Як скласти хороший план проекту?

У багатьох людей план проекту асоціюєтьсяз проектним графіком (діаграмою Ґанта), в якому визначені проектні завдання, покладено відповідальність за їхнє виконання, є дата початку та дата завершення, а також зв’язки між завданнями. Однак така асоціація лише частково виправдана, оскільки хороший план проекту – це набагато ширше поняття.

Перш ніж ми розглянемо, як створити план проекту і з чого він повинен складатися, давайте задумаємося навіщо потрібен план проекту і чому він такий важливий. Одна з найкращих методологій управління проектами Prince 2 говорить, що кожен проект повинен мати принаймні два логічні етапи – етап планування та етап реалізації. Коротше кажучи, неможливо ефективно керувати етапом реалізації, якщо у нас немає точки відліку, тобто плану.

Що таке план проекту?

План важливий, тому що перш ніж ми витратимо перші гроші на реалізацію проекту, ми змушені обміркувати те, що ми хочемо зробити. Чим глибше ми знаходимось у процесі планування, тим більше з’являється нової інформації та деталей, які при належному включенні до плану позитивно вплинуть на подальший успіх проекту. План допомагає краще координувати та розподіляти роботу між членами проектної команди. План забезпечує кращу комунікацію із зацікавленими сторонами проекту. Нарешті, план дозволяє нам визначити, чи встигнемо ми реалізувати проект вчасно, чи реалізуємо ми його з передбаченими коштами, тобто він дозволяє нам добре управляти етапом реалізації проекту.

Чимало керівників проекту вважають за краще діяти, мати відчуття “попутного вітру”, а не витрачати години та дні на нудне планування – в управлінні проектами створюється ілюзія, що ми працюємо з розумом. Слабкий план викликає низку проблем різного характеру під час реалізації проекту – зі слабким планом ви можете бути впевнені на 100 %, що такі проблеми виникнуть.

Елементи та підхід до розробки хорошого плану проекту

РАМКОВЕ ВИЗНАЧЕННЯ ПРОЕКТУ

На початку ми повинні визначити рамковий план (схема) проекту:

• результат/продукт проекту – визначення того, що саме ми хочемо досягти в результаті реалізації проекту, яким має бути його кінцевий продукт, найважливіші проміжні етапи проекту та його обсяг. Визначаючи обсяг проекту, варто також сказати, що в цей обсяг просто не входить;
• бізнес-обґрунтування проекту – тут ми розмірковуємо, які питання чи можливості організації має цей проект адресувати. Які економічні результати оцінюються та очікуються від проекту. Недостатньо знати точно, що ми хочемо зробити. Важливо також, якщо не найважливіше, точно знати, навіщо ми хочемо це зробити,
• визначення того, які стратегічні цілі підтримуватиме проект;
• визначення рамкового бюджету проекту – варто задуматися над межами в яких повинен поміститися бюджет;
• визначення найважливіших проектних ризиків;
• визначення основних фаз, з яких повинен складатися проект;
• визначення ресурсів та знань, необхідних для реалізації проекту.

Визначені таким чином рамки проекту найчастіше містяться в документі під назвою Карта проекту або так званий Project Charter. Карта проекту дозволяє спонсору проекту прийняти рішення про початок етапу планування проекту.

ВИЗНАЧЕННЯ ПРОДУКТІВ ПРОЕКТУ

Належне визначення та опис продукту або кінцевих продуктів проектів, а також часткових продуктів, необхідних для досягнення кінцевого результату, є одним із найважливіших заходів, які необхідно здійснити при створенні плану проекту. Гарною ідеєю є розробка так званої Product Breakdown Structure (PBS), а потім Product Flow Diagram (PFD). PBS дозволяє розкласти кінцеві продукти на відповідні другорядні продукти, а PFD дозволяє розробити часову послідовність їхнього створення. Кожен продукт повинен бути якомога точніше описаний, щоб ризик виникнення двозначного тлумачення проектною командою був якомога менший.

Належне визначення та опис продуктів проекту є надзвичайно важливим, оскільки воно тягне за собою планування завдань, бюджету, ресурсів та ризиків. Якщо в описах продуктів ми залишимо низку недомовок, такі описи характеризуватимуться неточностями. А отже, така неточність відобразиться у графіку, бюджеті та плані ресурсів. Так відбувається через те, що одним із найбільш переважних методів планування графіка, ресурсів та бюджету, є методологія під назвою Product Based Planning.

PRODUCT BASED PLANNING, СТВОРЕННЯ ГРАФІКА ПРОЕКТУ

Маючи добре описані продукти та обсяг проекту, ми знаємо, що хочемо робити. Тож настав час визначити, як ми хочемо це зробити. Графік варто починати зі створення так званого Work Breakdown Structure (WBS), тобто правильно складеного списку завдань, які необхідно виконати, щоб розробити визначені продукти проекту. У цей список варто включити проміжні етапи проекту. Тільки коли ми упевнимося, що маємо належний і повний список усіх завдань, варто переходити до визначення відповідальності за їхнє виконання, визначити дати початку та завершення кожного завдання, а також створити взаємозалежності між завданнями. Таким чином ми створимо так звану проектну діаграму Ґанта.

РОЗРОБКА БЮДЖЕТУ ПРОЕКТУ

Аналізуючи кожне завдання, видиме на діаграмі Ґанта, ми розмірковуємо над витратами, які нам доведеться понести для реалізації проекту. Таким чином, ми доповнимо усі необхідні статті бюджету та оцінимо суми (існує декілька методів оцінювання сум, але їхній опис виходить за межі цієї статті). Іноді достатньо зазначити загальні суми для кожної бюджетної позиції, а іноді компанії вимагають їхнього розбиття на окремі місяці тривання проекту.

РОЗРОБКА ПЛАНУ РЕСУРСІВ

У діаграмі Ґанта ми призначили відповідальність за виконання завдань, тобто певною мірою ми перерахували людські ресурси, необхідні для реалізації проекту. Цей список слід доповнити, включивши усіх членів проектної команди, а для кожної особи визначити ступінь участі у проекті. Ступінь участі у проекті можна визначити у %/у днях/у годинах – все залежить від потреб та прийнятої методології. Дивлячись на план ресурсів, варто запитати себе, чи достатньо виділених ресурсів і чи мають вони відповідну компетенцію для успішної реалізації проекту – досвід показує, що у багатьох випадках це не так. Якщо для реалізації проекту потрібні інші ресурси, крім людських, ми плануємо їх так, як і людські ресурси.

РОЗРОБКА ПЛАНУ РИЗИКІВ

На цьому етапі варто визначити проектні ризики, визначити ймовірність їхнього виникнення та їхній потенційний вплив на проект, покласти відповідальність за їхній моніторинг.

РОЗРОБКА КОМУНІКАЦІЙНОГО ПЛАНУ

Комунікаційний план вимагає визначення усіх істотних зацікавлених сторін проекту, визначення їхніх інформаційних потреб, а потім розроблення плану дій, які мали би ці потреби адресувати.

Усі представлені вище елементи є планом проекту. Перед тим, як проект перейде до етапу реалізації, план має бути затверджений спонсором проекту.

Як ІТ-система може підтримати створення хорошого плану проекту?

Чимало компаній планують проекти, використовуючи для цього рішення, розроблені в MS Excel. Це можливо. Excel дозволяє розробити досить хороший план проекту з усіма його елементами. 

Однак на ринку існує чимала кількість спеціально призначених для цього програм, таких як програма для управління проектами FlexiProject, яка підтримує планування проекту та містить усі необхідні функції для створення плану проекту: 

• розширену, готову Карту проекту, тобто так званий Project Charter, 
• програма адаптована до поділу проекту на будь-яку кількість етапів, тобто можна легко відокремити етап планування від етапу реалізації, 
• після відповідного системного затвердження спонсором проекту, можна записати план проекту та стежити за його реалізацією, 
• передові модулі управління проектними ресурсами та ризиками – FlexiProject дозволяє запланувати їх, а потім відстежувати виконання, 
• зашитий документ “запит на зміну в плані” (так званий Change Request), який заповнюється менеджером проекту, якщо виникли обґрунтовані обставини для зміни плану проекту. Зміни проекту повинні пройти по визначеній в системі доріжці затвердження, тобто вони відбуваються під повним контролем.