5 sprawdzonych programów dla Biura Zarządzania Projektami

W coraz większej ilości polskich organizacji i firm powstają Biura Zarządzania Projektami (tzw. PMO). Taka jednostka zazwyczaj powstaje w organizacjach wtedy, gdy realizują one w tym samym czasie wiele kompleksowych projektów i stają się one coraz istotniejsze z punktu widzenia osiągania celów biznesowych organizacji.

Utworzenie PMO jest najczęściej odpowiedzią na konkretną potrzebę: na przykład gdy firma zaczyna realizować w ciągu roku kilkanaście albo więcej dużych projektów i zaczyna dostrzegać problemy związane z efektywnością ich realizacji np. opóźnienia czy brak zasobów. Niektóre projekty mają zdefiniowany szczegółowy plan, a niektóre nie; niektóre mają też sprecyzowany zakres i jasno określone cele biznesowe, a inne definiują to w sposób dość lakoniczny; niektórzy Menedżerowie Projektów organizują spotkania Kick-Off, a inni ruszają „z marszu do boju”, itp.. W efekcie coraz większa ilość projektów dostarcza niesatysfakcjonujące rezultaty i wiele z nich istotnie przekracza założony termin. Okazuje się wówczas, że firma dostrzega potrzebę wdrożenia narzędzia, które ustandaryzuje zarządzanie projektami, pozwoli zautomatyzować powtarzalne procesy, kontrolować zasoby, a jednocześnie będzie źródłem raportowania postępów dla Zarządu.

Wybór narzędzia dla PMO

Czym kierować się przy wyborze takiego narzędzia, kiedy rynek oferuje nam wiele rozwiązać? Na pewno należy skupić się na funkcjonalnościach, które będą odpowiadały naszym potrzebom, ale też czy dany system będzie intuicyjny, czy będzie skalowalny, a tym samym rozwijał się wraz z organizacją i finalnie czy będziemy mogli zintegrować go z innymi narzędziami używanymi w firmie. Poniższy ranking sprawdzonych rozwiązań, które wspierają pracę PMO będzie z pewnością pomocny przy wyborze adekwatnego systemu:

1. FlexiProject

FlexiProject to kompleksowe narzędzie do zarządzania projektami i portfelami projektów. Aplikacja łączy ze sobą przydatne funkcjonalności dla kierownika projektu, członków zespołów projektowych, PMO jak i dla zarządu firmy. FlexiProject pozwala na zarządzanie projektami na poziomie operacyjnym oraz strategicznym,. Funkcjonalności szczególnie przydatne dla PMO to budowanie szablonów projektowych (wraz z bazą wiedzy wzorców dokumentów projektowych, najlepszych praktyk, bazą potencjalnych ryzyk i pozycji kosztowych), elastyczny moduł tworzenia raportów, automatyczne raporty projektowe pozwalające raportować statusy raportów dla komitetów sterujących, zarządu firmy, zarządzanie budżetem projektu oraz zaawansowane zarządzanie zasobami. W tym systemie istnieje moduł scoringu pozwalający w obiektywny sposób selekcjonować najlepsze pomysły na projekty, moduł pozwalający powiązać cele strategiczne z projektami oraz KPI oraz istnieje możliwość budowania dowolnych ścieżek akceptacji. Możliwość zarządzania portfelami projektowymi oraz tworzenia analiz what if czyni to oprogramowanie bardzo przydatnym dla PMO. Interesujący model licencjonowania sprawdza się w wielu organizacjach.

program do zarządzania projektami flexiproject, idealna aplikacja dla PMO

2. Genius Project

Genius Project to jeden z najstarszych nadal rozwijanych systemów do zarządzania projektami oraz portfelami projektowymi. Narzędzie pozwala nam tworzyć zadania projektowe i śledzić je między innymi na wykresie Gantta. Dużym atutem narzędzia jest funkcjonalność budżetowania projektów. Jako nieliczny system posiada również możliwość tworzenia i przypisywania do projektów ryzyk oraz problemów. GeniusProject posiada również rozbudowane możliwości raportowania przez co w łatwy i przyjemny sposób będziemy w stanie pokazać sytuację na projektach. Dostępne są też liczne integracje dzięki, którym będziemy mogli zaciągać lub wysyłać informacje do innych systemów. Aplikacja z racji na szerokie możliwości świetnie sprawdzi się dla Biura Zarządzania Projektami.

GeniusProject ibardzo dobra aplikacja dla biura zarządzania projektami

3. PlanView

PlanView to system do zarządzania projektami oraz portfelami projektów należący do kategorii PPM czyli Project Portfolio Management. Jest to system wykorzystywany przez największe światowe korporacje do zarządzania kompleksowymi projektami, programami projektów i portfelami. Oferuje bogate możliwości tworzenia różnych analiz i scenariuszy What If, które pozwalają optymalnie dostosowywać zarówno zasoby ludzkie jak też budżety finansowe do planowanych do realizacji projektów. Rozwiązanie składa się z szeregu modułów, które mogą być kupowane oddzielnie i są ze sobą odpowiednio zintegrowane w przypadku zakupu więcej niż jednego modułu. To rozwiązanie pozwala skutecznie zarządzać projektami a poziomie operacyjnym ale jego wielkim atutem jest bardzo bogate wsparcie w strategicznym zarządzaniu projektami.

planview czyli system do zarządzania portfelami dla biura zarządzania projektami

4. Blue Ant

Blue Ant to kompleksowy program do zarządzania projektami i portfelami projektów. Oferuje dużo możliwości konfiguracji systemu, które czasami mogą się wydawać być bardzo rozbudowane a przez to nie do końca intuicyjne. System posiada moduł harmonogramu, budżetu, ryzyk projektowych, zarządzanie zasobami czy też zarządzanie portfelami projektowymi a więc oferuje kompleksowy zestaw narzędzi aby zarządzać projektami i portfelami projektów w firmach. Z systemu mogą korzystać zespoły projektowe, kierownicy projektów, pracownicy biur zarządzania projektami oraz kierownictwo firmy. Możliwości raportowania tego jak toczą się projekty w firmie jest bardzo korzystną funkcjonalnością z punktu widzenia biura zarządzania projektami jak też kierownictwa firmy.

BlueAnt to kolejny sprawdzony program, który usprawnia pracę biura zarządzania projektami

5.  Smartsheet

Smartsheet to rozbudowany program do zarządzania projektami oraz portfelami projektowymi. W narzędziu dostępny szeroki zestaw widoków pokazujący przepływ pracy między innymi Gantta oraz tablice kanbanowe. Narzędzie wyróżnia się też elastycznością dzięki czemu będzie je w stanie dostosować do swoich potrzeb. Dużym plusem jest dostępna funkcjonalność budżetowania projektów oraz śledzenia zasobów. W wielu systemach do zarządzania projektami właśnie tych dwóch funkcji często brakuje. Smartsheet to również szerokie możliwości raportowania dzięki czemu szybko będziemy w stanie zorientować się w sytuacji projektowej firmy. W narzędziu dostępne są również portfele projektowe, które pomogą nam obejrzeć sytuację na projektach bez wchodzenia w szczegóły.

Smartsheet czyli aplikacja, która ułątwia zarządzanie budżetem projektu w pracy  biura zarządzania projektami