Ефективна діаграма Ґанта в управлінні проектами

Якось я брав участь у великому проекті будівництва Центру спільних бухгалтерських послуг для однієї з найбільших польських компаній. Складність проекту вимагала залучення декількох проектних груп, які займалися бухгалтерськими процесами, підготовкою та обладнанням місця, кадрами та IT-системами. Загалом у проекті брали участь близько 50 осіб!

Планування проекту тривало декілька тижнів, і в якийсь момент ми всі були запрошені на зустріч, на якій менеджер проекту представив план проекту у вигляді діаграми Ґанта. Її роздрукували на спеціальному плотері та повісили на стелажі, який використовують для вішання карти. Це виглядало як велика карта Польщі, що висить на металевій вішалці в шкільному класі географії.

Менеджер проекту пишався створеним ним “шедевром”, і ніхто з присутніх раніше не бачив більшого плану проекту. Початковий ентузіазм та гордість за складність діаграми Ґанта швидко змінилися проблемами з її використанням для ефективного управління проектом.

З того часу минуло багато років, протягом яких я мав нагоду керувати принаймні кільканадцятьма великими проектами – такими як створення ІТ-систем, розробка стратегій для великих компаній, проекти, які стосувалися оптимізації процесів у компаніях, розробка та впровадження методологій та систем управління проектами контролю у великих голдинґах тощо. На основі власного досвіду, аналізу прочитаних книг, фахових робіт та статей можна зробити наступні висновки щодо ефективності використання діаграми Ґанта в управлінні проектами.

Діаграма Ґанта в управлінні проектами – ключові поради

1. ПЕРШ НІЖ ВИ РОЗПОЧНЕТЕ СТВОРЮВАТИ ДІАГРАМУ ҐАНТА, ПЕРЕКОНАЙТЕСЯ, ЩО ВИ ТОЧНО РОЗУМІЄТЕ ЦІЛЬ ПРОЕКТУ, ЙОГО ОБСЯГ ТА РЕЗУЛЬТАТИ, ІНАКШЕ КАЖУЧИ – ПРОДУКТИ, ЯКІ ПОВИНЕН ПРИНЕСТИ ПРОЕКТ.

Спостерігаючи за різними проектними командами, можна побачити, що вони приступають до створення плану/ графіка проекту у вигляді діаграми Ґанта. Часто це відбувається без глибокого розуміння того, що в кінцевому підсумку має принести проект.

Незважаючи на це, можна створити “хорошу на вигляд”, але слабку за змістом діаграму Ґанта – вона має визначені завдання, проміжні етапи, зв’язки між завданнями, покладену відповідальність тощо – виглядає професійно. Проблема, однак, полягає у наступному:

• важко перевірити, чи усі завдання, зазначені у графіку, є потрібними,
• важко підтвердити, чи є там усі завдання, потрібні для досягнення цілі проекту.

Ціль, видима крізь туман, ускладнює рух. Вона нечітка. Так само і з реалізацією проекту. Неможливо створити хорошу діаграму Ґанта, коли ціль проекту видно тільки у затуманеному вигляді. Проблема в тому, що проектні команди не усвідомлюють цього повністю і починають реалізацію проекту з таким графіком.

Відносно швидко може виявитися, наприклад, що графік потрібно змінити, оскількипісля першого так званого Business Project Review, спонсор проекту або керівництво виявляє, що їхня уява була дещо іншою, і вони починають це формулювати. У цей час менеджер проекту та його команда оновлюють діаграму Ґанта, і, швидше за все, виявляється, що частину роботи було зроблено даремно. В результаті ми вклали ресурси у виконання непотрібних завдань, тобто понесли безглузді витрати. Також можливо, що ми затримали проект, і що ще гірше, мотивація в команді знижується.

Здається, цього можна було б легко уникнути, присвячуючи на самому початку більше часу на те, щоб добре визначитись та зрозуміти цілі, а також обсяг проекту. А магічним питанням, яке багато вирішує і рідко ставиться, є питання «Що не входить у проект?». Часто легше зрозуміти, що містить проект, говорячи про те, що в нього не входить. Тепер уявіть собі процес оновлення «великої» діаграми Ґанта, що висить на вішалці, її передрук – багато розчарування та непотрібної роботи – адже це хибний шлях.

2. ДІАГРАМА ҐАНТА ПРИЗНАЧЕНА ДЛЯ УПРАВЛІННЯ ПЛАНОМ ПРОЕКТУ. ВОНА ПОВИННА БУТИ РОЗБІРЛИВОЮ І НЕ ПОКАЗУВАТИ ОКРЕМИХ ДІЙ АБО НЕВЕЛИКИХ ЗАВДАНЬ.

Повернемося на мить до прикладу, наведеного на початку статті. «Велика» діаграма Ґанта, повішена на вішалці для карти, просто непрактична. Вона занадто складна, щоб з її допомогою керувати проектом. Це випливає з того факту, що Менеджер проекту припустив, що чим більше діаграма Ґанта показуватиме всі, навіть невеликі завдання, тим точнішою та ефективнішою вона буде.

На практиці ефект прямо протилежний. Такий графік вимагатиме постійних змін. Важко буде відстежувати статуси окремих завдань. Досить швидко він стане швидше «баластом», ніж інструментом, що допомагає успішно довести проект до кінця. Альтернативою є створення діаграми Ґанта, яка зосереджена на «великих» завданнях, а так звані другорядні завдання або окремі дії містяться в деталях основного завдання – їх не видно на діаграмі Ґанта. Перевагою такого підходу є висока розбірливість графіка, який в результаті вимагає менш значних змін, а отже є більш стабільною дорожньою картою проекту.

Крім цього, лише для суттєвих завдань ми робимо так званий базовий план та контролюємо відхилення, які помітні спонсору, іншим зацікавленим сторонам, менеджеру проекту та власнику завдання. Саме на рівні суттєвих завдань відбувається регулярна дискусія щодо стану проекту, його проблем та необхідних рішень. Що стосується згаданих другорядних завдань або дій, то вони визначаються власниками завдань та призначаються різним членам команди. Таким чином власник завдання стає «міні-менеджером» проекту та керує – залежно від масштабу завдання – «міні» проектною командою. Такий підхід добре працює на практиці.

3. ДЛЯ СТВОРЕННЯ ПРОФЕСІЙНОЇ ДІАГРАМИ ҐАНТА СКОРИСТАЙТЕСЯ ХОРОШИМ IT-ІНСТРУМЕНТОМ.

Зараз 2020 рік, і з усіх боків нас оточують IT-додатки, розроблені для різних цілей. Так само і з інструментами, які дозволяють створити діаграму Ґанта – можливо, їх не так багато, як, наприклад, додатків для управління особистим часом або бюджетом, але вони є – у кращій чи гіршій версії. Багато менеджерів проектів створюють просту діаграму Ґанта за допомогою MS Excel. Деякі компанії обшивають Excel чималою кількістю коду VBA та досягають досить пристойних результатів, але порівняно з професійними програмами, створеними із застосуванням сучасних технологій, вони однаково є значно слабшими та менш функціональними рішеннями.

Крім Excel, здається, що найбільш підходящими інструментами, з якими проектні команди створюють діаграму Ґанта є, наприклад, MS Project або FlexiProject. Водночас вони найкраще інтегровані з іншими аспектами управління проектом, такими як Project Charter (Карта проекту), бюджет проекту, ризики, коментарі та дискусії в робочих групах.