwarantuje szansę na sukces. Właściwe oprogramowanie tworzy fundamenty, które sprawia, że osiągnięcie celu staje się łatwiejsze.

Jeśli chodzi o wybór systemów wspierających zarządzanie projektami to wybór jest dość spory. Jednak jeśli miałabym na jakiś zwrócić szczególną uwagę, to ostatnio miałam okazję zapoznać się z polskim systemem FlexiProject. System wydaje się być niezwykle przyjazny i intuicyjny, a jednocześnie posiada bardzo obszerny zbiór funkcjonalności. Firma FlexiProject oferuje także bezpłatne prezentacje oraz warsztaty, tak więc jeśli ktoś jest zainteresowany to warto w procesie wyboru nie pominąć tego rozwiązania.

Autor: Magda Nicgorska, ze współpracy z Włodzimierzem Makowskim, członkiem zarządu FlexiProject.

Magda Nicgorska Jestem Project Managerem i Analitykiem IT. Pomagam głównie małym i średnim firmom w prowadzeniu projektów. Organizuję pracę, planuję, tworzę harmonogramy i zajmuję się wszystkim tym, na co zwykle brakuje czasu. Działam głównie w obszarze IT, ale nie tylko. Na Rudej Stronie Zarządzania dzielę się zwiedzą o tym co robię i lubię: zarządzaniu czasem, organizacji, planowaniu i zarządzaniu projektami. Tworzę również treści dla początkujących project managerów.