Dedykowany system w skutecznym zarządzaniu projektami
Dlaczego dedykowany system gwarantuje większą skuteczność w zarządzaniu projektami, niż wykorzystanie do tego celu prostych narzędzi, opartych o MS Excel i inne programy z pakietu MS Office?
Wiele firm do zarządzania projektami wykorzystuje mniej lub bardziej dopracowane rozwiązania własne, oparte o programy dostępne w pakiecie MS Office. To, co w praktyce można spotkać w firmach to, przy wykorzystaniu MS Excel, budowa harmonogramów projektów (tzw. wykresów Gantta), budżetów projektów, planów ryzyk, Kart Projektów czy też Kart Zamknięcia Projektów. Wykorzystując wykonane narzędzia, można stworzyć kompletne plany projektów, które firma chce realizować.
Zarządzanie projektami z narzędziami pakietu MS Office
Na podstawie wcześniej stworzonych narzędzi, możemy monitorować i zarządzać fazą realizacji projektu. Oznacza to, że dla każdego zadania harmonogramu, możemy określić jego stopień zaawansowania, ewidencjonować faktycznie poniesione wydatki, kontrolując w ten sposób przyjęty budżet, monitorować wszystkie bieżące zagadnienia projektowe, które wymagają podjęcia określonych działań, itp.
Na bazie tak ewidencjonowanych zdarzeń projektowych oraz wcześniej sporządzonego planu, tworzone są określone raporty – na ich podstawie menedżerowie pozyskują wiedzę o aktualnym stanie projektów i podejmują potrzebne decyzje. Po zakończeniu projektu, wypełniamy stworzoną w Ms Excel/ Ms Word Kartę Zamknięcia Projektu. Dodatkowo, aby zapewnić współdzielenie dokumentów i usprawnić pracę zespołową, można wykorzystać narzędzia dostępne w MS Sharepoint.
Jeśli w firmie istnieje biuro zarządzania projektami oraz odbywają się regularne przeglądy projektowe, to osoba z biura projektów przed przeglądem projektowym współpracuje najczęściej z menedżerami projektów, aby stworzyć prezentację w Power Point, w której w zdefiniowanym formacie podsumowane są statusy prac nad każdym z projektów.
Przewaga dedykowanego oprogramowania do zarządzania projektami
Przedstawiona wyżej, dość często występująca w praktyce sytuacja sprawia wrażenie, jakby to było zupełnie efektywne środowisko – w rozumieniu narzędzi IT – do zarządzania projektami w firmie. Z jakiegoś jednak powodu, na rynku istnieje szereg dobrych, specjalnie zaprojektowanych narzędzi IT do zarządzania projektami i wiele firm po takie rozwiązania sięga, decydując się na wydatek.
Korzyści, jakie widzą takie firmy, rezygnując z budowy własnych, relatywnie prostych rozwiązań na rzecz korzystania z dedykowanych programów do zarządzania projektami, są następujące:
1. Skuteczność rozwiązań do zarządzania projektami
Firmy, które tworzą dedykowane narzędzia IT (a w szczególności program) do zarządzania projektami, angażują do ich rozwoju nie tylko specjalistów z zakresu zarządzania projektami, ale także znaczące środki finansowe. Kilkunastoosobowe zespoły ekspertów, analityków, architektów systemowych i programistów, zastanawiają się, jak stworzyć skuteczne i pragmatyczne narzędzia, służące do zarządzania projektami.
Takie rozwiązania testują klienci, a firma na bazie analiz i doświadczeń, wypuszcza na rynek kolejne, bardziej dopracowane wersje systemu. Czy tworząc samodzielnie narzędzia, oparte o narzędzia pakietu MS Office, jesteśmy w stanie stworzyć równie dobre rozwiązania? To mało prawdopodobne.
2. Ponoszone koszty projektu
Określenie tego, czy coś jest drogie czy nie, jest relatywne i często wynika z indywidualnego postrzegania rzeczywistości. Próbując jednak nieco uogólnić, dedykowane narzędzia do zarządzania projektami nie są rozwiązaniami drogimi. Zbudowanie dobrych narzędzi w MS Office jest trudne i długotrwałe, angażuje również zasoby, które kosztują.
Zestawiając jedno z drugim i patrząc na to, co oferuje dedykowany system, to kalkulacja nakładów oraz zysków, najczęściej wypada na korzyść systemu dedykowanego zarządzaniu projektami.
3. Ryzyko projektowe
W firmach, które samodzielnie tworzą narzędzia do zarządzania projektami, najczęściej nie istnieje wyznaczony do tego celu zespół. Takie narzędzia powstają w wyniku chęci stworzenia „czegoś profesjonalnego” przez pasjonata zarządzania projektami, który jednocześnie posiada podstawowe umiejętności programistyczne. Taka osoba rozwija system tak, jak potrafi, popularyzuje efekt swojej pracy w organizacji. Jeżeli jednak z jakichkolwiek przyczyn odchodzi z firmy, wówczas stworzone przez nią narzędzia zostają praktycznie bez opieki.
Ciężko znaleźć nową osobę, która będzie dalej rozwijać funkcjonujące w organizacji narzędzia. Każdy błąd systemu, niemożność zrobienia czegokolwiek, demotywuje zespoły projektowe, które stopniowo rezygnują z pracy z takim narzędziem.
Specjalizowane rozwiązanie IT
Podsumowując, trudno jest znaleźć pragmatyczne argumenty, przemawiające za rozwijaniem wewnętrznymi zasobami własnych narzędzi do zarządzania projektami.
Jeśli zatem firma przykłada dużą wagę do skuteczności w zarządzaniu projektami, to wszystkie kryteria – zarówno aspekt kosztów, ponoszonego ryzyka projektowego, jak i zbioru funkcjonalności – przemawiają na korzyść zakupu dedykowanego, profesjonalnego systemu z rynku.
Włodzimierz Makowski – Członek Zarządu FlexiSolutions odpowiedzialny za rozwój obszaru zarządzania projektami. Wspiera organizacje w doskonaleniu obszaru zarządzania projektami i portfelami projektów. Specjalizuje się również w zarządzaniu strategicznym, efektywnością i optymalizacji procesów biznesowych.
