Tworzenie i zarządzanie portfelem projektów

System FlexiProject umożliwia grupowanie projektów w portfele projektowe. Pozwala to na ustrukturyzowane zarządzanie projektami oraz monitorowanie realizacji celów biznesowych w ramach zdefiniowanych grup. Zaimplementowane w aplikacji narzędzia umożliwiają podejmowanie krytycznych decyzji z punktu widzenia, nie tylko projektu, ale całej ich grupy.

Tworzenie portfela projektowego

Aby utworzyć portfel projektowy przejdź do zakładki Portfele projektów. Znajduje się tam lista wszystkich utworzonych w projekcie portfeli wraz z informacją o przypisanych do nich projektach:

Tworzenie portfela projektowego - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami

Następnie naciśnij przycisk Dodaj. Na ekranie pojawi się modal, w który możesz wpisać nazwę i potwierdzić dodawanie przyciskiem Dodaj:

Modal portfela projektowego - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami

Zostaniesz przekierowany na kartę nowo założonego portfela projektowego. Możesz tam zmienić nazwę, dodać opis oraz wypełnić zakładane budżetowe parametry portfela. Będą one stanowić plan, który pomoże Ci monitorować zasadność realizacji poszczególnych projektów.

Karta nowego portfela projektowego - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami

Po wypełnieniu danych przejdź do zakładki Projekty na portfelu projektowym. Portfolio projektowe nie istnieje bez przypisanych do niego projektów, dlatego na tym etapie zobaczysz na ekranie jedynie przycisk Dodaj projekt. Kliknij go i następnie wybierz z listy projekty, które mają się znaleźć w portfelu:

Dodawanie projektu - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami

Wskazówka: Ten sam projekt możesz przypisać do wielu portfeli projektów

Po zaznaczeniu projektów i kliknięciu przycisku Dodaj, projekty zostaną przypisane do portfela. W tym momencie będziesz już miał utworzony portfel projektów w systemie.

Monitorowanie realizacji projektów portfelu

Do celów monitorowania przebiegu realizacji projektów służy zakładka Projekty w Portfelu projektów. Składa się ona z następujących elementów:

Monitorowanie realizacji projektów portfelu - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami
1. Wykres scoringowy – zawiera naniesione oceny wszystkich projektów z portfela.

2. Informacje o zaznaczonym projekcie.

3. Przyciski z dostępnymi akcjami – umożliwiają dodawanie i usuwanie projektów, filtrowanie oraz zakładanie przeglądów projektowych.

4. Przyciski do zarządzania widokiem.

5. Belka z filtrami – służy do filtrowania tabeli poniżej.

6. Tabela z projektami przypisanymi do portfela.

7. Przyciski do uwzględniania projektu przy wyliczeniach.

8. Podsumowanie zbieżności parametrów portfela z rzeczywistymi wartościami na projektach.

Na wykresie scoringowym możesz zobaczyć oceny poszczególnych projektów. Są one zaciągane z danych z zakładki Scoring na projektach. Każdy punkt na wykresie symbolizuje jeden projekt. Ich kolor zależy od statusu projektów. Wybrany projekt oznaczony jest trochę większym symbolem:

Scoring na projektach - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami

Po najechaniu na punkt na wykresie otrzymasz informację o nazwie projektu oraz wartościach Korzyści i Złożoności. Możesz również kliknąć na punkt, aby zaznaczyć projekt w wierszu w tabeli oraz wyświetlić informacje na jego temat.

Informacje o projekcie wyświetlają się u góry ekranu. Znajdziesz tam zestawienie najważniejszych danych pochodzących z karty projektu. Przede wszystkim dane budżetowe projektu, ale również związane z harmonogramem projektu.

Informacje o projekcie - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami

Najważniejszą część stanowi jednak tabela projektów w portfelu. Jest ona zestawieniem projektów wraz z ich budżetowymi parametrami. W ostatnich wierszach tabeli znajduje się porównanie rzeczywistych parametrów portfela i z ich planowymi wartościami.

Zwracając uwagę na odchylenia, w prosty sposób ocenisz czy realizacja celów biznesowych projektów przebiega w prawidłowy sposób.

W ocenie pomocny może się również okazać mechanizm symulacji zestawienia projektów w portfelu.  Dzięki niemu możesz wyłączyć niektóre projekty z sumowania i bez nich przeanalizować stan portfela. Pozwoli Ci to skutecznie określić projekty, których realizacja powinna zostać wstrzymana oraz te, które trzeba kontynuować. Aby tego dokonać wykorzystaj przełączniki znajdujące się na samym początku wierszy w tabeli projektów:

Odznaczanie projektów - jak łatwo stworzyć i zarządzać portfelem projektów - blog o zarządzaniu projektami